Eficacia y motivación

¿Cómo un sistema profesional de gestión de proyectos aumenta la productividad, el compromiso y la motivación de los equipos de proyecto?

Hay numerosos estudios que demuestran que muchos empleados que trabajan en organizaciones se sienten actualmente desmotivados y con exceso de trabajo. Es cierto que el mero hecho de estar sobrecargado de trabajo suele conducir a una disminución de la motivación. Por supuesto, un empresario no puede crear unas condiciones de trabajo en las que todos los empleados sean simultáneamente «felices», pero puede hacer mucho para mejorar la satisfacción laboral. En este artículo, nos centraremos en identificar las áreas en las que la mejora del rendimiento puede aumentar significativamente el compromiso y la motivación en los equipos de proyecto. A continuación se presentan algunos ejemplos de problemas y sugerencias sobre cómo pueden resolverse en gran medida mediante la implantación de un sistema informático dedicado que apoye la gestión de proyectos y carteras de proyectos.

Problema 1: Los empleados no ven el contexto más amplio de su trabajo

Un estudio realizado en empresas occidentales indicó que al menos el 58% de los empleados son incapaces de nombrar los tres objetivos estratégicos más importantes de las operaciones de la empresa. Cuando se trata de equipos de proyecto, a menudo llevan a cabo proyectos para los que no ven el contexto o el propósito empresarial más amplio. Sin embargo, es bien sabido que las personas están dispuestas a esforzarse y comprometerse mucho más cuando comprenden claramente el significado de lo que están haciendo. El sistema dedicado a la gestión de proyectos y carteras, FlexiProject, aborda esta necesidad ofreciendo un módulo integrado que vincula los objetivos estratégicos de la empresa con los proyectos y las ideas de proyectos potenciales. Cuando un equipo de proyecto ve que participa en la ejecución de la estrategia de la empresa y que su trabajo es importante para esta estrategia, aumenta significativamente la probabilidad de que se esfuerce más porque sabe que forma parte de algo importante.

Problema 2: Retrabajo o cambios frecuentes en el trabajo ya realizado

Un problema habitual de los equipos de proyecto es iniciar un proyecto sin crear un plan sólido. Cuando los objetivos empresariales, el alcance previsto o los resultados del proyecto no están bien definidos, suelen surgir malentendidos durante su ejecución. Por ejemplo, el equipo puede estar a mitad del proyecto cuando el patrocinador dice que su visión de los resultados del proyecto difiere de lo que está viendo actualmente. Nada desmotiva más que darse cuenta de que gran parte del trabajo realizado es innecesario y debe rehacerse simplemente porque no se hizo el esfuerzo suficiente al principio para definir el proyecto adecuadamente. FlexiProject tiene incorporado un sistema de Tarjeta de Proyecto que garantiza que el proyecto esté bien definido antes de su lanzamiento. La Ficha de Proyecto cumplimentada se aprueba sistemáticamente. Cualquier cambio en la Ficha de Proyecto se controla y requiere las autorizaciones adecuadas. El sistema permite volver a cualquier Ficha de Proyecto histórica cuando sea necesario. Este enfoque estructurado, impuesto por el sistema, pone orden, y como es bien sabido, los empleados trabajan con más eficacia en una empresa organizada, en lugar de en una caótica.

Problema 3: Intercambio de información dentro del equipo del proyecto

A veces se producen situaciones frustrantes cuando la ejecución de una tarea depende de la finalización de otra anterior. Esto da lugar a casos en los que una persona dedicada pierde el tiempo esperando a que se complete la tarea anterior antes de empezar la suya y no es consciente de que la tarea anterior se ha completado, ya que no ha recibido esa información. El sistema FlexiProject muestra claramente las dependencias entre tareas, su estado, y permite enviar un correo electrónico al propietario de la tarea para informarle de que ya puede empezar a trabajar en su tarea porque la tarea anterior acaba de completarse.

Problema 4: Mala comunicación entre el equipo del proyecto y la dirección de la empresa

A veces, los equipos de proyecto se sienten desmotivados porque creen que su trabajo no es lo suficientemente importante debido a la falta de atención de la dirección de la empresa o del consejo de administración. Para solucionar esto, FlexiProject ha desarrollado la funcionalidad«Revisiones automatizadas de proyectos«, que proporciona una excelente plataforma para la comunicación automatizada y eficaz entre los equipos de proyecto y la dirección de la empresa.

Problema 5: Sobrecarga desmotivadora del trabajo de los equipos de proyecto

A menudo, los miembros de un equipo de proyecto tienen que trabajar horas extras para obtener los resultados esperados. Las razones de esta situación pueden variar, pero suele ser el resultado de una mala planificación en la asignación de recursos para los proyectos. Los jefes de proyecto suelen querer a los mejores empleados en sus equipos, lo que significa que los distintos proyectos compiten por los mismos talentos. Si esas personas altamente cualificadas participan en demasiados proyectos sin un control y una concienciación adecuados, sin duda corren el riesgo de desmotivarse a largo plazo. Para minimizar estas situaciones, FlexiProject incluye un módulo de recursos de proyectos que muestra el compromiso general de un empleado determinado en todos los proyectos en los que participa. Con este conocimiento, es posible planificar la distribución de los recursos humanos de forma mucho más eficiente.

Más arriba he esbozado cinco de los que, en mi opinión, son los problemas más significativos de la gestión de proyectos, que pueden resolverse en gran medida implantando el sistema dedicado a la gestión de proyectos FlexiProject, que apoya de forma integral las operaciones del equipo de proyecto y ofrece soluciones para una comunicación eficaz.