Efficienza e motivazione

In che modo un sistema professionale di gestione dei progetti aumenta la produttività, il coinvolgimento e la motivazione dei team di progetto?

Numerosi studi dimostrano che molti dipendenti delle organizzazioni si sentono demotivati e sovraccarichi di lavoro. È certamente vero che il solo fatto di essere sovraccarichi di lavoro spesso porta a una diminuzione della motivazione. Naturalmente, un datore di lavoro non può creare condizioni di lavoro in cui tutti i dipendenti siano contemporaneamente “felici”, ma può fare molto per migliorare la soddisfazione sul lavoro. In questo articolo ci concentreremo sull’identificazione delle aree in cui il miglioramento delle prestazioni può aumentare significativamente l’impegno e la motivazione nei team di progetto. Di seguito sono riportati alcuni esempi di problemi e suggerimenti su come risolverli in larga misura implementando un sistema informatico dedicato che supporti la gestione dei progetti e del portafoglio progetti.

Problema 1: i dipendenti non vedono il contesto più ampio del loro lavoro

Uno studio condotto in aziende occidentali ha indicato che almeno il 58% dei dipendenti non è in grado di indicare i tre obiettivi strategici più importanti dell’attività aziendale. Quando si tratta di team di progetto, spesso questi portano avanti progetti di cui non vedono il contesto o lo scopo aziendale più ampio. Tuttavia, è risaputo che le persone sono disposte a impegnarsi molto di più quando comprendono chiaramente il significato di ciò che stanno facendo. Il sistema di gestione dei progetti e dei portafogli, FlexiProject, risponde a questa esigenza offrendo un modulo integrato che collega gli obiettivi strategici dell’azienda con i progetti e le potenziali idee di progetto. Quando un team di progetto vede che sta partecipando all’esecuzione della strategia aziendale e che il suo lavoro è importante per questa strategia, aumenta notevolmente la probabilità che si impegni di più perché sa di far parte di qualcosa di importante.

Problema 2: rilavorazioni o modifiche frequenti a lavori già completati

Un problema comune ai team di progetto è quello di iniziare un progetto senza aver creato un piano solido. Quando gli obiettivi aziendali, l’ambito previsto o i risultati del progetto non sono ben definiti, spesso sorgono malintesi durante la sua esecuzione. Ad esempio, il team può trovarsi a metà del progetto quando lo sponsor dice che la sua visione dei risultati del progetto è diversa da quella che vede attualmente. Non c’è niente di più demotivante che rendersi conto che gran parte del lavoro svolto è inutile e deve essere rifatto semplicemente perché all’inizio non è stato fatto uno sforzo sufficiente per definire correttamente il progetto. FlexiProject ha un sistema di Project Card integrato che assicura che il progetto sia ben definito prima di essere avviato. La Scheda Progetto compilata viene approvata sistematicamente. Qualsiasi modifica alla scheda di progetto è controllata e richiede le dovute autorizzazioni. Il sistema consente di tornare a qualsiasi scheda di progetto storica quando necessario. Questo approccio strutturato, imposto dal sistema, porta ordine e, come è noto, i dipendenti lavorano in modo più efficiente in un’azienda organizzata piuttosto che caotica.

Problema 3: scambio di informazioni all'interno del team di progetto

A volte si verificano situazioni frustranti quando l’esecuzione di un compito dipende dal completamento di un compito precedente. Ciò comporta che una persona dedicata perda tempo ad aspettare il completamento dell’attività precedente prima di iniziare la propria e non sappia che l’attività precedente è stata completata, perché non ha ricevuto questa informazione. Il sistema FlexiProject mostra chiaramente le dipendenze tra le attività, il loro stato e consente di inviare un’e-mail al proprietario dell’attività per informarlo che può iniziare a lavorare sulla sua attività perché quella precedente è stata appena completata.

Problema 4: scarsa comunicazione tra il team di progetto e la direzione aziendale

A volte i team di progetto si sentono demotivati perché ritengono che il loro lavoro non sia sufficientemente importante a causa della mancanza di attenzione da parte della direzione aziendale o del consiglio di amministrazione. Per risolvere questo problema, FlexiProject ha sviluppato la funzionalità“Revisioni automatizzate dei progetti“, che fornisce un’eccellente piattaforma per una comunicazione automatizzata ed efficace tra i team di progetto e la direzione aziendale.

Problema 5: sovraccarico demotivante del lavoro dei team di progetto

Spesso i membri del team di progetto devono fare gli straordinari per ottenere i risultati attesi. Le ragioni di questa situazione possono essere diverse, ma spesso è il risultato di una cattiva pianificazione nell’allocazione delle risorse per i progetti. I project manager di solito vogliono i migliori dipendenti nei loro team, il che significa che diversi progetti competono per gli stessi talenti. Se queste persone altamente qualificate vengono coinvolte in un numero eccessivo di progetti senza un adeguato controllo e consapevolezza, rischiano sicuramente di essere demotivate a lungo termine. Per ridurre al minimo queste situazioni, FlexiProject include un modulo per le risorse di progetto che mostra l’impegno complessivo di un determinato dipendente in tutti i progetti in cui è coinvolto. Grazie a questa consapevolezza, è possibile pianificare la distribuzione delle risorse umane in modo molto più efficiente.

Qui sopra ho illustrato cinque di quelli che ritengo essere i problemi più significativi della gestione dei progetti, che possono essere ampiamente risolti implementando il sistema di gestione dei progetti dedicato FlexiProject, che supporta in modo completo le operazioni del team di progetto e fornisce soluzioni per una comunicazione efficace.