Effizienz & Motivation

Wie kann ein professionelles Projektmanagementsystem die Produktivität, das Engagement und die Motivation von Projektteams steigern?

Es gibt zahlreiche Studien, die zeigen, dass sich viele Mitarbeiter in Unternehmen derzeit demotiviert und überlastet fühlen. Es ist sicherlich richtig, dass die Überlastung oft zu einem Rückgang der Motivation führt. Natürlich kann ein Arbeitgeber keine Arbeitsbedingungen schaffen, bei denen alle Mitarbeiter gleichzeitig „glücklich“ sind, aber er kann eine Menge tun, um die Arbeitszufriedenheit zu verbessern. In diesem Artikel werden wir uns darauf konzentrieren, Bereiche zu identifizieren, in denen eine Verbesserung der Leistung das Engagement und die Motivation in Projektteams erheblich steigern kann. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Probleme und Vorschläge, wie sie durch die Einführung eines speziellen IT-Systems zur Unterstützung des Projekt- und Projektportfoliomanagements weitgehend gelöst werden können.

Problem 1: Die Mitarbeiter sehen nicht den größeren Zusammenhang ihrer Arbeit

Eine in westlichen Unternehmen durchgeführte Studie ergab, dass mindestens 58% der Mitarbeiter nicht in der Lage sind, die drei wichtigsten strategischen Ziele des Unternehmens zu nennen. Wenn es um Projektteams geht, führen diese oft Projekte durch, für die sie den breiteren geschäftlichen Kontext oder Zweck nicht sehen. Es ist jedoch allgemein bekannt, dass Menschen bereit sind, sich viel mehr anzustrengen und sich zu engagieren, wenn sie den Sinn ihrer Arbeit klar verstehen. Das spezielle Projekt- und Portfoliomanagementsystem FlexiProject trägt diesem Bedarf Rechnung, indem es ein integriertes Modul bietet, das die strategischen Ziele des Unternehmens mit Projekten und potenziellen Projektideen verknüpft. Wenn ein Projektteam sieht, dass es an der Umsetzung der Unternehmensstrategie beteiligt ist und dass seine Arbeit für diese Strategie wichtig ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass es sich mehr anstrengt, weil es weiß, dass es Teil von etwas Wichtigem ist.

Problem 2: Nacharbeit oder häufige Änderungen an bereits abgeschlossenen Arbeiten

Ein häufiges Problem für Projektteams ist es, ein Projekt zu beginnen, ohne einen soliden Plan zu erstellen. Wenn die Geschäftsziele, der erwartete Umfang oder die Ergebnisse des Projekts nicht genau definiert sind, kommt es während der Ausführung häufig zu Missverständnissen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass das Team nach der Hälfte des Projekts feststellt, dass der Sponsor eine andere Vorstellung von den Projektergebnissen hat als das, was er gerade sieht. Nichts demotiviert mehr als die Erkenntnis, dass ein Großteil der geleisteten Arbeit unnötig ist und neu gemacht werden muss, nur weil zu Beginn nicht genügend Anstrengungen unternommen wurden, um das Projekt richtig zu definieren. FlexiProject verfügt über ein integriertes Projektkartensystem, das sicherstellt, dass das Projekt vor seinem Start gut definiert ist. Die ausgefüllte Projektkarte wird systematisch genehmigt. Alle Änderungen an der Projektkarte werden kontrolliert und bedürfen einer ordnungsgemäßen Autorisierung. Das System ermöglicht bei Bedarf die Rückkehr zu einer früheren Projektkarte. Diese strukturierte Herangehensweise, die durch das System erzwungen wird, sorgt für Ordnung, und bekanntlich arbeiten Mitarbeiter in einem organisierten Unternehmen effizienter als in einem chaotischen.

Problem 3: Informationsaustausch innerhalb des Projektteams

Manchmal kommt es zu frustrierenden Situationen, wenn die Ausführung einer Aufgabe von der Fertigstellung einer früheren Aufgabe abhängt. Dies führt zu Fällen, in denen eine engagierte Person Zeit damit verschwendet, auf den Abschluss der früheren Aufgabe zu warten, bevor sie ihre eigene Aufgabe beginnt, und nicht weiß, dass die frühere Aufgabe abgeschlossen wurde, da sie diese Information nicht erhalten hat. Das System FlexiProject zeigt deutlich die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und ihren Status an und ermöglicht es, dem Aufgabenbesitzer eine E-Mail zu senden, dass er jetzt mit der Arbeit an seiner Aufgabe beginnen kann, da die vorherige Aufgabe gerade abgeschlossen wurde.

Problem 4: Schlechte Kommunikation zwischen dem Projektteam und der Unternehmensleitung

Manchmal fühlen sich Projektteams demotiviert, weil sie glauben, dass ihre Arbeit nicht wichtig genug ist, weil die Unternehmensleitung oder der Vorstand ihr nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat FlexiProject die Funktion„Automatisierte Projektbesprechungen“ entwickelt, die eine hervorragende Plattform für die automatisierte und effektive Kommunikation zwischen Projektteams und Unternehmensleitung bietet.

Problem 5: Demotivierende Überlastung der Projektteams

Oft müssen die Mitglieder eines Projektteams Überstunden machen, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Die Gründe für diese Situation können unterschiedlich sein, aber oft ist sie das Ergebnis einer schlechten Planung bei der Ressourcenzuweisung für Projekte. Projektmanager wollen in der Regel die besten Mitarbeiter in ihren Teams haben, was bedeutet, dass verschiedene Projekte um dieselben Spitzenkräfte konkurrieren. Wenn solche hochqualifizierten Mitarbeiter in zu viele Projekte involviert sind, ohne dass sie angemessen kontrolliert werden, besteht die Gefahr, dass sie auf lange Sicht demotiviert werden. Um solche Situationen zu minimieren, enthält FlexiProject ein Projektressourcenmodul, das das Gesamtengagement eines bestimmten Mitarbeiters für alle Projekte, an denen er beteiligt ist, anzeigt. Mit diesem Wissen ist es möglich, die Verteilung der Personalressourcen viel effizienter zu planen.

Oben habe ich fünf der meiner Meinung nach wichtigsten Projektmanagement-Probleme skizziert, die durch die Implementierung des speziellen Projektmanagement-Systems FlexiProject weitgehend gelöst werden können. Das System unterstützt die Arbeit von Projektteams umfassend und bietet Lösungen für eine effektive Kommunikation.