Terminowość – klucz do efektywności w zarządzaniu projektami
Terminowa realizacja projektów ma dla organizacji szczególne znaczenie. Przytaczane często badania, a także praktyczne doświadczenia menedżerów w różnych branżach potwierdzają, że wiele projektów nie kończy się w założonym terminie, a część z nich przekracza te terminy znacząco. Niestety dla firmy oznacza to wymierne straty, nie tylko w wymiarze finansowym.
Jakie są najważniejsze konsekwencje związane z niedotrzymywaniem terminów projektów?
Przede wszystkim firma z opóźnieniem może korzystać z efektów, jakie dostarczyć miał projekt. Dodatkowo wiąże się to również z poniesieniem większych kosztów, niż pierwotnie zakładano. W dłuższej perspektywie przekłada się to na obniżenie skuteczności realizowania przyjętych celów strategicznych oraz budżet projektu.
Jak uniknąć opóźnień w realizacji projektu?
Po pierwsze, każdy nowy projekt powinien mieć wyraźnie zdefiniowaną datę końca. Nie zawsze można ją precyzyjnie przewidzieć, ale warto (na bazie dostępnych informacji) określić, ją najdokładniej jak to możliwe.
Po drugie, należy zaplanować i regularnie realizować przeglądy projektowe, by skutecznie (i prewencyjnie) zarządzać ryzykami, które mogłyby opóźnić termin realizacji projektu. Jeśli zmiana terminu jest jednak konieczna (a może tak się zdarzyć z przyczyn obiektywnych) powinna uzyskać odpowiednią akceptację. W zależności od przyjętych wewnętrznie ustaleń może to być zarząd, sponsor projektu lub komitet sterujący.
Trzecim decydującym czynnikiem jest zaangażowanie i zobowiązanie się menedżera projektu (a także sponsora) do zakończenia projektu w założonym terminie. Sponsor Projektu nie może ograniczyć się jedynie do biernego obserwowania. Ważne jest, by także aktywnie starał się zrozumieć sytuację projektową, a w razie potrzeby dołożył wszelkich starań by zespół projektowy otrzymał niezbędne zasoby do realizacji i decyzje.
Poza determinacją i zaangażowaniem, ważnym elementem dbania o terminową realizację projektów jest z pewnością wparcie odpowiednim systemem informacyjnym. Dobrze dopasowany program do zarządzania projektami może skutecznie wspierać zarząd w realizowaniu wymienionych wyżej kwestii.
Discover the importance of project resource management for successful project implementation in companies. Learn how to effectively manage human resources for better results.
Cztery funkcjonalności, które znacząco wpływają na dotrzymywanie terminów realizacji projektów
1. Zapisanie daty zakończenia projektu w systemowej Karcie Projektu, co jest również zobowiązaniem Kierownika Projektu i Sponsora.
2. Zatwierdzony plan projektu i jego monitorowanie w toku – czarne podkreślenie każdego zadania na wykresie Gantta wskazuje zatwierdzony plan projektu. W dolnej części ekranu można zobaczyć, w jaki sposób realizacja projektu musi być zgodna z zatwierdzonym planem.
3. Istotna zmiana planu projektu wymaga autoryzacji Sponsora / Komitetu Sterującego lub Zarządu – na wykresach i w tabeli poniżej system wyraźnie pokazuje, że początkowo przyjęty plan projektu zakładał jego zakończenie na lipiec 2019 a po trzech zmianach planu ten termin przesunął się na grudzień 2019. Pomimo zmiany terminu zakończenia projektu zarządzanie polegające pełnej kontroli nad tym, kiedy się projekt zakończy ma bardzo duże znaczenie.
4. Automatyczne przeglądy projektowe znacznie ułatwiające kadrze zarządzającej rozumienie na bieżąco sytuacji projektowej firmy. Każde zagrożenie wpływające na niezrealizowanie w terminie projektu powinno być na bieżąco komunikowane przez Kierownika Projektu na formatce automatycznego przeglądu.
