Ciclul de viață al proiectului: Faze și informații cheie pe care trebuie să le știți

Fiecare proiect, indiferent de natura sa, nu este un demers întâmplător. Acesta este structurat meticulos pentru a atinge un obiectiv specific. Această abordare structurată, bazată pe ani de practică în managementul proiectelor, oferă o previzibilitate liniștitoare pentru parcursul proiectului, asigurându-i succesul.

Care sunt fazele de execuție a proiectului?

Cele mai generale și mai frecvent întâlnite faze ale proiectului sunt:

1. Faza ideii
2. Faza de planificare
3. Faza de punere în aplicare
4. Faza de închidere a proiectului

Desigur, mai multe companii împart proiectele în faze în ciclul lor de viață. Dacă ne uităm la proiectele de dezvoltare a noilor produse sau la proiectele de cercetare și dezvoltare, etapele ciclului de viață al proiectului utilizate adesea ar fi următoarele;

1. Dezvoltarea conceptului
2. Proiectare detaliată
3. Studiu de fezabilitate
4. Punerea în aplicare
5. Lansarea pe piață

Este important să rețineți că ciclul de viață al proiectului nu este un model universal. Acesta poate fi adaptat pentru a răspunde nevoilor unice ale diferitelor industrii, cum ar fi firmele de arhitectură, firmele de construcții și multe altele. Această adaptabilitate ar trebui să insufle încredere în aplicabilitatea sa la o gamă largă de proiecte.

Acest articol va explora semnificația înțelegerii modului în care un proiect progresează de-a lungul diferitelor faze, folosind drept exemplu cele mai comune patru faze.

Faza ideii

Ciclul de viață al aproape oricărui proiect începe cu dezvoltarea unei idei de proiect. Desigur, există multe proiecte, de exemplu, de natură normativă, în care această idee este, ca să spunem așa, impusă organizației de sus, iar compania trebuie să respecte reglementări specifice. Ideile de proiect apar în timpul formulării strategiei companiei și provin din nevoia de a optimiza operațiunile companiei sau din nevoile pieței și analiza concurenței. Astfel de idei sunt adesea sloganuri vagi, care de cele mai multe ori trebuie gândite în detaliu în această etapă și, prin urmare, trebuie să fie rafinate. Această perfecționare a ideii apare în timpul discuțiilor, întâlnirilor interne etc. Odată ce o idee de proiect devine mai concretă, merită să începeți să o descrieți într-un mod mai structurat. În acest caz, orice organizație care generează o mulțime de idei de proiecte trebuie să aibă o așa-numită Cartă a ideilor. Într-o astfel de Cartă, încercăm să descriem în câmpurile individuale ce efect intenționăm să obținem prin realizarea ideii, care ar trebui să fie domeniul de aplicare al unui astfel de proiect, cât timp ar trebui să dureze, cât ar trebui să coste și câte resurse va necesita din partea companiei. O astfel de descriere este necesară pentru ca cei care iau decizii în cadrul companiei să le poată lua pe baza unor fapte. Am întâlnit o situație în care conducerea unei companii avea nevoie de sprijinul unei metodologii specifice, un instrument IT pentru evaluarea ideilor pentru potențiale proiecte. Problema definită de această companie era că avea cel puțin câteva zeci de idei pentru proiecte noi, dar potențialul său de resurse permitea doar câteva proiecte mari. Problema a fost de a selecta din acest set larg de idei care ar construi cea mai excelentă valoare pentru companie.

Multe organizații se confruntă cu acest tip de problemă. Aceste nevoi sunt satisfăcute de unii producători de sisteme informatice care sprijină gestionarea proiectelor, ale căror sisteme includ așa-numitele modele de scoring care fac posibilă clasificarea atractivității ideilor individuale într-un mod structurat și selectarea celor mai valoroase pentru companie. Un astfel de sistem este sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject, care are un modul de notare. Un exemplu de proiecte clasificate în funcție de atractivitatea lor într-un portofoliu de proiecte este prezentat în ilustrația de mai jos:

Dacă vorbim despre fazele ciclului de viață al proiectului, ar trebui să fie necesară o poartă de decizie/hotărâre clară, care să permită proiectului să treacă de la faza curentă la cea următoare. O astfel de poartă de decizie este necesară deoarece va permite, printre altele:

• Pentru a evalua proiectul – dacă, cu informațiile suplimentare obținute în faza actuală, proiectul este în continuare la fel de atractiv pentru companie și merită continuat,
• dacă s-au schimbat ipotezele-cheie ale proiectului, cum ar fi domeniul de aplicare, durata, nivelul resurselor necesare sau bugetul. Dacă unele dintre acestea s-au schimbat, echipa de proiect trebuie să le noteze cât mai exact posibil și să le prezinte factorilor de decizie,
• înțelegerea riscurilor actuale ale proiectului,
• o evaluare a faptului că următoarea etapă este bine planificată.

