Estratégia

Independentemente de uma empresa ter ou não objectivos estratégicos documentados, é certo que cada empresa está a implementar vários projectos e iniciativas que a ajudam a dar mais um passo em direção ao crescimento e à criação de valor. Isto porque o método mais comum para os empresários atingirem os objectivos é através da implementação gradual de projectos específicos.

A seguir, apresentamos vários passos que podem ser considerados e implementados para aumentar a eficácia da realização dos objectivos comerciais de uma empresa.

Define os objectivos estratégicos da empresa

Durante muitos anos, ajudámos empresas a desenvolver estratégias de negócio. Muitas vezes, a direção da empresa afirmava abertamente que conhecia bem a sua estratégia, mas que precisava de alguém que a escrevesse e a apresentasse de uma forma “agradável”. Acontece que o “conhecimento” da estratégia é muitas vezes inconsistente. É fácil realizar um teste simples, em que cada membro do conselho de administração recebe 5 notas adesivas amarelas e é-lhe pedido que escreva os cinco objectivos estratégicos mais importantes da empresa. Com base na nossa experiência, podemos afirmar com segurança que estes objectivos são normalmente diferentes. Então, como é que podemos implementar eficazmente uma estratégia quando a sua compreensão varia mesmo ao nível do conselho de administração? Vale a pena escrever os objectivos estratégicos da empresa, mesmo de uma forma muito simples, por exemplo, como mostra o diagrama abaixo.

Desenvolve indicadores-chave de desempenho (KPIs) para objectivos estratégicos

A próxima etapa de uma boa gestão da implementação da estratégia consiste em desenvolver indicadores de desempenho para os objectivos estratégicos. Para cada objetivo, vale a pena conceber alguns KPIs. Se dissermos que queremos “entrar dinamicamente no segmento das pequenas empresas”, isto não é imediatamente claro para todos. Os KPIs ajudam a esclarecer o que se pretende exatamente com esta afirmação e quais são as nossas aspirações. Por exemplo, para um tal objetivo, podemos criar KPI 1 como o “Número de pequenas empresas no programa de fidelização” ou KPI 2 como o “Número de pequenas empresas que repetem regularmente as compras”. Isto define de forma cada vez mais precisa as nossas ambições. Cada KPI deve ter um valor inicial e um valor-alvo que nos esforçamos por atingir durante o período de implementação da estratégia. Por exemplo, para KPI 2, o ponto de partida pode ser 0 empresas que repetem as compras, mas até 2022, a nossa ambição é ter 3.500 empresas deste tipo. Se tivermos KPIs e os comunicarmos regularmente, saberemos com que rapidez e se estamos no bom caminho para atingir o objetivo estratégico. No diagrama abaixo, apresentamos exemplos de KPIs para os nossos objectivos estratégicos.

Formular iniciativas estratégicas específicas (projectos) que apoiem cada objetivo estratégico

Como mencionámos no início, para atingir os objectivos estratégicos ao nível definido pelos KPIs, precisamos de formular e implementar iniciativas estratégicas específicas – projectos. Por vezes, um único projeto é suficiente para atingir um determinado objetivo, enquanto noutros casos, são necessários pelo menos alguns projectos. A ligação entre objectivos estratégicos, KPIs e projectos é apresentada no diagrama abaixo.

Agora, a nossa estratégia é bastante precisa. Sabemos quais os objectivos que queremos atingir, conhecemos as nossas aspirações específicas (KPIs) e sabemos como os queremos atingir (projectos).

Implementa os mecanismos acima referidos na vida da organização

É claro que primeiro temos de desenvolver os objectivos, os KPI e os projectos em termos conceptuais. No entanto, para que estes funcionem na prática, vale a pena apoiá-los com uma boa ferramenta de TI. A forma como um sistema pode ajudar o conceito de objectivos -KPI-projectos será demonstrada utilizando a ferramenta de gestão de projectos FlexiProject, desenvolvida pela nossa equipa. Neste sistema, podes escrever e ligar objectivos estratégicos a projectos, e também especificar em que medida os projectos apoiam cada objetivo estratégico. Com a ajuda do FlexiProject, podemos também verificar em que medida os projectos apoiam cada objetivo estratégico e, finalmente, se estamos a implementar projectos que atualmente não apoiam qualquer objetivo estratégico.

Na captura de ecrã do sistema acima, vemos que o objetivo “Otimizar processos empresariais importantes” tem um apoio muito forte ao projeto, enquanto, por exemplo, o projeto “Novo pacote SMS” tem um apoio baixo. Outra vista do sistema mostra quais os KPIs que foram formulados para cada objetivo estratégico e em que ponto nos encontramos atualmente no caminho para atingir o parâmetro final.

A seguinte captura de ecrã mostra um objetivo estratégico específico, juntamente com os KPIs e projectos que lhe foram atribuídos. O que vale a pena notar é que o KPI “Nível de satisfação organizacional com o funcionamento do Departamento de Controlo de Gestão”, atribuído ao objetivo estratégico “Melhorar o processo de elaboração de relatórios de gestão e o processo de tomada de decisões”, ainda está no nível inicial “3”, enquanto o nível de satisfação desejado é 9. Também vemos que concluímos totalmente o projeto “Programa de Desenvolvimento de Liderança”, enquanto estamos apenas a um terço do projeto “Relatórios Operacionais”. A nossa hipótese é que o nível de satisfação deve aumentar se completarmos o projeto “Relatórios Operacionais” e realizarmos um inquérito. Se aumentar muito pouco, devemos propor outros projectos. Por conseguinte, do ponto de vista da gestão e da tomada de decisões, é sempre útil monitorizar simultaneamente o objetivo, os seus KPIs e o grau de conclusão dos projectos relacionados.