Pünktlichkeit - der Schlüssel zur Effizienz im Projektmanagement

Unternehmen legen Wert auf einen rechtzeitigen Projektabschluss. Die oft zitierten Studien und die praktischen Erfahrungen von Managern in verschiedenen Branchen bestätigen, dass viele Projekte nicht termingerecht abgeschlossen werden, und einige überschreiten diese Fristen sogar erheblich. Leider bedeutet dies für das Unternehmen messbare Verluste, nicht nur in finanzieller Hinsicht.

Was sind die wesentlichen Konsequenzen, die mit dem Versäumen von Projektfristen verbunden sind?

Erstens kann ein Unternehmen mit einer Verzögerung von den Ergebnissen profitieren, die das Projekt eigentlich liefern sollte. Darüber hinaus entstehen dadurch auch mehr Kosten als ursprünglich angenommen. Langfristig wird dadurch die Effektivität bei der Erreichung der angenommenen strategischen Ziele und des Projektbudgets verringert .

Wie können wir Ihrer Meinung nach Projektverzögerungen vermeiden?

Erstens sollte jedes neue Projekt ein klar definiertes Enddatum haben. Es lässt sich nicht immer genau vorhersagen, aber es lohnt sich (auf der Grundlage der verfügbaren Informationen), es so genau wie möglich zu beschreiben. Zweitens sollten Projektüberprüfungen geplant und regelmäßig durchgeführt werden, um Risiken, die den Projekttermin verzögern könnten, effektiv (und präventiv) zu bewältigen. Wenn jedoch eine Änderung des Termins erforderlich ist (und dies kann aus objektiven Gründen geschehen), sollte dies entsprechend genehmigt werden. Je nach den getroffenen internen Vorkehrungen könnte dies der Vorstand, der Projektsponsor oder der Lenkungsausschuss sein. Der dritte entscheidende Faktor ist das Engagement des Projektleiters (und des Sponsors), das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen. Der Sponsor darf sich nicht auf eine passive Beobachtung beschränken. Er muss sich auch aktiv darum bemühen, die Projektsituation zu verstehen und sich gegebenenfalls dafür einsetzen, dass das Projektteam die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung und die Entscheidungen erhält. Neben Entschlossenheit und Engagement ist die Unterstützung durch ein geeignetes Informationssystem zweifellos ein wesentlicher Faktor für die rechtzeitige Fertigstellung eines Projekts. Ein gut durchdachtes Projektmanagementprogramm kann das Management bei der Durchführung der oben genannten Punkte wirksam unterstützen.

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Vier Funktionen, die sich erheblich auf die Einhaltung von Projektfristen auswirken

1. Aufzeichnung des Projektabschlussdatums in der Projektcharta des Systems, was auch eine Verpflichtung des Projektmanagers und des Sponsors ist.

2. Genehmigter Projektplan und Überwachung des Projektfortschritts – Die schwarze Unterstreichung jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm zeigt den genehmigten Projektplan an. Am unteren Rand des Bildschirms können Sie sehen, wie die Projektumsetzung dem genehmigten Plan entsprechen muss.

3. Eine wesentliche Änderung des Projektplans erfordert die Genehmigung durch den Projektsponsor / Lenkungsausschuss oder den Vorstand.

4. Automatische Projektüberprüfungen erleichtern dem Management das laufende Verständnis der Projektsituation des Unternehmens erheblich. Der Projektmanager sollte das Format der automatischen Überprüfung nutzen, um in Echtzeit zu kommunizieren, wenn die termingerechte Fertigstellung eines Projekts gefährdet ist.