O que proporciona a automatização das revisões de projectos?
Muitos factores determinam a eficácia e a eficiência do Gabinete de Gestão de Projectos. Em muitas empresas, os funcionários do PMO desenvolveram fluxos de trabalho que lhes permitem criar relatórios periódicos que mostram o estado atual dos projectos (ou carteiras de projectos completas) e apresentá-los à administração da empresa. Embora só por vezes, em relativamente muitos casos, isto envolve toda uma lista de problemas.
Para que a realidade não se resuma às complicações dos projectos geridos, vale a pena interessar-se pela automatização das revisões dos projectos e, consequentemente, de algumas tarefas do PMO.
Vantagens das revisões automáticas de projectos
As enormes vantagens da automatização dos processos de revisão de projectos incluem uma poupança significativa de tempo e conveniência. Isto é especialmente verdade para o pessoal do PMO, que pode dedicar mais tempo ao trabalho analítico e apoiar os gestores de projeto automatizando algumas das tarefas. Além disso, o conselho de administração da empresa tem acesso em tempo real a relatórios claros e fáceis de interpretar sobre a situação atual de projectos individuais ou de carteiras de projectos.
Além disso, o sistema automatizado funciona como uma “disciplina” para os gestores de projectos, garantindo actualizações de dados atempadas. A implementação deste tipo de software cria uma base de dados partilhada de informações, incluindo dados históricos de revisão, e incute confiança no Conselho de Administração ao fornecer um registo claro da evolução dos projectos ao longo do tempo.
O resultado dos benefícios acima referidos e da experiência adquirida em projectos executados com êxito será o estabelecimento de normas para a comunicação do estado dos projectos, graças às quais cada iniciativa sucessiva será fácil de acompanhar e concluir com êxito. A direção da empresa pode facilmente exercer controlo sobre os projectos em curso (individuais ou no âmbito de carteiras de projectos) sem questionar aleatoriamente os gestores e responsáveis pela sua execução.
4 etapas críticas do processo de revisão automatizada de projectos:
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DEFINIÇÃO NO SISTEMA DA DATA DE REVISÃO PARA PROJECTOS ESPECÍFICOS (OU PARA QUANDO OS GESTORES DE PROJECTOS DEVEM ACTUALIZAR AS INFORMAÇÕES SOBRE OS SEUS PROJECTOS NO SISTEMA).
Podem ser guardadas diferentes datas de revisão de projectos para diferentes portfólios de projectos. Ao mesmo tempo, cada gestor de projeto recebe uma notificação por correio eletrónico de que o seu projeto foi selecionado para análise. Um contador no painel de controlo legível do projeto informa diariamente o gestor de projeto sobre o número de dias que faltam para a próxima revisão do design.
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PREENCHER O FORMULÁRIO COM O ESTADO ACTUAL DO PROJECTO
Neste formato, várias coisas são completadas automaticamente. Algumas delas, como a descrição do estado atual das condições do projeto, do calendário, do orçamento e dos riscos do projeto, requerem um breve comentário do gestor de projeto. Além disso, existe um campo no formato do sistema em que o gestor de projeto pode enumerar as decisões que a direção da empresa tem de tomar sobre o projeto. Depois de preencher todos os campos do formato, o gestor de projeto carrega no botão “Pronto para revisão”. Em seguida, o pessoal do PMO é informado de que o Gestor preencheu todas as informações e informa: “Estou pronto para revisão”. O pessoal do PMO pode ver quais os gestores de projeto que já comunicaram a sua preparação e quais os que ainda têm de o fazer.
No ecrã abaixo, a partir do sistema FlexiProject, à esquerda do nome do projeto, uma marca de verificação verde mostra quais os projectos que foram concluídos e estão prontos para revisão.
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A PMO VERIFICA AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NOS FORMATOS DE REVISÃO
Em caso de dúvida, o gabinete aperfeiçoa as descrições com os Gestores de Projeto e informa os membros do Conselho de Administração de que podem analisar a situação do projeto da empresa depois de se certificarem de que tudo está pronto. O Conselho de Administração pode ver quais os projectos que estão a correr bem e quais os que necessitam de intervenção ou de decisões. Se um membro do conselho de administração precisar de mais informações do que as apresentadas no ecrã principal, pode entrar no sistema para rever o separador de um projeto específico. Pode registar as suas decisões no campo “Decisões do Conselho de Administração”.
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PRESERVAÇÃO DO FORMATO NO SISTEMA APÓS O ENCERRAMENTO DA REVISÃO DO PROJECTO
O acesso às revisões históricas de cada projeto facilita a visualização do que os Gestores de Projeto comunicaram no passado, que decisões foram tomadas e em que medida foram implementadas. O seguinte ecrã do programa mostra o acesso a quatro revisões históricas de projectos para o projeto “Implementação de um sistema de TI para relatórios de gestão”.
