Ciclo de vida do projeto: Fases e informações essenciais que precisas de saber

Cada projeto, seja qual for a sua natureza, não é um empreendimento aleatório. É meticulosamente estruturado para atingir um objetivo específico. Esta abordagem estruturada, baseada em anos de prática de gestão de projectos, proporciona uma previsibilidade tranquilizadora ao percurso do projeto, garantindo o seu sucesso.

Quais são as fases de execução do projeto?

As fases mais gerais e mais comuns do projeto são

1. A fase da ideia
2. A fase de planeamento
3. A fase de implementação
4. A fase de encerramento do projeto

Naturalmente, várias empresas dividem os projectos em fases do seu ciclo de vida. Se considerarmos os projectos de desenvolvimento de novos produtos ou os projectos de I&D, as fases do ciclo de vida do projeto frequentemente utilizadas são as seguintes

1. Desenvolvimento de conceitos
2. Conceção pormenorizada
3. Estudo de viabilidade
4. Implementação
5. Lançamento no mercado

É importante notar que o ciclo de vida do projeto não é um modelo único para todos. Pode ser adaptado para satisfazer as necessidades específicas de diferentes sectores, tais como empresas de arquitetura, empresas de construção, etc. Esta adaptabilidade deve incutir confiança na sua aplicabilidade a uma vasta gama de projectos.

Este artigo explora a importância de compreender como um projeto progride através das várias fases, utilizando as quatro fases mais comuns como exemplo.

Fase da ideia

O ciclo de vida de praticamente todos os projectos começa com o desenvolvimento de uma ideia de projeto. É claro que há muitos projectos, por exemplo, de natureza regulamentar, em que esta ideia é, por assim dizer, imposta à organização a partir de cima, e espera-se que a empresa cumpra regulamentos específicos. As ideias de projeto surgem durante a formulação da estratégia da empresa e resultam da necessidade de otimizar as operações da empresa ou das necessidades do mercado e da análise da concorrência. Estas ideias são muitas vezes slogans soltos que, na maioria das vezes, precisam de ser pensados em pormenor nesta fase e, por isso, devem ser aperfeiçoados. Este aperfeiçoamento da ideia surge durante as discussões, reuniões internas, etc. Quando uma ideia de projeto se torna mais concreta, vale a pena começar a descrevê-la de uma forma mais estruturada. É aqui que compensa para qualquer organização que gere muitas ideias de projectos ter a chamada Carta de Ideias. Numa Carta deste tipo, tentamos descrever nos campos individuais o efeito que pretendemos alcançar através da realização da ideia, qual deve ser o âmbito do projeto, quanto tempo deve durar, quanto deve custar e quantos recursos vai exigir da empresa. Esta descrição é necessária para que aqueles que tomam decisões na empresa possam tomá-las com base em factos. Deparei-me com uma situação em que a direção de uma empresa necessitava do apoio de uma metodologia específica, uma ferramenta informática para avaliar ideias para potenciais projectos. O problema definido por esta empresa era que tinha pelo menos várias dezenas de ideias para novos projectos, mas o seu potencial de recursos só permitia alguns grandes projectos. A questão era selecionar, de entre este vasto conjunto de ideias, as que criariam o valor mais excelente para a empresa.

Muitas organizações enfrentam este tipo de problema. Estas necessidades estão a ser satisfeitas por alguns produtores de sistemas informáticos de apoio à gestão de projectos, cujos sistemas incluem os chamados modelos de pontuação que permitem classificar a atratividade das ideias individuais de forma estruturada e selecionar as mais valiosas para a empresa. Um desses sistemas é o sistema de gestão de projectos FlexiProject, que tem um módulo de pontuação. Um exemplo de projectos classificados de acordo com a sua atratividade numa carteira de projectos é apresentado na ilustração abaixo:

Se estamos a falar de fases do ciclo de vida do projeto, deve ser necessária uma porta de decisão/decisão clara, que permita ao projeto passar da fase atual para a seguinte. Esta porta de decisão é necessária porque permitirá, entre outras coisas:

• Avaliar o projeto – se, com as informações adicionais obtidas na fase atual, o projeto continua a ser atrativo para a empresa e se vale a pena continuar,
• Se os principais pressupostos do projeto, como o âmbito, a duração, o nível de recursos necessários ou o orçamento, foram alterados. Se algum destes aspectos tiver mudado, a equipa do projeto deve escrevê-los com a maior precisão possível e apresentá-los aos decisores,
• compreender os riscos actuais do projeto,
• uma avaliação de que a fase seguinte está bem planeada.

