Időszerűség - a projektmenedzsment hatékonyságának kulcsa

A szervezetek értékelik a projektek időben történő befejezését. A gyakran idézett tanulmányok és a különböző iparágakban tevékenykedő vezetők gyakorlati tapasztalatai megerősítik, hogy sok projekt nem fejeződik be határidőre, és egyesek jelentősen túllépik ezeket a határidőket. Sajnos a vállalat számára ez mérhető veszteségeket jelent, nem csak pénzügyi értelemben.

Milyen alapvető következményekkel jár a projekt határidejének elmulasztása?

Először is, a késedelemmel rendelkező vállalatnak előnyére válhatnak azok az eredmények, amelyeket a projektnek kellett volna hoznia. Ezenkívül az eredetileg vártnál több költséggel is jár. Hosszú távon ez csökkenti az elfogadott stratégiai célok elérésének hatékonyságát és a projekt költségvetését.

Ön szerint hogyan lehetne elkerülni a projekt késedelmét?

Először is, minden új projektnek egyértelműen meghatározott végdátummal kell rendelkeznie. Ezt nem mindig lehet pontosan megjósolni, de érdemes (a rendelkezésre álló információk alapján) a lehető legpontosabban leírni. Másodszor, a projekt felülvizsgálatát be kell ütemezni és rendszeresen el kell végezni, hogy hatékonyan (és megelőzően) kezeljük azokat a kockázatokat, amelyek késleltethetik a projekt határidejét. Ha azonban a határidő módosítása szükséges (és ez objektív okokból előfordulhat), akkor azt megfelelő jóváhagyással kell ellátni. Az elfogadott belső szabályozástól függően ez lehet az igazgatótanács, a projekt szponzora vagy az irányítóbizottság. A harmadik döntő tényező a projektvezető (és a szponzor) elkötelezettsége a projekt határidőn belüli befejezése mellett. A szponzor nem szorítkozhat passzív megfigyelésre. Aktívan is törekednie kell a projekt helyzetének megértésére, és szükség esetén mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a projektcsapat megkapja a megvalósításhoz és a döntésekhez szükséges erőforrásokat. Az eltökéltség és elkötelezettség mellett a projekt időben történő befejezésének biztosításához kétségtelenül elengedhetetlen a megfelelő információs rendszer támogatása. Egy jól összeállított projektmenedzsment program hatékonyan támogathatja a vezetést a fent említett kérdések végrehajtásában.

Lásd még

Projekt erőforrás-menedzsment – a vállalati projektek sikerének kulcsfontosságú alapja

Tovább a cikkhez

Négy olyan funkció, amely jelentősen befolyásolja a projekt befejezési határidőinek betartását

1. A projekt befejezési dátumának rögzítése a rendszerben Projekt Charta, amely egyben a projektvezető és a szponzor kötelezettségvállalása is.

2. Jóváhagyott projektterv és annak folyamatban lévő nyomon követése – A Gantt-diagramon az egyes feladatok fekete aláhúzása a jóváhagyott projekttervet jelzi. A képernyő alján látható, hogy a projekt megvalósításának hogyan kell megfelelnie a jóváhagyott tervnek.

3. A projektterv jelentős módosításához a projekt szponzorának/irányítóbizottságának vagy az igazgatótanácsnak az engedélye szükséges.

4. Az automatikus projektértékelések nagyban megkönnyítik a vezetőség számára a vállalat projekthelyzetének folyamatos megértését. A projektmenedzsernek az automatikus felülvizsgálati formátumot arra kell használnia, hogy valós időben közölje a projekt határidőre történő befejezését fenyegető veszélyeket.