Időszerűség – a projektmenedzsment hatékonyságának kulcsa
A szervezetek értékelik a projektek időben történő befejezését. A gyakran idézett tanulmányok és a különböző iparágakban tevékenykedő vezetők gyakorlati tapasztalatai megerősítik, hogy sok projekt nem fejeződik be határidőre, és egyesek jelentősen túllépik ezeket a határidőket. Sajnos a vállalat számára ez mérhető veszteségeket jelent, nem csak pénzügyi értelemben.
Milyen alapvető következményekkel jár a projekt határidejének elmulasztása?
Először is, a késedelemmel rendelkező vállalatnak előnyére válhatnak azok az eredmények, amelyeket a projektnek kellett volna hoznia. Ezenkívül az eredetileg vártnál több költséggel is jár. Hosszú távon ez csökkenti az elfogadott stratégiai célok elérésének hatékonyságát és a projekt költségvetését.
Ön szerint hogyan lehetne elkerülni a projekt késedelmét?
Először is, minden új projektnek egyértelműen meghatározott végdátummal kell rendelkeznie. Ezt nem mindig lehet pontosan megjósolni, de érdemes (a rendelkezésre álló információk alapján) a lehető legpontosabban leírni. Másodszor, a projekt felülvizsgálatát be kell ütemezni és rendszeresen el kell végezni, hogy hatékonyan (és megelőzően) kezeljük azokat a kockázatokat, amelyek késleltethetik a projekt határidejét. Ha azonban a határidő módosítása szükséges (és ez objektív okokból előfordulhat), akkor azt megfelelő jóváhagyással kell ellátni. Az elfogadott belső szabályozástól függően ez lehet az igazgatótanács, a projekt szponzora vagy az irányítóbizottság. A harmadik döntő tényező a projektvezető (és a szponzor) elkötelezettsége a projekt határidőn belüli befejezése mellett. A szponzor nem szorítkozhat passzív megfigyelésre. Aktívan is törekednie kell a projekt helyzetének megértésére, és szükség esetén mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a projektcsapat megkapja a megvalósításhoz és a döntésekhez szükséges erőforrásokat. Az eltökéltség és elkötelezettség mellett a projekt időben történő befejezésének biztosításához kétségtelenül elengedhetetlen a megfelelő információs rendszer támogatása. Egy jól összeállított projektmenedzsment program hatékonyan támogathatja a vezetést a fent említett kérdések végrehajtásában.
Discover the importance of project resource management for successful project implementation in companies. Learn how to effectively manage human resources for better results.
Négy olyan funkció, amely jelentősen befolyásolja a projekt befejezési határidőinek betartását
1. A projekt befejezési dátumának rögzítése a rendszerben Projekt Charta, amely egyben a projektvezető és a szponzor kötelezettségvállalása is.
2. Jóváhagyott projektterv és annak folyamatban lévő nyomon követése – A Gantt-diagramon az egyes feladatok fekete aláhúzása a jóváhagyott projekttervet jelzi. A képernyő alján látható, hogy a projekt megvalósításának hogyan kell megfelelnie a jóváhagyott tervnek.
3. A projektterv jelentős módosításához a projekt szponzorának/irányítóbizottságának vagy az igazgatótanácsnak az engedélye szükséges.
4. Az automatikus projektértékelések nagyban megkönnyítik a vezetőség számára a vállalat projekthelyzetének folyamatos megértését. A projektmenedzsernek az automatikus felülvizsgálati formátumot arra kell használnia, hogy valós időben közölje a projekt határidőre történő befejezését fenyegető veszélyeket.
