Como é que elaboras um orçamento de projeto?

A Carta do Projeto, o calendário, o plano de comunicação e o orçamento são as partes mais comuns de um plano de projeto. O orçamento do projeto é importante porque, muitas vezes, afecta diretamente o lucro da empresa num determinado período. Além disso, as pessoas que decidem lançar o projeto precisam de saber qual o investimento financeiro que estão a decidir.

Desenvolver um plano orçamental para o projeto

Antes de iniciarem um planeamento detalhado, muitas empresas precisam de descrever o enquadramento do projeto planeado para decidirem lançá-lo. Para este efeito, é frequentemente preenchida uma Carta de Projeto, da qual faz parte uma estimativa do custo do projeto previsto, bem como os elementos essenciais do chamado Business Case do projeto. Na Carta de Projeto, é frequente fornecermos um único valor para a soma dos custos planeados ou apenas rubricas orçamentais “grossas”. Um exemplo de uma Carta de Projeto do software de gestão de projectos FlexiProject que mostra o orçamento planeado para o projeto é apresentado na ilustração abaixo:

Desenvolver o orçamento do projeto passo a passo

Passo 1: Identifica as rubricas de custos enquanto trabalhas no calendário do projeto

À medida que identificamos as fases do projeto e os marcos das tarefas, devemos pensar nos custos potenciais associados à implementação destes elementos a todo o momento. Trata-se de rubricas de custos que afectam diretamente a execução de elementos específicos do programa. Aqui, o sistema de gestão de projectos FlexiProject oferece a funcionalidade de adicionar custos diretamente a partir da frase do calendário, como mostrado na ilustração seguinte:

Trabalhando desta forma, depois de desenvolvermos o calendário do projeto, já teremos identificado várias rubricas de custos que constituem o posterior orçamento do projeto. Esta abordagem é valiosa na medida em que afecta a exatidão do orçamento e minimiza a probabilidade de alguns custos serem completamente esquecidos. Se associarmos as despesas a tarefas específicas desta forma, aparecerá um carimbo de $$ junto a cada tarefa, o que nos comunicará que foi identificada uma despesa para essa tarefa:

Passo 2: Desenvolve um orçamento-alvo

Agora, podes criar um orçamento final. Vale a pena dividir este orçamento em grandes categorias e subcategorias de custos, devendo as despesas específicas ser planeadas apenas dentro destas. O plano de orçamento do projeto desenvolvido desta forma é apresentado na ilustração seguinte.

Ao criar um orçamento detalhado do projeto, podemos desenvolver detalhes para as fases seguintes dos projectos e completar as fases subsequentes à medida que o projeto avança, quando tivermos mais informações disponíveis. No entanto, devem ser envidados todos os esforços para que o orçamento do projeto seja o mais preciso possível.

A ilustração acima mostra uma coluna onde introduzimos a data da despesa. Em muitas empresas, isto é necessário porque afecta o fluxo de caixa da empresa e, frequentemente, esta informação é exigida pelo departamento financeiro da empresa. Aqui, vemos também uma marca de clipe de papel junto a algumas datas. Significa que uma determinada despesa, precisamente na data em que foi incorrida, foi dinamicamente associada à data de conclusão de uma tarefa de projeto específica. Na prática, isto significa que se a data da tarefa for alterada, o sistema corrige automaticamente a data da despesa no orçamento. A distribuição das despesas do projeto ao longo do tempo é apresentada a seguir:

Acompanhar a execução do orçamento durante o projeto

Temos de controlar sistematicamente as despesas efectuadas durante o projeto e relacioná-las com o plano aprovado. Na prática, cada despesa incorrida deve estar relacionada com um item previamente planeado – desde que o tenhamos previsto de antemão. Muitos gestores de projectos fazem-no manualmente, mas também é possível integrar o sistema de gestão de projectos com o sistema FK da empresa, e esta atividade funcionará automaticamente. Um exemplo de um orçamento de projeto que mostra os desvios em relação ao plano assumido é apresentado na ilustração seguinte:

No entanto, muitas vezes, o Conselho de Administração ou o Comité de Direção de uma empresa não querem ver os orçamentos detalhados do projeto, mas apenas querem saber como está a correr o projeto no que diz respeito à execução do orçamento e onde existem desvios significativos. Para este fim, o sistema FlexiProject permite-te ver a situação orçamental de múltiplos projectos no separador de orçamento incluído no portfólio de projectos. Apresenta uma situação deste tipo na ilustração seguinte:

Além disso, para cada projeto, podes consultar o seu estado num One Pager dedicado. Aqui, a direção da empresa verá a situação orçamental de um projeto específico de uma forma muito concisa e concreta, juntamente com os comentários do gestor do projeto.

Se as informações apresentadas acima forem insuficientes, podes criar vários relatórios detalhados no sistema que mostram informações financeiras muito pormenorizadas:

Precisão na orçamentação de projectos: a chave para o sucesso

A elaboração de um orçamento de projeto não é difícil, mas exige rigor e meticulosidade. Em cada fase, o orçamento deve refletir o conhecimento atual da equipa do projeto sobre os custos incorridos. É igualmente necessário analisar e acompanhar sistematicamente o estado do orçamento do projeto para detetar potenciais riscos o mais rapidamente possível.