Gestão e identificação eficazes dos riscos do projeto
A gestão dos riscos do projeto é um aspeto frequentemente negligenciado na gestão dos projectos. A observação de muitas organizações que realizam dezenas e, em situações extremas, até centenas de projectos por ano, permite-nos concluir que, em muitos projectos, não é mantido qualquer registo dos riscos do projeto. Na prática, isto significa que os riscos têm de ser identificados nesses projectos. Para além disso, os riscos não são geridos de uma forma formal, ordenada e regular.
Principais conclusões:
- Porque é que a gestão dos riscos do projeto é frequentemente negligenciada.
- O que envolve a identificação dos riscos do projeto.
- Razões comuns que levam as organizações a evitar a gestão do risco.
- As consequências de não manter uma lista de riscos.
- Como descrever os riscos utilizando um “cartão de risco”.
- O papel do estado de risco e dos indicadores visuais no rastreio.
- Porque é que todos os projectos devem manter um registo de riscos.
- A importância da gestão dos riscos ao nível da carteira.
- Como a gestão consistente do risco conduz a melhores resultados do projeto.
O que é a identificação dos riscos do projeto?
Identificar os riscos de um projeto é essencialmente prever eventos que podem ou não acontecer. Imagina que uma equipa de projeto está a realizar outro projeto que é, em certa medida, semelhante a projectos anteriores. Nesse caso, tem, sem dúvida, experiência e dados históricos para identificar riscos no projeto atual. No entanto, é de notar que os riscos geridos pela equipa em projectos anteriores podem, por vezes, repetir-se. Por conseguinte, vale a pena considerá-los, mas a equipa do projeto deve analisar os riscos do projeto atual com uma mente aberta. Uma abordagem prática para identificar os riscos do projeto é confiar em um relatório de riscos de projetos anteriores. No entanto, para gerar esse relatório, deve ser mantido um registo de riscos em cada projeto.
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Porque é que as organizações não gerem o risco?
As razões mais comuns para esta situação são:
- As regras internas de gestão de projectos da empresa não exigem um registo dos riscos dos projectos.
- Mesmo que as políticas de gestão de projectos existentes na empresa exijam a gestão de riscos, ninguém faz cumprir este requisito.
- Os gestores de projeto, os patrocinadores e os membros da equipa de projeto não possuem as competências práticas necessárias para identificar e gerir os riscos de um projeto
- A empresa encara a gestão do risco como mais uma tarefa administrativa. Por isso, tem de ser feita e, de qualquer forma, já “não temos tempo para trabalhar”.
A lista de riscos do projeto – as consequências práticas da sua ausência
Se não gerirmos os riscos e não mantivermos uma lista de riscos do projeto, expomos o projeto a eventos inesperados que poderiam ter sido antecipados e mitigados. Esta falta de previsão conduz frequentemente ao caos quando surgem problemas – as equipas de projeto são forçadas a reagir sob pressão em vez de agir proactivamente. Em vez de seguirem um processo estruturado e bem planeado, os membros da equipa podem dar por si a “apagar fogos” constantemente, o que cria uma atmosfera de stress, confusão e desorganização. Os prazos podem não ser cumpridos, os orçamentos podem ser excedidos e a qualidade do projeto pode ser comprometida. Em última análise, a ausência de gestão do risco prejudica a eficiência do projeto, enfraquece a tomada de decisões e pode levar ao fracasso na obtenção dos resultados desejados.
Descrição dos riscos de um projeto
As normas típicas de gestão de projectos definem a forma de descrever os riscos de um projeto. A seguinte ilustração de FlexiProject mostra o chamado “cartão de risco”, que descreve de forma abrangente os riscos identificados.
A ficha de risco do projeto contém os seguintes elementos:
- Estado de risco
- Proprietário do risco
- Categoria
- Probabilidade de ocorrência
- Impacto no projeto
- Descrição do impacto no calendário do projeto
- Descrição do impacto no orçamento do projeto
- Descrição do impacto no produto final do projeto
- Descrição e plano de ação
Neste ponto, vale a pena entender o que significa o status do risco. No sistemaFlexiProject , os riscos têm três status: identificado, ativo e fechado. Na maioria das vezes, os riscos têm um status identificado no início de um projeto. Mais tarde, quando o projeto está em curso e a equipa do projeto descobre, por exemplo, que a probabilidade de um determinado risco, que anteriormente era “improvável”, aumenta para “muito provável”, pode decidir alterar o estado do risco para “ativo”. Isto, naturalmente, indica ao proprietário do projeto que deve tomar medidas de mitigação do risco. No sistema FlexiProject, existem os chamados ícones de aviso. Graças a eles, o gestor de projeto e a equipa têm informação transparente sobre onde os riscos podem ocorrer no calendário. Um sinal triangular com um ponto de exclamação aparece na linha de tarefa à qual está associado um risco ativo. Além disso, o risco é indicado por um círculo vermelho brilhante.
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Um exemplo de um registo de riscos do projeto
Dissemos anteriormente que cada projeto deve ter um registo dos riscos do projeto. Naturalmente, esse registo deve ser mantido atualizado e discutido regularmente pela equipa do projeto. Assim, o estado dos riscos, a probabilidade de ocorrência e o impacto no projeto devem ser continuamente ajustados de acordo com a situação atual do projeto.
Monitorizar e gerir os riscos do projeto ao nível da carteira de projectos
A gestão dos riscos ao nível da carteira de projectos é uma questão importante. Isto porque os gestores de projectos podem pensar que lidam com riscos que apenas afectam os seus projectos individualmente. No entanto, se olhares para o relatório de todos os riscos no portfólio de projectos, podes identificar rapidamente os riscos recorrentes que envolvem mais do que um projeto. Assim, um determinado risco pode ser resolvido uma vez, e cada gestor de projeto não terá de o fazer individualmente. Esse relatório de riscos no portfólio de projetos “Projetos de Tecnologia” do site FlexiProject é mostrado na ilustração a seguir.
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Identificar os riscos do teu projeto e geri-los eficazmente
Em conclusão, uma gestão de risco adequada desempenha um papel crucial para garantir que os projectos são entregues de forma eficiente, atempadamente e dentro do orçamento. Ao identificar precocemente as potenciais ameaças, as equipas podem desenvolver planos de resposta adequados para minimizar o seu impacto ou evitá-las por completo. Esta abordagem proactiva não só ajuda a evitar atrasos e interrupções dispendiosas, como também aumenta a confiança dos intervenientes e melhora os resultados globais do projeto. Contrariamente à crença popular, a gestão do risco não tem de ser complicada ou morosa. Quando integrada nas rotinas regulares do projeto e apoiada pelas ferramentas certas – tais como registos de risco, matrizes de risco e indicadores visuais – torna-se uma parte natural e valiosa do fluxo de trabalho do projeto. Fazer da gestão do risco uma prática consistente permite às equipas manter o controlo e tomar melhores decisões ao longo do ciclo de vida do projeto.
