Včasnost – klíč k efektivitě při řízení projektů
Organizace si cení včasného dokončení projektu. Často citované studie a praktické zkušenosti manažerů v různých odvětvích potvrzují, že mnoho projektů není dokončeno v termínu a některé tyto termíny výrazně překračují. Pro firmu to bohužel znamená měřitelné ztráty, a to nejen ve finančním vyjádření.
Jaké jsou zásadní důsledky spojené s nedodržením termínů projektu?
Za prvé, společnost se zpožděním může těžit z výsledků, které měl projekt přinést. Kromě toho je také spojen s vynaložením vyšších nákladů, než se původně předpokládalo. Z dlouhodobého hlediska se tak snižuje efektivita dosahování přijatých strategických cílů a rozpočtu projektu.
Jak si myslíte, že bychom se mohli vyhnout zpoždění projektu?
Za prvé, každý nový projekt by měl mít jasně definované datum ukončení. Nelze jej vždy přesně předvídat, ale je vhodné (na základě dostupných informací) jej co nejpřesněji popsat. Zadruhé by měly být naplánovány a pravidelně prováděny revize projektu, aby bylo možné účinně (a preventivně) řídit rizika, která by mohla termín projektu oddálit. Pokud je však změna termínu nutná (a může k ní dojít z objektivních důvodů), měla by být náležitě schválena. V závislosti na přijatých interních opatřeních to může být představenstvo, sponzor projektu nebo řídicí výbor. Třetím rozhodujícím faktorem je závazek vedoucího projektu (a sponzora) dokončit projekt ve stanoveném termínu. Sponzor se nesmí omezit na pasivní pozorování. Musí se také aktivně snažit porozumět situaci v projektu a v případě potřeby vyvinout veškeré úsilí, aby zajistil projektovému týmu potřebné zdroje pro realizaci a rozhodnutí. Kromě odhodlání a odhodlání je nezbytnou součástí zajištění včasného dokončení projektu bezpochyby podpora vhodného informačního systému. Dobře nastavený program projektového řízení může účinně podpořit management při realizaci výše uvedených záležitostí.
Discover the importance of project resource management for successful project implementation in companies. Learn how to effectively manage human resources for better results.
Čtyři funkce, které významně ovlivňují dodržování termínů dokončení projektu
1. Zaznamenání data dokončení projektu v systému Project Charter, což je zároveň závazek projektového manažera a sponzora.
2. Schválený plán projektu a jeho průběžné sledování – černé podtržení každého úkolu na Ganttově diagramu označuje schválený plán projektu. V dolní části obrazovky vidíte, jak je třeba realizovat projekt, aby splňoval schválený plán.
3. Významná změna v plánu projektu vyžaduje schválení sponzorem projektu / řídícím výborem nebo představenstvem.
4. Automatické prověrky projektů výrazně usnadňují vedení průběžné porozumění projektové situaci ve společnosti. Projektový manažer by měl formát automatických přezkumů využívat k tomu, aby v reálném čase sdělil případné ohrožení včasného dokončení projektu.
