Efficacité et motivation

Comment un système de gestion de projet professionnel augmente-t-il la productivité, l'engagement et la motivation des équipes de projet ?

De nombreuses études montrent que de nombreux employés travaillant dans des organisations se sentent actuellement démotivés et surchargés de travail. Il est vrai que le simple fait d’être surchargé de travail entraîne souvent une baisse de la motivation. Bien sûr, un employeur ne peut pas créer des conditions de travail où tous les employés sont simultanément « heureux », mais il peut faire beaucoup pour améliorer la satisfaction au travail. Dans cet article, nous nous attacherons à identifier les domaines dans lesquels l’amélioration des performances peut accroître de manière significative l’engagement et la motivation des équipes de projet. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de problèmes et des suggestions sur la manière dont ils peuvent être en grande partie résolus par la mise en œuvre d’un système informatique dédié à la gestion de projets et de portefeuilles de projets.

Problème 1 : Les employés ne voient pas le contexte plus large de leur travail

Une étude menée dans des entreprises occidentales a montré qu’au moins 58 % des employés sont incapables de citer les trois objectifs stratégiques les plus importants des activités de l’entreprise. Quant aux équipes de projet, elles mènent souvent des projets dont elles ne voient pas le contexte ou l’objectif plus large de l’entreprise. Pourtant, il est bien connu que les gens sont prêts à fournir beaucoup plus d’efforts et à s’engager davantage lorsqu’ils comprennent clairement le sens de ce qu’ils font. Le système de gestion de projets et de portefeuilles, FlexiProject, répond à ce besoin en offrant un module intégré qui relie les objectifs stratégiques de l’entreprise aux projets et aux idées de projets potentiels. Lorsqu’une équipe de projet voit qu’elle participe à l’exécution de la stratégie de l’entreprise et que son travail est important pour cette stratégie, il y a plus de chances qu’elle s’efforce davantage parce qu’elle sait qu’elle fait partie de quelque chose d’important.

Problème 2 : Retravail ou modifications fréquentes d'un travail déjà achevé

Les équipes de projet ont souvent du mal à démarrer un projet sans avoir élaboré un plan solide. Lorsque les objectifs commerciaux, la portée prévue ou les résultats attendus du projet ne sont pas bien définis, des malentendus surviennent souvent au cours de l’exécution du projet. Par exemple, l’équipe peut être à mi-chemin du projet lorsque le commanditaire déclare que sa vision des résultats du projet diffère de celle qu’il a actuellement. Rien n’est plus démotivant que de se rendre compte qu’une grande partie du travail effectué n’est pas nécessaire et doit être refait simplement parce que l’on n’a pas fait assez d’efforts au début pour définir correctement le projet. FlexiProject dispose d’un système intégré de fiches de projet qui garantit que le projet est bien défini avant d’être lancé. La fiche de projet remplie est systématiquement approuvée. Toute modification de la fiche de projet est contrôlée et doit faire l’objet d’une autorisation appropriée. Le système permet de revenir à n’importe quelle fiche de projet historique en cas de besoin. Cette approche structurée, mise en œuvre par le système, apporte de l’ordre et, comme chacun sait, les employés travaillent plus efficacement dans une entreprise organisée que dans une entreprise chaotique.

Problème 3 : Échange d'informations au sein de l'équipe de projet

Des situations frustrantes se produisent parfois lorsque l’exécution d’une tâche dépend de l’achèvement d’une tâche précédente. Il arrive alors qu’une personne dévouée perde du temps à attendre que la tâche précédente soit achevée avant de commencer la sienne et qu’elle ne sache pas que la tâche précédente a été achevée, car elle n’a pas reçu cette information. Le système FlexiProject montre clairement les dépendances entre les tâches, leur statut, et permet d’envoyer un courriel au propriétaire de la tâche pour l’informer qu’il peut maintenant commencer à travailler sur sa tâche parce que la tâche précédente vient d’être achevée.

Problème 4 : Mauvaise communication entre l'équipe de projet et la direction de l'entreprise

Parfois, les équipes de projet se sentent démotivées parce qu’elles pensent que leur travail n’est pas suffisamment important en raison du manque d’attention de la part de la direction de l’entreprise ou du conseil d’administration. Pour remédier à ce problème, FlexiProject a développé la fonctionnalité« Automated Project Reviews« , qui constitue une excellente plate-forme pour une communication automatisée et efficace entre les équipes de projet et la direction de l’entreprise.

Problème 5 : Surcharge de travail démotivante pour les équipes de projet

Souvent, les membres de l’équipe de projet doivent faire des heures supplémentaires pour obtenir les résultats escomptés. Les raisons de cette situation peuvent varier, mais elle est souvent le résultat d’une mauvaise planification de l’allocation des ressources pour les projets. Les chefs de projet souhaitent généralement intégrer les meilleurs employés dans leurs équipes, ce qui signifie que les différents projets sont en concurrence pour les mêmes talents. Si ces personnes hautement qualifiées sont impliquées dans un trop grand nombre de projets sans contrôle ni sensibilisation appropriés, elles risquent certainement d’être démotivées à long terme. Pour minimiser de telles situations, FlexiProject comprend un module de ressources de projet qui montre l’engagement global d’un employé donné dans tous les projets dans lesquels il est impliqué. Grâce à cette connaissance, il est possible de planifier la répartition des ressources humaines de manière beaucoup plus efficace.

J’ai décrit ci-dessus cinq des problèmes de gestion de projet les plus importants qui peuvent être résolus en grande partie par la mise en œuvre du système de gestion de projet dédié FlexiProject, qui soutient de manière complète les opérations de l’équipe de projet et fournit des solutions pour une communication efficace.