Efektivní manažerské výkaznictví: proměna dat ve včasná rozhodnutí

Co je to manažerský reporting?

Manažerské výkaznictví je proces, v jehož rámci se navrhují požadované zprávy a následně se poskytují zúčastněným stranám projektu. Jak jsme již uvedli dříve, máme na mysli jak pravidelné reporty, tak ad-hoc reporty připravované na výslovnou objednávku některé ze zainteresovaných stran projektu nebo portfolia či programu projektů. Projektové řízení získává v organizacích každým rokem stále větší prioritu. Je to dáno jednak tím, že rychlá realizace strategických cílů podniku je prakticky možná jen díky vysoké efektivitě projektového řízení, jednak tím, že počet projektů rok od roku roste. Proto je poskytování informací o stavu probíhajících projektů osobám s rozhodovací pravomocí tak zásadní.

Je třeba poukázat na základní prvky, které by měla mít dobrá zpráva o řízení projektu:

• Zpráva je čitelná a má jasnou formu; může být prezentována v grafické i tabulkové podobě.
• Zpráva o řízení komplexně poskytuje informace, které očekávají zúčastněné strany projektu.
• Výkaz má opakovatelnou podobu v jednotlivých obdobích, což umožňuje porovnávat údaje „jablka s jablky“.
• Zprávy jsou dodávány včas
• Zpráva je spolehlivá a údaje ve zprávě jsou zkontrolovány a neobsahují chyby.
• Zpráva obsahuje jak číselné údaje prezentované v tabulkách nebo vizuálních grafech, tak i popisné rámečky, které vysvětlují prezentované údaje.

Zpočátku může být navrhování manažerských zpráv v organizaci časově náročný proces. První návrhy skutečně vyžadují další iterace a vylepšení, ale organizace rychle dosáhnou stavu, kdy se podoba zpráv ustálí. Přesto jsou aplikace MS Excel a MS PowerPoint poměrně oblíbenými nástroji pro přípravu zpráv. Stále více firem se však rozhoduje pro implementaci specializovaných nástrojů pro řízení projektů a portfolia, které dokáží vytvářet profesionální reporty.

Cíle manažerského výkaznictví v organizaci

Jak ve velkých organizacích s kancelářemi pro řízení projektů a v těch, které realizují více projektů současně, tak i v menších organizacích, které realizují pouze několik klíčových projektů najednou, je podávání manažerských zpráv klíčové. Závěr je, že každá organizace, která realizuje strategické a operativní projekty, by měla zajistit vynikající proces manažerského reportingu. Pro manažery odpovědné za realizaci strategie společnosti, která je často realizována prostřednictvím projektů, má trvalý přístup ke spolehlivým a dobře prezentovaným zprávám obrovskou hodnotu.

Klíčové cíle manažerského výkaznictví v oblasti řízení projektů jsou následující:

• Projektoví manažeři, projektové týmy a zainteresované strany mají stejné informace o probíhajících projektech, portfoliích nebo projektových programech společnosti.
• Manažeři mají přístup ke spolehlivým a včasným informacím o stavu projektů společnosti.
• Na základě zpráv, které obsahují jak historická data, tak promyšlené prognózy do budoucna, mohou manažeři rychle přijímat potřebná rozhodnutí.
• Představit manažerům jak to, co se již stalo, tak to, co s určitou mírou pravděpodobnosti může v horizontu projektu ještě nastat.
• Přijímání nápravných opatření v případě, že se původní předpoklady projektu v průběhu času znehodnotí a objeví se nové okolnosti, které bylo na počátku obtížné předvídat.

Je vhodné, aby si každá organizace definovala své cíle a hlavní předpoklady pro manažerské výkaznictví a popsala je ve svém postupu řízení projektu. V rámci těchto předpokladů je vhodné nastínit typy zpráv, které se mají připravovat, jejich kompaktnost, četnost, osobu odpovědnou za jejich přípravu a komu mají být předávány.

