Eficiência e motivação

O que é a análise GAP? Como a realizas e porque é que é essencial?

Ao contrário do que se pensa, um dos maiores desafios na gestão de projectos não é a falta de objectivos, mas sim a falta de clareza quanto à razão pela qual – apesar de uma estratégia planeada e de planos aprovados – os resultados não são os esperados. Se te questionas sobre o que está exatamente a impedir a concretização destes objectivos, a análise GAP é a ferramenta perfeita para organizar o teu pensamento e traduzir a tua estratégia em acções reais. Toca a começar!

Neste artigo, vais aprender: O que é a análise GAP e o que identifica. Como determinar o estado atual (As-Is) e o estado desejado (To-Be). Como comparar Estados para encontrar lacunas e as suas causas. Passos para planear acções corretivas e soluções. Porque é que a análise GAP é essencial para compreender os processos e melhorar os resultados.

O que é a análise GAP e o que identifica?

Embora muitas organizações e projectos tenham objectivos claramente definidos, os resultados diferem frequentemente dos pressupostos. Em vez de leres as folhas de chá, podes facilmente verificar a que distância estás de onde queres estar. A chave para o sucesso é a Análise de Lacunas. O que é a análise de GAP? A análise de GAP envolve a comparação do estado atual com o que é considerado o estado desejado. O seu objetivo é identificar as diferenças – as chamadas lacunas – que impedem a obtenção de resultados. De um ponto de vista prático, isto significa olhar para os processos, resultados, Recursos e competências e depois identificar as áreas que precisam de ser melhoradas. Tudo isto é feito para responder a três questões-chave:

1. Onde estás agora, ou seja, qual é o teu nível atual de resultados, processos ou competências?
2. Onde queres estar, ou seja, qual é o nível esperado nesta área?
3. O que é que se interpõe no caminho, ou seja, o que é que está a causar a discrepância entre estes dois estados?

Na prática, a análise GAP é utilizada para identificar lacunas – ou seja, diferenças entre a forma como uma organização ou projeto funciona atualmente e como deveria funcionar para atingir eficazmente os seus objectivos. No entanto, vale a pena lembrar que a análise das lacunas organizacionais não se centra na avaliação, mas sim na compreensão – onde estão as lacunas e porque impedem a realização dos objectivos. Pode ser aplicada tanto à escala de toda a empresa como em relação a um único projeto ou processo.

Isto faz com que a análise GAP seja ideal para vendas, finanças, RH, TI e gestão de projectos. O melhor de tudo é que pode fazer maravilhas tanto a nível operacional, perto do trabalho quotidiano, como a nível estratégico, quando olha para o futuro.

Principais etapas da análise de GAP

Embora a análise GAP possa parecer complicada, a sua lógica é surpreendentemente simples. Trata-se de compreender porque é que um determinado problema volta sempre como um boomerang, apesar de os objectivos serem conhecidos e as acções estarem – em teoria – planeadas.

Como efetuar uma análise GAP? O primeiro passo é observar como os processos funcionam e quais os resultados que produzem. Depois, define simplesmente os objectivos que a organização pretende alcançar. Depois de comparar estas duas imagens, torna-se claro o que falta e que acções podem ajudar a colmatar a lacuna.

Passo 1. Determina o estado atual

Começa por analisar de forma realista o modo como a organização funciona aqui e agora. Analisa o aspeto dos processos e os resultados que produzem. Pensa onde surgem as dificuldades, os atrasos ou as ineficiências. O mapeamento de processos pode ser útil neste caso, uma vez que te permite ver todo o curso das actividades passo a passo e identificar rapidamente as áreas onde algo está bloqueado ou desnecessariamente complicado. Nesta fase, vale a pena baseares-te em dados e observações em vez de suposições. Além disso, lembra-te que quanto melhor descreveres o estado atual, mais fácil será identificar lacunas específicas.

Passo 2. Define o estado desejado

Está na altura de determinar a direção que a organização está a seguir. Para tal, é necessário definir claramente os objectivos, que devem ser compreensíveis e mensuráveis. O estado desejado deve ser ambicioso, mas também realista. Não te esqueças de considerar os Recursos disponíveis, as competências e as restrições organizacionais. Um objetivo bem definido é aquele que não deixa dúvidas sobre o que consideras ser o sucesso.

