Pontualidade – a chave para a eficiência na gestão de projectos
As organizações valorizam a conclusão atempada dos projectos. Os estudos frequentemente citados e a experiência prática dos gestores em várias indústrias confirmam que muitos projectos não terminam dentro do prazo, e alguns excedem significativamente esses prazos. Infelizmente para a empresa, isto significa perdas mensuráveis, não apenas em termos financeiros.
Quais são as consequências essenciais associadas ao incumprimento dos prazos dos projectos?
Em primeiro lugar, uma empresa com um atraso pode beneficiar dos resultados que o projeto deveria produzir. Além disso, está também associada a custos superiores aos inicialmente previstos. A longo prazo, isto reduz a eficácia da realização dos objectivos estratégicos adoptados e o orçamento do projeto.
Como achas que podemos evitar atrasos nos projectos?
Em primeiro lugar, cada novo projeto deve ter uma data de fim claramente definida. Nem sempre se pode prever com exatidão, mas vale a pena (com base na informação disponível) descrevê-la com a maior precisão possível. Em segundo lugar, as revisões do projeto devem ser programadas e realizadas regularmente para gerir eficazmente (e preventivamente) os riscos que podem atrasar o prazo do projeto. Se, no entanto, for necessária uma alteração do prazo (o que pode acontecer por razões objectivas), esta deve ser devidamente aprovada. Dependendo das disposições internas adoptadas, esta aprovação pode ser dada pelo conselho de administração, pelo promotor do projeto ou pelo comité diretor. O terceiro fator decisivo é o empenho do gestor do projeto (e do patrocinador) em concluir o projeto dentro do prazo estipulado. O patrocinador não deve limitar-se a uma observação passiva. Deve também procurar ativamente compreender a situação do projeto e, se necessário, envidar todos os esforços para que a equipa do projeto disponha dos recursos necessários para a execução e as decisões. Para além da determinação e do empenho, um elemento essencial para garantir a conclusão do projeto a tempo é, sem dúvida, o apoio de um sistema de informação adequado. Um programa de gestão de projectos bem concebido pode apoiar eficazmente a gestão na realização dos aspectos acima referidos.
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Quatro funcionalidades que afectam significativamente o cumprimento dos prazos de conclusão dos projectos
1. Registar a data de conclusão do projeto no Project Charter do sistema, que é também um compromisso do Gestor de Projeto e do Patrocinador.
2. Plano de projeto aprovado e sua monitorização em curso – O sublinhado preto de cada tarefa no gráfico de Gantt indica o plano de projeto aprovado. Na parte inferior do ecrã, podes ver como a implementação do projeto precisa de cumprir o plano aprovado.
3. Uma mudança significativa no plano do projeto requer autorização do Patrocinador do Projeto / Comité de Direção ou do Conselho de Administração.
4. As revisões automáticas do projeto facilitam grandemente a compreensão contínua da situação do projeto por parte da direção da empresa. O gestor de projeto deve utilizar o formato de revisão automática para comunicar em tempo real qualquer ameaça à conclusão de um projeto dentro do prazo.