Klíčové prvky manažerského výkaznictví

Rozsah manažerského výkaznictví v organizacích se liší. Je to dáno několika faktory, z nichž nejdůležitější jsou:

• Míra, do jaké projekty ovlivňují realizaci strategie společnosti a její každodenní činnost.
• Projektová vyspělost organizace a přítomnost kanceláře pro řízení projektů.
• Očekávání zúčastněných stran projektu
• Dostupnost údajů
• Dostupnost pokročilých IT nástrojů
• Kreativita zpracovatelů zpráv

Ve zprávách o řízení projektů se běžně uvádějí následující informace:

• Odchylky od aktuálně schváleného plánu projektu, často vizualizované na Ganttově diagramu.
• Odchylky rozpočtu projektu od aktuálně schváleného plánu
• Klíčová rizika projektu a nově identifikovaná rizika projektu
• Milníky dosažené v posledním období a milníky, kterých má být dosaženo v příštím vykazovaném období
• Připomínky projektového manažera a pracovníků kanceláře řízení projektu
• Celkový stav projektu
• Plán projektů pro portfolia projektů
• Finanční stav portfolia projektů
• Úroveň dosažení cílů stanovených pro jednotlivé projekty, portfolia nebo projektové programy.
• Míra, do jaké projekty podporují strategické cíle
• Pokrok v plnění harmonogramu a rozpočtu projektu
• Key Performance Indicators (KPI) projektu, projektového portfolia nebo projektového programu.
• Úroveň současného i budoucího zatížení klíčových lidských a materiálních zdrojů projektu.
• Počet hodin odpracovaných na projektech v porovnání s plánovanými.
• Stav dokončení hlavních výstupů projektu

Je však třeba poznamenat, že rozsah výkaznictví je také silně závislý na odvětví, ve kterém společnost působí, a tedy i na povaze projektů, které realizuje.

Nástroje a technologie pro podporu podávání zpráv

Kvalita manažerského reportingu nepochybně silně závisí na dostupnosti moderních IT nástrojů. Na trhu je k dispozici široká škála IT nástrojů pro podporu řízení projektů, řízení portfolia nebo realizace strategie. Na příkladu softwaru FlexiProject jsou uvedeny nejdůležitější výhody používání moderního IT nástroje pro přípravu a distribuci manažerských zpráv:

• Snadné vytváření libovolných rozvržení sestav bez jakýchkoli programátorských dovedností.
• Snadné vytváření zpráv libovolného rozsahu: harmonogram, rozpočet, rizika, stav projektu atd.
• Integrita řešení – jednou zadaná data jsou konzistentní v různých sestavách.
• Schopnost vytvářet průřezové zprávy kombinující informace z různých oblastí řízení projektů.
• Jednou vytvořené sestavy jsou vždy aktuální – uživatel, který sestavu otevře, má kdykoli přístup k aktuálním datům.
• Společnost může přesně rozhodnout, kdo má přístup k jakým zprávám a informacím.

Níže je uveden příklad zprávy vygenerované v systému FlexiProject, která se týká zpožděných milníků. V takové zprávě může uživatel velmi snadno rozhodnout o rozsahu informací ve zprávě.

Zajímavým řešením, které nabízí software FlexiProject, jsou automatické revize projektů. Ty podporují cyklické schůzky vedoucích pracovníků společnosti, na kterých se hodnotí stav probíhajících projektů. Vedení společnosti se například může rozhodnout, že se 12. července sejde na půl dne, aby projednalo stav realizace strategických projektů. Takové přezkoumání se může týkat i stavu prací na nových produktech, investičních projektech nebo optimalizačních projektech. Systém sám upozorní příslušné projektové manažery na takové setkání a jejich úkolem bude vyplnit jednostránkový přehled stavu projektu. V takovém cyklickém přehledu bude automaticky splněno několik úkolů. Příklad takového jednostránkového přehledu je uveden níže.

FlexiProject Software také umožňuje vytvářet vlastní řídicí panely, které jsou nedílnou součástí zpráv, pravidelných přehledů nebo portfolia projektů. Příklad takového řídicího panelu je znázorněn níže.

