O que é uma Carta de Projeto e como a preparar? [EXAMPLE]
Quando decidimos escolher uma empresa para lançar outro projeto, queremos saber com a maior precisão possível o que estamos a decidir. Descrever o âmbito do projeto, o seu objetivo, as etapas, o caso de negócio, a duração estimada do projeto ou o orçamento são apenas alguns dos elementos de uma Carta de Projeto bem construída.
Principais conclusões:
- O que é uma Carta de Projeto e qual o seu papel na gestão de projectos,
- Que elementos deve conter uma Carta de Projeto bem elaborada,
- Como a Carta do Projeto apoia a comunicação dentro da equipa e a gestão da mudança,
- Como é a estrutura de uma Carta de Projeto, utilizando o sistema FlexiProject como exemplo,
- Quem deve preencher a Carta do Projeto e como deve ser o processo de criação da mesma,
- Porque é que uma Carta de Projeto bem preparada aumenta as hipóteses de sucesso do projeto.
Para que serve a carta de projeto?
A aplicação prática da Carta de Projeto não se limita ao momento em que é tomada a decisão de lançar um projeto. Aqueles que elaboram a Carta de Projeto levam a cabo um processo de reflexão estruturado. Permite que o projeto seja bem concebido, o que reduzirá consideravelmente a subavaliação e a ambiguidade durante a execução do projeto. Um objetivo importante da Carta de Projeto é também a comunicação eficaz entre a equipa do projeto e a direção da empresa. Se, no decurso do projeto, o business case se alterar ou se formos obrigados a modificar o âmbito do projeto ou os objectivos estratégicos a atingir, vale a pena registar esse facto modificando a Carta do Projeto. Se arquivarmos cada Project Charter quando ocorrem alterações significativas no projeto, podemos sempre voltar atrás na história e compreender como o projeto mudou desde o seu lançamento. O Project Charter é normalmente criado antes da constituição da equipa do projeto. Todos os membros da equipa do projeto devem estar familiarizados com a Carta do Projeto. Também deve ser discutido em pormenor na reunião de arranque, para que a equipa compreenda bem as expectativas definidas para o projeto e a forma de abordar a sua implementação.
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O que deve conter uma Carta de Projeto?
Ao discutir o que deve conter um exemplo de Cartão de Projeto, utilizarei o Cartão que foi incluído no sistema FlexiProject. Se quiseres criar o teu próprio cartão de projeto, o cartão aqui apresentado pode servir como um modelo de cartão de projeto. Como podes ver na imagem abaixo, os Cartões de Projeto estão, na maioria das vezes, divididos em várias secções distintas. No exemplo abaixo, a primeira secção chama-se “Informação”. Contém campos relacionados com as funções do projeto, o número do projeto, a categoria do projeto, a afiliação à carteira de projectos ou a duração estimada do projeto. Também visível à direita está um gráfico que mostra o quão atrativo é o projeto em termos do valor que a sua implementação trará à organização. Os pontos no gráfico de atratividade são desenhados automaticamente porque o FlexiProject tem um módulo incorporado para avaliar a atratividade de um projeto.
A secção seguinte é a secção sobre o objetivo, o âmbito e o caso de negócio do projeto, que em FlexiProject se chama “Descrição do Projeto”. A figura abaixo mostra também as secções “Benefícios” e “Marcos”. É importante notar que os marcos nesta Folha são desenhados automaticamente quando os colocamos no calendário do projeto. O Cartão de Projeto completo (tal como o mostrado nas ilustrações apresentadas) é para um projeto que foi desenvolvido apenas para demonstrar o exemplo e as capacidades do sistema.
Quem deve preencher a Carta do Projeto?
Na prática, nas organizações, o processo de lançamento de um novo projeto é muitas vezes semelhante a este. Em primeiro lugar, desenvolve-se uma Carta de Iniciativa (por vezes também designada por Carta de Ideia), na qual se descreve a ideia do projeto. Muitas vezes, a estrutura da Carta de Iniciativa e da Carta de Projeto é também muito semelhante. Uma vez aprovado o Cartão de Iniciativa, criamos o Cartão de Projeto, que simplesmente detalhamos. A Carta de Iniciativa é mais frequentemente preenchida pelo iniciador do projeto. Podem ser várias pessoas na organização. Antes de decidir lançar um projeto, a Carta de Iniciativa é frequentemente revista pelo Gabinete de Gestão de Projectos – se existir na empresa. Uma vez tomada a decisão de lançar o projeto e nomeado o Gestor de Projeto, a modificação da Carta de Projeto é deixada ao seu critério.
Maximizar o sucesso do projeto através de uma Carta de Projeto bem elaborada
A Carta do Projeto é uma parte muito importante da documentação do projeto. A Carta deve ser bem pensada. É uma ferramenta para tomar decisões. Estas, por sua vez, são tanto melhores quanto melhor for a informação disponível com base na qual a decisão é tomada. Além disso, é uma espécie de sinalização para a equipa do projeto, indicando o que é e como o projeto deve ser realizado.