Passo 3. Compara os dois estados e identifica a lacuna

Depois de conheceres o estado atual e o estado pretendido, está na altura de ires ao cerne da análise das lacunas. Ao comparar as duas perspectivas, verás rapidamente onde estão as diferenças e qual a dimensão da lacuna que precisa de ser colmatada. Não tenhas medo de chamar as coisas pelos nomes. Identifica claramente o que está a faltar: recursos, competências, ferramentas, tempo ou talvez processos consistentes? Quanto mais precisamente descreveres a lacuna, mais fácil será planear acções significativas.

Passo 4. Corrige o que não está a funcionar

A identificação das lacunas de competências e a resolução de outros défices é apenas metade da batalha. É igualmente importante compreender a sua origem. Será que o problema se deve à falta de competências relevantes? Ou é causado por um processo ineficaz ou por funções e responsabilidades pouco claras? Uma vez conhecidas as causas, é altura de começar a procurar soluções. Não te limites a uma só opção de imediato. Afinal de contas, nem todas as soluções, mesmo que pareçam razoáveis, serão rentáveis ou exequíveis. Compara as opções disponíveis em termos de vantagens, custos, Riscos e efeitos potenciais. Lembra-te que a análise de GAP só faz sentido se conduzir a decisões concretas e a mudanças reais, e não apenas a números bonitos no papel.

Nesta fase, um sistema de gestão de projectos devidamente selecionado pode dar um grande apoio na organização das tuas actividades. Permite-te traduzir facilmente as conclusões da análise em Atividades e responsabilidades específicas.

Estado atual (As-Is) vs. Estado desejado (To-Be)

O cerne da análise GAP é comparar o estado atual (As-Is) com o estado desejado (To-Be). O primeiro mostra claramente como é a realidade: como as equipas trabalham, quais são os resultados, onde ocorrem os estrangulamentos, o que funciona bem e o que tem dificuldades em funcionar. O estado desejado, por outro lado, é uma visão do futuro, mas não um sonho impossível. Um estado desejado bem descrito é específico, mensurável, realista e tem um prazo determinado. Quando comparas os dois estados lado a lado, a lacuna deixa de ser abstrata e assume uma dimensão muito concreta, por exemplo, a falta de competência numa determinada área.

GAP Analysis na prática - aplicação em projectos e processos

Quando se trata de projectos, a análise GAP é frequentemente utilizada para avaliar a eficácia das actividades realizadas. Além disso, permite-te identificar os obstáculos que atrasam o progresso. Na prática, pode aplicar-se tanto a resultados quantitativos como qualitativos, tais como:

• tempo de conclusão
• desempenho do tempo do projeto
• qualidade dos resultados obtidos

Além disso, a análise GAP pode ser utilizada com sucesso para comparar processos implementados em diferentes partes de uma organização. É também um excelente ponto de partida para comparar as tuas próprias soluções com as que funcionam para os teus concorrentes. Nestas situações, a modelação de processos empresariais ajuda a “mapear” a forma como a organização funciona e a ver a preto e branco quais os elementos que realmente a aproximam do seu objetivo e quais os que apenas aumentam a carga de trabalho.

Porque é que a análise GAP é essencial? Da Estratégia à Implementação

Estás a perguntar-te qual é a importância da análise de lacunas na prática? Uma das maiores vantagens da análise de lacunas é o facto de organizar eficazmente o pensamento, indicando claramente o que tem de ser melhorado e por onde começar. Tudo isto é feito para te ajudar a passar sem problemas de suposições gerais e planos ambiciosos para decisões e acções específicas. Isto facilita a compreensão do funcionamento diário da organização e a identificação das fontes de problemas. Muitas vezes, não se trata de falta de empenhamento ou de ambição, mas de processos pouco claros ou de falta de recursos.

Porque é que esta ferramenta é tão valorizada? Em primeiro lugar, permite-te compreender melhor a organização, em vez de te baseares apenas na intuição. Em segundo lugar, facilita o planeamento de projectos com base em factos. Em terceiro lugar, ajuda a aumentar a eficiência, eliminando barreiras reais. Mas não é tudo! A análise GAP também te permite identificar problemas antes de se transformarem em desastres, reduzindo assim o risco.