Efektivita a motivace

Jak profesionální systém řízení projektů zvyšuje produktivitu, angažovanost a motivaci projektových týmů?

Existuje řada studií, které ukazují, že mnoho zaměstnanců pracujících v organizacích se v současné době cítí demotivováno a přepracováno. Je jistě pravda, že právě přepracovanost často vede ke snížení motivace. Zaměstnavatel samozřejmě nemůže vytvořit pracovní podmínky, v nichž by byli všichni zaměstnanci současně „šťastní“, ale může udělat mnoho pro zlepšení spokojenosti s prací. V tomto článku se zaměříme na identifikaci oblastí, v nichž může zlepšení výkonu výrazně zvýšit angažovanost a motivaci v projektových týmech. Níže uvádíme několik příkladů problémů a návrhy, jak je lze do značné míry vyřešit zavedením specializovaného IT systému podporujícího řízení projektů a projektového portfolia.

Problém 1: Zaměstnanci nevidí širší souvislosti své práce

Jedna studie provedená v západních korporacích ukázala, že nejméně 58 % zaměstnanců není schopno vyjmenovat tři nejdůležitější strategické cíle činnosti firmy. Pokud jde o projektové týmy, často realizují projekty, u nichž nevidí širší souvislosti nebo účel podnikání. Přitom je známo, že lidé jsou ochotni vynaložit mnohem větší úsilí a angažovanost, pokud jasně chápou smysl toho, co dělají. Specializovaný systém pro správu projektů a portfolia, FlexiProject, řeší tuto potřebu tím, že nabízí vestavěný modul, který propojuje strategické cíle společnosti s projekty a potenciálními projektovými nápady. Když projektový tým vidí, že se podílí na realizaci strategie společnosti a že jeho práce je pro tuto strategii důležitá, výrazně to zvyšuje pravděpodobnost, že se bude snažit více, protože ví, že je součástí něčeho důležitého.

Problém 2: Přepracování nebo časté změny již dokončené práce

Častým problémem projektových týmů je zahájení projektu bez vytvoření pevného plánu. Nejsou-li dobře definovány obchodní cíle, očekávaný rozsah nebo výstupy projektu, dochází během jeho realizace často k nedorozuměním. Tým může být například v polovině projektu, když sponzor řekne, že jeho představa o výsledcích projektu se liší od toho, co právě vidí. Nic nedemotivuje více než zjištění, že velká část vykonané práce je zbytečná a musí se předělat jen proto, že na začátku nebylo vynaloženo dostatečné úsilí na správné definování projektu. FlexiProject má zabudovaný systém Project Card, který zajišťuje, že projekt je dobře definován ještě před jeho zahájením. Vyplněná Karta projektu je systémově schvalována. Jakékoli změny v Kartě projektu jsou kontrolovány a vyžadují příslušná oprávnění. Systém umožňuje v případě potřeby návrat k jakékoliv historické Kartě projektu. Tento strukturovaný přístup, vynucený systémem, vnáší řád, a jak je známo, zaměstnanci pracují efektivněji v organizované, nikoli chaotické společnosti.

Problém 3: Výměna informací v rámci projektového týmu

Někdy dochází k frustrujícím situacím, kdy provedení jednoho úkolu závisí na dokončení úkolu předchozího. To má za následek případy, kdy obětavá osoba ztrácí čas čekáním na dokončení předchozího úkolu před zahájením vlastního a neví, že předchozí úkol byl dokončen, protože tuto informaci nedostala. Systém FlexiProject přehledně zobrazuje závislosti mezi úkoly, jejich stav a umožňuje zaslat vlastníkovi úkolu e-mail, že nyní může začít pracovat na svém úkolu, protože předchozí úkol byl právě dokončen.

Problém 4: Špatná komunikace mezi projektovým týmem a vedením společnosti

Někdy se projektové týmy cítí demotivované, protože se domnívají, že jejich práce není dostatečně důležitá kvůli nedostatku pozornosti ze strany vedení společnosti nebo představenstva. Pro řešení tohoto problému byla na stránkách FlexiProject vyvinuta funkce„Automatizované revize projektů“, která poskytuje vynikající platformu pro automatizovanou a efektivní komunikaci mezi projektovými týmy a vedením společnosti.

Problém 5: Demotivující přetížení práce projektových týmů

Členové projektového týmu musí často pracovat přesčas, aby dosáhli očekávaných výsledků. Důvody této situace mohou být různé, ale často je to důsledek špatného plánování při přidělování zdrojů pro projekty. Projektoví manažeři obvykle chtějí mít ve svých týmech ty nejlepší zaměstnance, což znamená, že různé projekty soutěží o stejné špičkové talenty. Pokud jsou takto vysoce kvalifikovaní jedinci zapojeni do příliš mnoha projektů bez náležité kontroly a informovanosti, jistě jim hrozí dlouhodobá demotivace. Aby se takové situace minimalizovaly, obsahuje FlexiProject modul projektových zdrojů, který ukazuje celkové zapojení daného zaměstnance ve všech projektech, na nichž se podílí. Díky této informovanosti je možné mnohem efektivněji plánovat rozdělení lidských zdrojů.

Výše jsem uvedl pět podle mého názoru nejvýznamnějších problémů projektového řízení, které lze do značné míry vyřešit zavedením specializovaného systému pro řízení projektů FlexiProject, který komplexně podporuje činnost projektového týmu a poskytuje řešení pro efektivní komunikaci.