După ce au fost analizate subpunctele de mai sus, factorii de decizie, care joacă un rol crucial în acest proces, decid să „lase proiectul să treacă” în faza următoare.

Faza de planificare

Practica arată că faza de planificare trebuie să fie abordată în organizații. Mai multe echipe de proiect, care au fost instruite, de exemplu, de către conducerea companiei să realizeze un proiect, au început imediat să îl pună în aplicare. Consecința acestei abordări este, de obicei, mai multe probleme. Cele mai frecvente dintre acestea includ refacerea părților deja finalizate ale unui proiect, deoarece acestea trebuie să îndeplinească cerințele proprietarului proiectului, modificări ale calendarului, bugetului etc. Una dintre cele mai grave consecințe ale realizării unui proiect fără un plan este frustrarea echipei de proiect, care, în ciuda angajamentului său remarcabil, nu poate livra un rezultat satisfăcător, în principal pentru că acesta nu a fost niciodată definit cu precizie.

Merită să creați un plan de proiect excelent și eficient pentru a evita aceste situații problematice. Un astfel de plan include, de obicei, o cartă a proiectului bine elaborată, un calendar, un buget și un plan de riscuri. Un element esențial al planului de proiect este și definirea precisă a rolurilor și responsabilităților în cadrul proiectului. Crearea acestor elemente necesită timp, dar acest timp și efort vor fi mai mult decât răsplătite în faza de implementare a proiectului, care va caracteriza un flux mai fluid. Atunci când creați un plan de proiect, merită să profitați de sprijinul profesional al sistemului – ilustrațiile de mai jos prezintă un exemplu de card de proiect al sistemului și o diagramă a planului de proiect prezentată pe o diagramă Gantt din sistemul FlexiProject:

La fel ca faza ideii, faza de planificare ar trebui să se încheie cu o decizie care să permită trecerea proiectului în faza de execuție.

Faza de implementare

Dacă am creat un plan de proiect, faza de punere în aplicare se referă la realizarea acțiunilor care rezultă din plan. În timpul fazei de implementare, echipa de proiect trebuie să monitorizeze abaterile de la plan, să identifice și să rezolve problemele proiectului și să lucreze eficient pentru a atinge obiectivul dorit al proiectului. În această fază a ciclului de viață al proiectului, ca și în etapele anterioare, este necesar un angajament real din partea sponsorului de proiect/comitetului director/ sau a conducerii companiei. Este esențial ca deciziile necesare să fie luate eficient și să nu afecteze întârzierile proiectului. Întreprinderea trebuie să elaboreze standarde conform cărora stadiul proiectelor individuale să fie raportat comitetelor de conducere/direcție ale întreprinderii. Biroul de management al proiectului (PMO) joacă adesea un rol important în acest sens. Instrumentele profesionale au venit, de asemenea, în ajutor. De exemplu, sistemul FlexiProject are o funcție de revizuire automată a proiectelor, care permite echipelor de proiect să comunice clar cu conducerea companiei sau cu comitetele directoare.

Faza de închidere a proiectului

Această fază este adesea trecută cu vederea, în timp ce, în practică, executarea sa profesională aduce multe beneficii. Această fază implică acceptarea oficială a produsului proiectului de către proprietarul acestuia și un rezumat al progresului echipei de proiect, a cărei participare activă este esențială. Descrierea așa-numitelor lecții învățate va contribui fără îndoială la îmbunătățirea continuă a practicilor de proiect ale companiei. Având în vedere importanța acestui aspect, sistemul FlexiProject oferă o fișă sistematică de închidere a proiectului, care este prezentată mai jos:

Fiecare companie ar trebui să își creeze propriile principii de realizare a proiectelor. În mod ideal, aceste principii ar trebui să reflecte ciclul de viață al proiectului și să specifice fazele prin care ar trebui să treacă proiectul. În cele din urmă, un proces decizional clar definit este util atunci când se trece de la o fază la alta. O astfel de abordare va aduce beneficii companiei și va evita mai multe probleme.