Cum poate un sistem profesional de management al proiectelor să crească productivitatea, implicarea și motivația echipelor de proiect?
Există numeroase studii care arată că mulți angajați care lucrează în organizații se simt în prezent demotivați și suprasolicitați. Este cu siguranță adevărat că simplul fapt de a fi suprasolicitat duce adesea la o scădere a motivației. Desigur, un angajator nu poate crea condiții de lucru în care toți angajații să fie simultan „fericiți”, dar poate face multe pentru a îmbunătăți satisfacția profesională. În acest articol, ne vom concentra pe identificarea domeniilor în care îmbunătățirea performanței poate crește semnificativ implicarea și motivația în echipele de proiect. Mai jos sunt prezentate câteva exemple de probleme și sugestii privind modul în care acestea pot fi rezolvate în mare măsură prin implementarea unui sistem IT dedicat care să susțină gestionarea proiectelor și a portofoliului de proiecte.
Problema 1: Angajații nu văd contextul mai larg al muncii lor
Un studiu efectuat în corporații occidentale a indicat că cel puțin 58% dintre angajați nu sunt capabili să numească cele mai importante trei obiective strategice ale operațiunilor companiei. Când vine vorba de echipele de proiect, acestea realizează adesea proiecte pentru care nu văd contextul sau scopul mai larg al afacerii. Cu toate acestea, este bine cunoscut faptul că oamenii sunt dispuși să depună mult mai mult efort și angajament atunci când înțeleg în mod clar semnificația a ceea ce fac. Sistemul dedicat de gestionare a proiectelor și portofoliilor, FlexiProject, răspunde acestei nevoi prin oferirea unui modul integrat care face legătura între obiectivele strategice ale companiei, proiectele și potențialele idei de proiecte. Atunci când o echipă de proiect vede că participă la executarea strategiei companiei și că munca lor este importantă pentru această strategie, crește semnificativ probabilitatea ca aceasta să depună mai multe eforturi, deoarece știe că face parte din ceva important.
Problema 2: Prelucrarea sau modificările frecvente ale lucrărilor deja finalizate
O problemă frecventă pentru echipele de proiect este începerea unui proiect fără a crea un plan solid. Atunci când obiectivele de afaceri, domeniul de aplicare preconizat sau rezultatele așteptate ale proiectului nu sunt bine definite, apar adesea neînțelegeri în timpul executării acestuia. De exemplu, echipa poate fi la jumătatea proiectului când sponsorul spune că viziunea sa asupra rezultatelor proiectului diferă de ceea ce vede în prezent. Nimic nu demotivează mai mult decât să realizezi că o mare parte din munca depusă este inutilă și trebuie refăcută pur și simplu pentru că nu s-a depus un efort suficient la început pentru a defini proiectul în mod corespunzător. FlexiProject are un sistem integrat de fișe de proiect care asigură că proiectul este bine definit înainte de a fi lansat. Fișa de proiect completată este aprobată în mod sistematic. Orice modificare a fișei de proiect este controlată și necesită autorizațiile corespunzătoare. Sistemul permite revenirea la orice fișă de proiect istorică atunci când este necesar. Această abordare structurată, impusă de sistem, aduce ordine și, după cum bine se știe, angajații lucrează mai eficient într-o companie organizată, mai degrabă decât într-o companie haotică.
![What is a Project Charter and how to prepare it? [EXAMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject-768x569.png)
Learn why preparing a Project Charter is crucial for successful project implementation.
Problema 3: Schimbul de informații în cadrul echipei de proiect
Uneori apar situații frustrante atunci când executarea unei sarcini depinde de finalizarea unei sarcini anterioare. Aceasta duce la cazuri în care o persoană dedicată pierde timp așteptând ca sarcina anterioară să fie finalizată înainte de a o începe pe a sa și nu știe că sarcina anterioară a fost finalizată, deoarece nu a primit această informație. Sistemul FlexiProject arată în mod clar dependențele dintre sarcini, starea acestora și permite trimiterea unui e-mail proprietarului sarcinii care îl anunță că acum poate începe să lucreze la sarcina sa deoarece sarcina anterioară tocmai a fost finalizată.
Problema 4: comunicare deficitară între echipa de proiect și conducerea companiei
Uneori, echipele de proiect se simt demotivate deoarece consideră că munca lor nu este suficient de importantă din cauza lipsei de atenție din partea conducerii companiei sau a consiliului de administrație. Pentru a rezolva această problemă, FlexiProject a dezvoltat funcționalitatea„Automated Project Reviews„, care oferă o platformă excelentă pentru comunicarea automată și eficientă între echipele de proiect și conducerea companiei.
Boost productivity with automated project reviews. Save time and resources while ensuring timely data updates.
Problema 5: supraîncărcarea demotivantă a activității echipelor de proiect
Adesea, membrii echipei de proiect trebuie să facă ore suplimentare pentru a obține rezultatele așteptate. Motivele pentru această situație pot varia, dar este adesea rezultatul unei planificări deficitare în alocarea resurselor pentru proiecte. Managerii de proiect doresc, de obicei, cei mai buni angajați în echipele lor, ceea ce înseamnă că diferite proiecte concurează pentru aceleași talente de top. Dacă astfel de persoane cu înaltă calificare sunt implicate în prea multe proiecte fără un control și o conștientizare adecvate, acestea riscă cu siguranță să fie demotivate pe termen lung. Pentru a minimiza astfel de situații, FlexiProject include un modul de resurse pentru proiecte care arată implicarea generală a unui anumit angajat în toate proiectele în care este implicat. Cu această conștientizare, este posibil să se planifice mult mai eficient distribuția resurselor umane.
Mai sus, am prezentat cinci dintre cele mai importante probleme de gestionare a proiectelor, care pot fi rezolvate în mare măsură prin implementarea sistemului dedicat de gestionare a proiectelor FlexiProject, care sprijină în mod cuprinzător operațiunile echipei de proiect și oferă soluții pentru o comunicare eficientă.