Jak připravit zprávu pro vedení? Osvědčené postupy

Příprava nové manažerské zprávy by měla probíhat v úzké spolupráci mezi tvůrcem zprávy – často někým z PMO – a zainteresovanými stranami. Je nezbytné důkladně porozumět obchodnímu účelu reportu a tomu, jaká rozhodnutí mohou být na jeho základě učiněna. Nové reporty by měly být během svého počátečního životního cyklu pravidelně vylepšovány. Toto zdokonalování by se mělo týkat jak věcného obsahu reportu, tak jeho vizuální prezentace. Po určité době, jakmile se dosáhne požadovaného formátu, by však měl report zůstat konzistentní. Je velmi důležité, aby uživatelé dostávali srovnatelnou zprávu po jednotlivých obdobích. To výrazně usnadňuje rychlou analýzu a rychlejší rozhodování.

Níže uvádíme několik klíčových pokynů, které je třeba vzít v úvahu při navrhování manažerských zpráv:

• Přizpůsobení zpráv cílové skupině – Různé skupiny zainteresovaných stran vyžadují různé úrovně granularity dat.
• Konzistentnost a pravidelnost – zprávy by měly být dodávány v jasně stanovených intervalech.
• Automatizace procesů – Použití nástrojů pro automatizaci výkaznictví snižuje počet chyb a šetří čas.
• Vizualizace dat – grafy, tabulky a infografiky pomáhají přístupným způsobem prezentovat klíčové informace.

Je také důležité poznamenat, že podrobnější zpráva s větším počtem údajů nemusí být nutně lepší. Manažeři očekávají reporty, které se dají relativně snadno analyzovat a které jim poskytnou zásadní informace umožňující pochopit a posoudit situaci a učinit informovaná rozhodnutí.

Výzvy a úskalí manažerského výkaznictví

Organizace s vysokou úrovní vyspělosti a kultury projektového řízení mají obvykle dobře propracovaný proces a standardizované formáty zpráv pro vedení. Pravidelně vytvářené zprávy mají konzistentní strukturu a jsou snadno srozumitelné pro zúčastněné strany. V takových organizacích panuje vysoká důvěra ve správnost zpráv, protože jsou založeny na spolehlivých a ověřených vstupních údajích.

Jinak vypadá situace ve firmách, které teprve začínají rozvíjet svou kulturu a procesy projektového řízení. V těchto organizacích se často mění formát i obsah zpráv. Obecně lze říci, že tyto změny a neustálé zlepšování jsou pozitivním procesem, který časem vede ke stabilitě.

Při navrhování a zlepšování procesu manažerského výkaznictví ve vaší organizaci je vhodné mít na paměti následující problémy a úskalí:

1. Neaktuální informace – zpoždění při podávání zpráv může vést k nesprávným nebo opožděným rozhodnutím. Proto je vhodné při navrhování procesu manažerského reportingu zahrnout denní, týdenní a měsíční zprávy. Dobré IT systémy, jako je například FlexiProject, poskytují reporty v reálném čase, které jsou vždy aktuální při přístupu – za předpokladu, že projektoví manažeři a projektové týmy pravidelně aktualizují data.
2. Nedostatečná standardizace – nejednotné formáty zpráv mohou vést k informačnímu chaosu.
3. Zprávy, které nejsou v souladu s očekáváním příjemců – v mnoha případech nejsou tyto zprávy ani analyzovány a netvoří základ pro rozhodování.
4. Příliš podrobné a uživatelsky nepřívětivé zprávy – „více“ neznamená vždy „lépe“. Zahlcení zúčastněných stran nadměrným množstvím informací nezvyšuje hodnotu zprávy, ale často působí spíše opačně. Zprávy by měly být intuitivní a prezentovány kombinací grafických, popisných a tabulkových formátů.

Manažerské výkaznictví v praxi – klíčové poznatky

Manažerské výkaznictví hraje v efektivním řízení projektů zásadní roli. Dobře připravené a spolehlivé zprávy, které jsou pravidelně distribuovány, zajišťují, že všechny zúčastněné strany mají potřebné informace o situaci projektu v organizaci. Díky těmto poznatkům lze efektivně rozhodovat a v případě potřeby přijímat vhodná opatření. Za návrh souboru zpráv, stejně jako za proces jejich přípravy a distribuce, je nejčastěji zodpovědný PMO. Dobré softwarové nástroje pro řízení projektů jsou velmi užitečné při zajišťování efektivního a účinného manažerského reportingu.