Gestão e identificação eficazes dos riscos do projeto

A gestão dos riscos do projeto é um aspeto frequentemente negligenciado na gestão dos projectos.
A observação de muitas organizações que realizam dezenas e, em situações extremas, até centenas de projectos por ano, permite-nos concluir que, em muitos projectos, não é mantido qualquer registo dos riscos do projeto.
Na prática, isto significa que os riscos têm de ser identificados nesses projectos.
Para além disso, os riscos não são geridos de uma forma formal, ordenada e regular.

O que é a identificação dos riscos do projeto?

Identificar os riscos de um projeto é essencialmente prever eventos que podem ou não acontecer. Imagina que uma equipa de projeto está a realizar outro projeto que é, em certa medida, semelhante a projectos anteriores.
Nesse caso, tem, sem dúvida, experiência e dados históricos para identificar riscos no projeto atual.
No entanto, é de notar que os riscos geridos pela equipa em projectos anteriores podem, por vezes, repetir-se.
Por conseguinte, vale a pena considerá-los, mas a equipa do projeto deve analisar os riscos do projeto atual com uma mente aberta.
Uma abordagem prática para identificar os riscos do projeto é confiar em um relatório de riscos de projetos anteriores.
No entanto, para gerar esse relatório, deve ser mantido um registo de riscos em cada projeto.

Porque é que as organizações não gerem o risco?

As razões mais comuns para esta situação são:

1. As regras internas de gestão de projectos da empresa não exigem um registo dos riscos dos projectos.
2. Mesmo que as políticas de gestão de projectos existentes na empresa exijam a gestão de riscos, ninguém faz cumprir este requisito.
3. Os gestores de projeto, os patrocinadores e os membros da equipa de projeto não possuem as competências práticas necessárias para identificar e gerir os riscos de um projeto
4. A empresa encara a gestão do risco como mais uma tarefa administrativa.
   Por isso, tem de ser feita e, de qualquer forma, já “não temos tempo para trabalhar”.

A lista de riscos do projeto - as consequências práticas da sua ausência

Se não gerirmos os riscos e não mantivermos uma lista dos riscos do projeto, podemos sofrer graves consequências de acontecimentos que poderiam ter sido previstos e evitados, mas não o foram.
Como resultado, existe frequentemente uma atmosfera de pânico e de combate a incêndios, em vez de um trabalho ordenado e sistemático num projeto deste tipo.

Descrição dos riscos de um projeto

Os padrões típicos de gerenciamento de projetos definem como descrever os riscos em um projeto.
A seguinte ilustração do FlexiProject mostra o chamado “cartão de risco”, que descreve de forma abrangente os riscos identificados.

A ficha de risco do projeto contém os seguintes elementos:

• Estado de risco
• Proprietário do risco
• Categoria
• Probabilidade de ocorrência
• Impacto no projeto
• Descrição do impacto no calendário do projeto
• Descrição do impacto no orçamento do projeto
• Descrição do impacto no produto final do projeto
• Descrição e plano de ação

Neste ponto, vale a pena entender o que significa o status do risco.
No sistema FlexiProject, os riscos têm três status: identificado, ativo e fechado.
Os riscos têm um status identificado na maioria das vezes no início de um projeto.
Mais tarde, quando o projeto está em andamento, e a equipe do projeto descobre, por exemplo, que a probabilidade de um determinado risco que era anteriormente “improvável” aumenta para “muito provável”, ela pode decidir mudar o status do risco para “ativo”.
Isso, é claro, indica ao proprietário do projeto que ele deve tomar medidas de mitigação de risco.
No sistema FlexiProject, existem os chamados ícones de aviso.
Graças a eles, o gestor de projeto e a equipa têm informação transparente sobre onde os riscos podem ocorrer no calendário.
Um sinal triangular com um ponto de exclamação aparece na linha de tarefa com a qual qualquer risco ativo está associado.
Além disso, o risco é indicado por um círculo vermelho brilhante.

Um exemplo de um registo de riscos do projeto

Dissemos anteriormente que todos os projectos devem ter um registo dos riscos do projeto.
Naturalmente, esse registo deve ser mantido atualizado e discutido regularmente pela equipa do projeto.
Assim, o estado dos riscos, a probabilidade de ocorrência e o impacto no projeto devem ser continuamente ajustados de acordo com a situação atual do projeto.

Monitorizar e gerir os riscos do projeto ao nível da carteira de projectos

A gestão dos riscos ao nível da carteira de projectos é uma questão importante.
Isto porque os gestores de projectos podem pensar que lidam com riscos que apenas afectam os seus projectos individualmente.
No entanto, se olhares para o relatório de todos os riscos no portfólio de projectos, podes identificar rapidamente os riscos recorrentes que envolvem mais do que um projeto.
Assim, um determinado risco pode ser resolvido uma vez, e cada gestor de projeto não terá de o fazer individualmente.
Este relatório de riscos no portfólio de projectos “Technology Projects” do FlexiProject é mostrado na seguinte ilustração.

Identificar os riscos do teu projeto e geri-los eficazmente

Em conclusão, uma gestão adequada dos riscos nos projectos afecta significativamente a sua eficiência e a entrega mais rápida e barata dos produtos necessários.
A gestão dos riscos não é complexa nem exige muito trabalho administrativo, desde que a equipa do projeto o faça regularmente.