Hatékonyság és motiváció

Hogyan növeli egy professzionális projektmenedzsment rendszer a projektcsapatok termelékenységét, elkötelezettségét és motivációját?

Számos tanulmány bizonyítja, hogy a szervezetekben dolgozó sok munkavállaló jelenleg demotiváltnak és túlhajszoltnak érzi magát. Bizonyára igaz, hogy már csak a túlterheltség is gyakran vezet a motiváció csökkenéséhez. Természetesen egy munkáltató nem tud olyan munkakörülményeket teremteni, ahol minden munkavállaló egyszerre „boldog”, de sokat tehet a munkával való elégedettség javításáért. Ebben a cikkben olyan területek azonosítására összpontosítunk, ahol a teljesítmény javításával jelentősen növelhető az elkötelezettség és a motiváció a projektcsapatokban. Az alábbiakban néhány példát mutatunk be a problémákra, és javaslatokat teszünk arra, hogyan lehet ezeket nagyrészt megoldani a projekt- és projektportfólió-menedzsmentet támogató, dedikált informatikai rendszer bevezetésével.

1. probléma: A munkavállalók nem látják munkájuk tágabb összefüggéseit.

Egy nyugati vállalatok körében végzett tanulmány szerint a munkavállalók legalább 58%-a nem tudja megnevezni a vállalat működésének három legfontosabb stratégiai célját. Ami a projektcsapatokat illeti, gyakran olyan projekteket hajtanak végre, amelyeknek nem látják a tágabb üzleti kontextusát vagy célját. Pedig köztudott, hogy az emberek sokkal nagyobb erőfeszítésre és elkötelezettségre hajlandóak, ha világosan értik annak értelmét, amit csinálnak. A dedikált projekt- és portfóliókezelő rendszer, a FlexiProject, ezt az igényt egy olyan beépített modullal elégíti ki, amely összekapcsolja a vállalat stratégiai céljait a projektekkel és a potenciális projektötletekkel. Amikor a projektcsapat látja, hogy részt vesz a vállalat stratégiájának végrehajtásában, és hogy munkájuk fontos e stratégia szempontjából, jelentősen megnő a valószínűsége annak, hogy keményebben fognak törekedni, mert tudják, hogy valami fontosnak a részesei.

Probléma 2: A már elkészült munka átdolgozása vagy gyakori változtatásai

A projektcsapatok gyakori problémája, hogy a projektet szilárd terv nélkül kezdik el. Ha a projekt üzleti céljai, várható terjedelme vagy eredményei nincsenek jól meghatározva, a végrehajtás során gyakran félreértések merülnek fel. Előfordulhat például, hogy a csapat már a projekt felénél tart, amikor a szponzor azt mondja, hogy a projekt eredményeiről alkotott elképzelése eltér attól, amit jelenleg lát. Semmi sem demotivál jobban, mint rájönni, hogy az elvégzett munka nagy része felesleges, és újra kell csinálni, egyszerűen azért, mert a projekt megfelelő definiálására az elején nem tettek elegendő erőfeszítést. A FlexiProject beépített projektkártya-rendszerrel rendelkezik, amely biztosítja, hogy a projektet jól definiálják, mielőtt elindítják. A kitöltött Projektkártya rendszerszerűen jóváhagyásra kerül. A Projektkártya bármilyen módosítása ellenőrzött, és megfelelő engedélyeket igényel. A rendszer lehetővé teszi, hogy szükség esetén visszatérjen bármely korábbi Projektkártyához. Ez a rendszer által kikényszerített strukturált megközelítés rendet teremt, és mint köztudott, az alkalmazottak hatékonyabban dolgoznak egy szervezett, mint egy kaotikus vállalatnál.

3. probléma: Információcsere a projektcsoporton belül

Néha frusztráló helyzetek adódnak, amikor egy feladat végrehajtása egy előző feladat befejezésétől függ. Ez olyan eseteket eredményez, amikor az elkötelezett személy időt pazarol arra, hogy a saját feladatának megkezdése előtt megvárja a korábbi feladat befejezését, és nem tud arról, hogy az előző feladat befejeződött, mivel nem kapta meg ezt az információt. A FlexiProject rendszer világosan mutatja a feladatok közötti függőségeket, azok állapotát, és lehetővé teszi, hogy a feladat tulajdonosának e-mailt küldjön arról, hogy most már elkezdheti a saját feladatán való munkát, mivel az előző feladat éppen most fejeződött be.

4. probléma: Rossz kommunikáció a projektcsapat és a vállalatvezetés között

Néha a projektcsapatok demotiváltnak érzik magukat, mert úgy gondolják, hogy munkájuk nem elég fontos, mert a vállalatvezetés vagy az igazgatótanács nem fordít rájuk kellő figyelmet. Ennek kezelésére a FlexiProject kifejlesztette az„Automatizált projektértékelések” funkciót, amely kiváló platformot biztosít a projektcsapatok és a vállalatvezetés közötti automatizált és hatékony kommunikációhoz.

5. probléma: A projektcsapatok munkájának demotiváló túlterheltsége

Gyakran előfordul, hogy a projektcsapat tagjainak túlórázniuk kell, hogy elérjék a várt eredményeket. Ennek a helyzetnek az okai eltérőek lehetnek, de gyakran a projektek erőforrás-elosztásának rossz tervezéséből adódik. A projektvezetők általában a legjobb munkatársakat akarják a csapataikban, ami azt jelenti, hogy a különböző projektek versenyeznek ugyanazért a csúcstehetségért. Ha az ilyen magasan képzett egyének túl sok projektben vesznek részt megfelelő ellenőrzés és tudatosság nélkül, akkor minden bizonnyal fennáll a veszélye annak, hogy hosszú távon demotiválódnak. Az ilyen helyzetek minimalizálása érdekében a FlexiProject tartalmaz egy projekterőforrás-modult, amely megmutatja egy adott alkalmazott általános elkötelezettségét az összes projektben, amelyben részt vesz. Ezzel a tudatossággal sokkal hatékonyabban tervezhető az emberi erőforrások elosztása.

A fentiekben felvázoltam öt, véleményem szerint legjelentősebb projektmenedzsment-problémát, amelyek nagyrészt megoldhatók a FlexiProject dedikált projektmenedzsment-rendszer bevezetésével, amely átfogóan támogatja a projektcsapatok működését, és megoldásokat kínál a hatékony kommunikációhoz.