La tempestività: la chiave dell'efficienza nella gestione dei progetti

Le organizzazioni tengono molto al completamento tempestivo dei progetti. Studi spesso citati e l’esperienza pratica dei manager in vari settori confermano che molti progetti non vengono portati a termine nei tempi previsti e alcuni superano notevolmente le scadenze. Purtroppo per l’azienda, questo significa perdite misurabili, non solo in termini finanziari.

Quali sono le conseguenze essenziali associate al mancato rispetto delle scadenze del progetto?

In primo luogo, un’azienda che subisce un ritardo può beneficiare dei risultati che il progetto avrebbe dovuto fornire. Inoltre, è anche associata al sostenimento di costi maggiori di quelli inizialmente previsti. A lungo termine, questo riduce l’efficacia del raggiungimento degli obiettivi strategici adottati e del budget del progetto.

Come pensi che potremmo evitare i ritardi del progetto?

Innanzitutto, ogni nuovo progetto dovrebbe avere una data di fine ben definita. Non è sempre possibile prevederla con precisione, ma vale la pena (sulla base delle informazioni disponibili) descriverla nel modo più preciso possibile. In secondo luogo, le revisioni del progetto dovrebbero essere programmate ed effettuate regolarmente per gestire efficacemente (e preventivamente) i rischi che potrebbero ritardare la scadenza del progetto. Se invece è necessaria una modifica della scadenza (e questo può accadere per ragioni oggettive), deve essere approvata. A seconda delle disposizioni interne adottate, potrebbe trattarsi del consiglio di amministrazione, dello sponsor del progetto o del comitato direttivo. Il terzo fattore decisivo è l’impegno del project manager (e dello sponsor) a completare il progetto entro i tempi stabiliti. Lo sponsor non deve limitarsi a osservare passivamente. Deve anche cercare attivamente di capire la situazione del progetto e, se necessario, fare ogni sforzo per garantire che il team di progetto riceva le risorse necessarie per l’implementazione e le decisioni. Oltre alla determinazione e all’impegno, una parte essenziale per garantire il completamento del progetto nei tempi previsti è senza dubbio il supporto di un sistema informativo adeguato. Un programma di gestione del progetto ben strutturato può supportare efficacemente il management nel portare a termine gli aspetti sopra citati.

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Quattro funzionalità che influenzano in modo significativo il rispetto delle scadenze di completamento del progetto

1. Registrazione della data di completamento del progetto nella Carta del progetto del sistema, che è anche un impegno del Project Manager e dello Sponsor.

2. Il piano di progetto approvato e il suo monitoraggio in corso d’opera: la sottolineatura nera di ogni attività sul diagramma di Gantt indica il piano di progetto approvato. Nella parte inferiore della schermata, puoi vedere come l’implementazione del progetto deve rispettare il piano approvato.

3. Una modifica significativa del piano del progetto richiede l’autorizzazione dello Sponsor del progetto / Comitato direttivo o del Consiglio di amministrazione.

4. Le revisioni automatiche dei progetti facilitano enormemente la comprensione continua da parte del management della situazione dei progetti dell’azienda. Il project manager dovrebbe utilizzare il formato di revisione automatica per comunicare in tempo reale qualsiasi minaccia al completamento di un progetto nei tempi previsti.