Gestão de recursos do projeto - uma base fundamental para o sucesso do projeto na empresa

A gestão dos recursos do projeto é um elemento crucial que tem impacto na eficiência e no sucesso dos projectos em qualquer organização. Numa era de crescente concorrência e mudanças dinâmicas no mercado, a capacidade de alocar recursos de forma optimizada – tanto humanos como materiais – torna-se essencial para alcançar o sucesso. Neste artigo, discutiremos como a gestão eficaz de recursos pode contribuir para uma melhor execução do projeto e quais os princípios-chave que devem ser implementados numa empresa para atingir os objectivos desejados.

Introdução à gestão dos recursos do projeto

Vamos começar com uma verdade óbvia, que é a afirmação de que as pessoas implementam projectos nas empresas. O trabalho humano custa dinheiro e, quanto melhor gerirmos esse trabalho, mais barato será obter os resultados desejados. Em termos empresariais, é precisamente este o objetivo. Concordemos também que as pessoas são o ativo mais valioso da maioria das organizações. Vale a pena fazer um esforço para garantir que os colaboradores estão devidamente motivados para trabalhar nos projectos. Tendo tudo isto em conta, os recursos humanos que executam os projectos devem ser geridos de forma sensata. Vejamos a prática em muitas organizações e como os sistemas dedicados de gestão de projectos ajudam a resolver muitos problemas de gestão de recursos de projectos.

Desafios na execução do projeto

Muitas vezes, há situações em que a direção de uma empresa espera que a organização realize projectos para além dos que estão em curso. Os trabalhadores defendem-se do lançamento de novos projectos porque sabem perfeitamente que os que estão em curso já os envolvem. Dizem: “Não podemos fazer isso”, e a direção acredita que isso se deve à sua falta de vontade de assumir mais responsabilidades e de se envolver mais no negócio. Falta uma prova inequívoca que mostre qual é a situação. Neste caso, a solução é relativamente simples – precisamos de uma ferramenta de TI para apoiar o planeamento dos recursos do projeto e mostrar claramente qual a “capacidade disponível” ainda disponível na organização. Vejamos a imagem de ecrã abaixo, que mostra todos os meses onde a organização ainda tem capacidade disponível.

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O papel das ferramentas informáticas na gestão dos recursos

Olhando para esta imagem, podes ver quais os empregados que estão sobrecarregados de trabalho e quais os que ainda podem assumir mais responsabilidades. Naturalmente, vale a pena fazer este resumo em grandes organizações, apresentando e analisando tipos específicos de recursos, como engenheiros ou programadores. Se posicionares adequadamente os projectos da organização no roteiro, vale a pena trazer todas as cores para o azul.

Para obter um relatório que mostre a afetação dos recursos organizacionais aos projectos, deves fazer algum trabalho e, para cada projeto, pensar em quem, quando e em que medida deve estar envolvido no projeto para que este seja realizado da melhor forma possível e para que os recursos disponíveis sejam utilizados da melhor maneira. A atribuição de uma pessoa específica a projectos é mostrada na figura abaixo.

Este ecrã mostra o envolvimento de Daniel Labert nos três projectos a que está atualmente atribuído. O que mostrei acima são actividades bastante básicas que constituem a gestão de recursos do projeto numa organização. Nas grandes organizações, os proprietários de recursos libertam recursos para os projectos quando os gestores de projectos os solicitam. Um proprietário de recursos é um “filtro” adicional que controla a utilização óptima dos recursos na organização. Quando gerimos vários projectos numa organização, os sistemas informáticos dedicados podem ajudar-nos a avaliar o compromisso dos recursos com os projectos em curso e a filtrar esta situação com os projectos que queremos lançar. Depois, ao deslocar adequadamente os projectos no tempo no roteiro do projeto, tentamos criar uma utilização óptima dos recursos. Os problemas e soluções acima descritos podem melhorar significativamente uma organização. Destaco especialmente a importância da ferramenta de TI, uma vez que ajuda a resolver este problema de forma significativa.