Punctualitatea – cheia eficienței în gestionarea proiectelor
Organizațiile apreciază finalizarea la timp a proiectelor. Studiile citate adesea și experiența practică a managerilor din diverse industrii confirmă faptul că multe proiecte nu se finalizează la termen, iar unele depășesc semnificativ aceste termene. Din păcate pentru companie, acest lucru înseamnă pierderi măsurabile, nu numai în termeni financiari.
Care sunt consecințele esențiale asociate cu nerespectarea termenelor limită ale proiectului?
În primul rând, o companie cu întârziere poate beneficia de rezultatele pe care proiectul trebuia să le obțină. În plus, aceasta este, de asemenea, asociată cu suportarea unor costuri mai mari decât cele anticipate inițial. Pe termen lung, acest lucru reduce eficiența atingerii obiectivelor strategice adoptate și a bugetului proiectului.
Cum credeți că am putea evita întârzierile proiectului?
În primul rând, fiecare proiect nou ar trebui să aibă o dată finală clar definită. Aceasta nu poate fi întotdeauna prezisă cu precizie, dar merită (pe baza informațiilor disponibile) să fie descrisă cât mai exact posibil. În al doilea rând, revizuirile proiectului ar trebui să fie programate și efectuate în mod regulat pentru a gestiona în mod eficient (și preventiv) riscurile care ar putea întârzia termenul limită al proiectului. Cu toate acestea, dacă este necesară o modificare a termenului (și acest lucru se poate întâmpla din motive obiective), aceasta ar trebui să primească aprobarea corespunzătoare. În funcție de mecanismele interne adoptate, aceasta ar putea fi consiliul de administrație, sponsorul proiectului sau comitetul director. Al treilea factor decisiv este angajamentul managerului de proiect (și al sponsorului) de a finaliza proiectul în termenul stabilit. Sponsorul nu trebuie să se limiteze la observarea pasivă. El sau ea trebuie, de asemenea, să încerce în mod activ să înțeleagă situația proiectului și, dacă este necesar, să depună toate eforturile pentru a se asigura că echipa de proiect beneficiază de resursele necesare pentru punerea în aplicare și luarea deciziilor. În plus față de determinare și angajament, o parte esențială a asigurării finalizării proiectului la timp este, fără îndoială, sprijinul unui sistem informatic adecvat. Un program de gestionare a proiectelor bine adaptat poate sprijini în mod eficient conducerea în realizarea aspectelor menționate mai sus.
Discover the importance of project resource management for successful project implementation in companies. Learn how to effectively manage human resources for better results.
Patru funcționalități care afectează semnificativ respectarea termenelor de finalizare a proiectelor
1. Înregistrarea datei de finalizare a proiectului în Carta proiectului sistemului, care este, de asemenea, un angajament al managerului de proiect și al sponsorului.
2. Planul de proiect aprobat și monitorizarea acestuia în curs de desfășurare – Sublinierea neagră a fiecărei sarcini de pe diagrama Gantt indică planul de proiect aprobat. În partea de jos a ecranului, puteți vedea modul în care implementarea proiectului trebuie să respecte planul aprobat.
3. O modificare semnificativă a planului de proiect necesită autorizarea sponsorului de proiect/comitetului director sau a consiliului de administrație.
4. Revizuirile automate ale proiectelor facilitează foarte mult înțelegerea continuă de către conducere a situației proiectelor companiei. Managerul de proiect ar trebui să utilizeze formatul de revizuire automată pentru a comunica în timp real orice amenințare la adresa finalizării la timp a unui proiect.