Uma vez analisados os subpontos acima referidos, os decisores, que desempenham um papel crucial neste processo, decidem “deixar passar o projeto” para a fase seguinte.

Fase de planeamento

A prática mostra que a fase de planeamento deve ser abordada nas organizações. Várias equipas de projeto, tendo recebido, por exemplo, instruções da direção da empresa para realizar um projeto, começaram imediatamente a executá-lo. A consequência desta abordagem é geralmente a existência de vários problemas. As mais comuns incluem o retrabalho de partes já concluídas de um projeto porque têm de cumprir os requisitos do proprietário do projeto, alterações ao calendário, orçamento, etc. Uma das consequências mais críticas da realização de um projeto sem um plano é a frustração da equipa do projeto, que, apesar do seu grande empenho, não consegue obter um resultado satisfatório, principalmente porque este nunca foi definido com precisão.

Vale a pena criar um plano de projeto excelente e eficaz para evitar estas situações problemáticas. Este plano inclui normalmente uma carta de projeto bem elaborada, um calendário, um orçamento e um plano de risco. Um elemento essencial do plano do projeto é também a definição precisa das funções e responsabilidades no projeto. A criação destes elementos leva tempo, mas este tempo e esforço serão mais do que compensados na fase de implementação do projeto, o que caracterizará um fluxo mais suave. Ao criar um plano de projeto, vale a pena aproveitar o apoio profissional do sistema – as ilustrações abaixo mostram um exemplo de um Cartão de Projeto do sistema e um diagrama de plano de projeto apresentado em um gráfico de Gantt do sistema FlexiProject:

Tal como na Fase de Ideia, a Fase de Planeamento deve ser concluída com uma decisão que permita que o projeto passe à Fase de Execução.

Fase de implementação

Se criámos um plano de projeto, a fase de implementação consiste em realizar as acções resultantes do plano. Durante a fase de implementação, a equipa do projeto deve monitorizar os desvios do plano, identificar e resolver os problemas do projeto e trabalhar eficazmente para atingir o objetivo desejado do projeto. Nesta fase do ciclo de vida do projeto, tal como nas fases anteriores, é necessário um compromisso genuíno do patrocinador do projeto/comité de direção/ou da direção da empresa. É essencial que as decisões necessárias sejam tomadas de forma eficiente e não afectem os atrasos do projeto. A empresa deve desenvolver normas segundo as quais o estado dos projectos individuais é comunicado aos comités de gestão/direção da empresa. O Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) desempenha frequentemente um papel importante neste contexto. As ferramentas profissionais também vieram em auxílio. Por exemplo, o sistema FlexiProject tem uma função de Revisão Automatizada de Projectos, que permite às equipas de projeto comunicar claramente com a gestão da empresa ou comités de direção.

Fase de encerramento do projeto

Esta fase é muitas vezes negligenciada, mas, na prática, a sua execução profissional traz muitos benefícios. Esta fase envolve a aceitação oficial do produto do projeto pelo seu proprietário e um resumo do progresso da equipa do projeto, cuja participação ativa é crucial. A descrição das chamadas Lições Aprendidas contribuirá, sem dúvida, para a melhoria contínua das práticas de projeto da empresa. Dada a importância desta questão, o sistema FlexiProject oferece uma folha de encerramento de projeto sistemática, que é apresentada abaixo:

Cada empresa deve criar os seus próprios princípios de entrega de projectos. Idealmente, estes princípios devem refletir o ciclo de vida do projeto e especificar as fases pelas quais o projeto deve passar. Por último, vale a pena ter um processo de decisão claramente definido quando se passa de uma fase para outra. Esta abordagem será benéfica para a empresa e evitará vários problemas.