Eficiência e motivação

Como é que um sistema profissional de gestão de projectos aumenta a produtividade, o empenho e a motivação das equipas de projeto?

Existem numerosos estudos que demonstram que muitos empregados que trabalham em organizações se sentem atualmente desmotivados e sobrecarregados. É certamente verdade que o excesso de trabalho leva muitas vezes a uma diminuição da motivação. É claro que um empregador não pode criar condições de trabalho em que todos os empregados sejam simultaneamente “felizes”, mas pode fazer muito para melhorar a satisfação no trabalho. Neste artigo, vamos concentrar-nos na identificação de áreas em que a melhoria do desempenho pode aumentar significativamente o envolvimento e a motivação das equipas de projeto. Seguem-se alguns exemplos de problemas e sugestões sobre a forma como podem ser amplamente resolvidos através da implementação de um sistema de TI dedicado de apoio à gestão de projectos e de portfólios de projectos.

Problema 1: Os trabalhadores não vêem o contexto mais alargado do seu trabalho

Um estudo realizado em empresas ocidentais indicou que pelo menos 58% dos empregados não são capazes de nomear os três objectivos estratégicos mais importantes das operações da empresa. No que diz respeito às equipas de projeto, estas realizam frequentemente projectos para os quais não vêem o contexto ou o objetivo empresarial mais amplo. No entanto, é sabido que as pessoas estão dispostas a fazer muito mais esforços e a empenhar-se mais quando compreendem claramente o significado do que estão a fazer. O sistema dedicado de gestão de projectos e portfólios, FlexiProject, responde a esta necessidade oferecendo um módulo integrado que liga os objectivos estratégicos da empresa a projectos e potenciais ideias de projectos. Quando uma equipa de projeto vê que está a participar na execução da estratégia da empresa e que o seu trabalho é importante para essa estratégia, aumenta significativamente a probabilidade de se esforçar mais porque sabe que faz parte de algo importante.

Problema 2: Retrabalho ou alterações frequentes a trabalhos já concluídos

Um problema comum para as equipas de projeto é iniciar um projeto sem criar um plano sólido. Quando os objectivos comerciais, o âmbito esperado ou os resultados do projeto não estão bem definidos, surgem frequentemente mal-entendidos durante a sua execução. Por exemplo, a equipa pode estar a meio do projeto quando o patrocinador diz que a sua visão dos resultados do projeto é diferente da que tem atualmente. Nada desmotiva mais do que perceber que muito do trabalho feito é desnecessário e deve ser refeito simplesmente porque não foi feito um esforço suficiente no início para definir o projeto corretamente. FlexiProject tem um sistema de Cartão de Projeto integrado que assegura que o projeto está bem definido antes de ser lançado. O Cartão de Projeto preenchido é sistematicamente aprovado. Quaisquer alterações ao Cartão de Projeto são controladas e requerem as autorizações adequadas. O sistema permite o regresso a qualquer Cartão de Projeto histórico quando necessário. Esta abordagem estruturada, imposta pelo sistema, traz ordem e, como é sabido, os empregados trabalham mais eficientemente numa empresa organizada, em vez de numa empresa caótica.

Problema 3: Troca de informações no seio da equipa de projeto

Por vezes, ocorrem situações frustrantes quando a execução de uma tarefa depende da conclusão de uma tarefa anterior. Isto resulta em casos em que uma pessoa dedicada perde tempo à espera que a tarefa anterior esteja concluída antes de iniciar a sua e não sabe que a tarefa anterior foi concluída, pois não recebeu essa informação. O sistema FlexiProject mostra claramente as dependências entre as tarefas, o seu estado e permite enviar um e-mail ao proprietário da tarefa informando-o de que já pode começar a trabalhar na sua tarefa porque a tarefa anterior acabou de ser concluída.

Problema 4: Má comunicação entre a equipa de projeto e a direção da empresa

Por vezes, as equipas de projeto sentem-se desmotivadas por considerarem que o seu trabalho não é suficientemente importante devido à falta de atenção por parte da gestão da empresa ou do conselho de administração. Para resolver este problema, FlexiProject desenvolveu a funcionalidade“Automated Project Reviews“, que fornece uma excelente plataforma para uma comunicação automatizada e eficaz entre as equipas de projeto e a gestão da empresa.

Problema 5: Sobrecarga desmotivante do trabalho das equipas de projeto

Muitas vezes, os membros da equipa do projeto têm de fazer horas extraordinárias para obterem os resultados esperados. As razões para esta situação podem variar, mas é frequentemente o resultado de um mau planeamento na atribuição de recursos aos projectos. Normalmente, os gestores de projectos querem ter os melhores colaboradores nas suas equipas, o que significa que diferentes projectos competem pelos mesmos talentos. Se esses indivíduos altamente qualificados estiverem envolvidos em demasiados projectos sem o devido controlo e sensibilização, correm certamente o risco de ficar desmotivados a longo prazo. Para minimizar estas situações, o FlexiProject inclui um módulo de recursos de projeto que mostra o envolvimento global de um determinado funcionário em todos os projectos em que está envolvido. Com este conhecimento, é possível planear a distribuição dos recursos humanos de forma muito mais eficiente.

Acima, descrevi cinco dos que considero serem os problemas de gestão de projectos mais significativos que podem ser amplamente resolvidos através da implementação do sistema de gestão de projectos dedicado FlexiProject, que apoia de forma abrangente as operações da equipa de projeto e fornece soluções para uma comunicação eficaz.