Projekt-Lebenszyklus: Phasen und wichtige Informationen, die Sie kennen müssen

Jedes Projekt, egal welcher Art, ist kein zufälliges Unterfangen. Es ist akribisch strukturiert, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese strukturierte Herangehensweise, die auf jahrelanger Erfahrung im Projektmanagement beruht, sorgt für eine beruhigende Vorhersehbarkeit des Projektverlaufs und sichert so den Erfolg des Projekts.

Was sind die Phasen der Projektdurchführung?

Die allgemeinsten und am häufigsten vorkommenden Projektphasen sind:

1. Die Ideenphase
2. Die Planungsphase
3. Die Implementierungsphase
4. Die Phase des Projektabschlusses

Natürlich unterteilen einige Unternehmen Projekte in ihrem Lebenszyklus in Phasen. Wenn wir uns neue Produktentwicklungsprojekte oder F&E-Projekte ansehen, würden die häufig verwendeten Phasen des Projektlebenszyklus wie folgt aussehen;

1. Konzeptentwicklung
2. Detaillierter Entwurf
3. Durchführbarkeitsstudie
4. Implementierung
5. Markteinführung

Es ist wichtig zu wissen, dass der Projektlebenszyklus kein Einheitsmodell ist. Es kann an die individuellen Bedürfnisse verschiedener Branchen angepasst werden, z. B. an Architekturbüros, Bauunternehmen und andere. Diese Anpassungsfähigkeit sollte das Vertrauen in seine Anwendbarkeit bei einer Vielzahl von Projekten stärken.

In diesem Artikel wird untersucht, wie wichtig es ist zu verstehen, wie ein Projekt die verschiedenen Phasen durchläuft, und zwar am Beispiel der vier häufigsten Phasen.

Ideenphase

Der Lebenszyklus praktisch jedes Projekts beginnt mit der Entwicklung einer Projektidee. Natürlich gibt es viele Projekte, z.B. regulatorischer Natur, bei denen diese Idee der Organisation sozusagen von oben auferlegt wird und von dem Unternehmen erwartet wird, dass es bestimmte Vorschriften einhält. Projektideen entstehen bei der Formulierung der Unternehmensstrategie und ergeben sich aus der Notwendigkeit, den Betrieb des Unternehmens zu optimieren, oder aus Marktbedürfnissen und Wettbewerbsanalysen. Bei solchen Ideen handelt es sich oft um lockere Slogans, die in diesem Stadium meist noch nicht bis ins Detail durchdacht sind und daher noch verfeinert werden müssen. Diese Feinabstimmung der Idee entsteht bei Diskussionen, internen Treffen usw. Sobald eine Projektidee konkreter wird, lohnt es sich, damit zu beginnen, sie auf strukturiertere Weise zu beschreiben. An dieser Stelle lohnt es sich für jede Organisation, die viele Projektideen generiert, eine so genannte Ideencharta zu haben. In einer solchen Charta versuchen wir in den einzelnen Feldern zu beschreiben, welche Wirkung wir mit der Umsetzung der Idee erzielen wollen, welchen Rahmen ein solches Projekt haben sollte, wie lange es dauern soll, wie viel es kosten soll und wie viele Ressourcen es im Unternehmen benötigt. Eine solche Beschreibung ist notwendig, damit diejenigen, die im Unternehmen Entscheidungen treffen, diese auf der Grundlage einiger Fakten treffen können. Ich war mit einer Situation konfrontiert, in der die Geschäftsleitung eines Unternehmens die Unterstützung einer bestimmten Methodik, eines IT-Tools zur Bewertung von Ideen für potenzielle Projekte, benötigte. Das von diesem Unternehmen definierte Problem bestand darin, dass es mindestens mehrere Dutzend Ideen für neue Projekte hatte, sein Ressourcenpotenzial jedoch nur einige wenige große Projekte zuließ. Es ging darum, aus dieser breiten Palette von Ideen diejenige auszuwählen, die den größten Nutzen für das Unternehmen bringen würde.

Viele Organisationen sind mit dieser Art von Problemen konfrontiert. Diese Bedürfnisse werden von einigen Herstellern von IT-Systemen zur Unterstützung des Projektmanagements erfüllt, deren Systeme so genannte Scoring-Modelle enthalten, die es ermöglichen, die Attraktivität der einzelnen Ideen strukturiert zu bewerten und die für das Unternehmen wertvollsten auszuwählen. Ein solches System ist das Projektmanagementsystem FlexiProject, das über ein Scoring-Modul verfügt. Ein Beispiel für Projekte, die nach ihrer Attraktivität in einem Projektportfolio geordnet sind, finden Sie in der folgenden Abbildung:

Wenn wir von Phasen im Projektlebenszyklus sprechen, sollte ein klares Entscheidungsgatter/eine klare Entscheidung notwendig sein, damit das Projekt von der aktuellen Phase in die nächste übergehen kann. Eine solche Entscheidungshilfe ist notwendig, weil sie unter anderem Folgendes ermöglicht:

• Bewertung des Projekts – ob das Projekt mit den in der aktuellen Phase gewonnenen weiteren Informationen immer noch so attraktiv für das Unternehmen ist, dass es sich lohnt, es fortzusetzen,
• ob sich wichtige Projektannahmen wie Umfang, Dauer, Höhe der benötigten Ressourcen oder Budget geändert haben. Wenn sich etwas davon geändert hat, sollte das Projektteam dies so genau wie möglich aufschreiben und den Entscheidungsträgern vorlegen,
• das Verständnis der aktuellen Projektrisiken,
• eine Einschätzung, dass die nächste Phase gut geplant ist.

Sobald die oben genannten Unterpunkte analysiert wurden, entscheiden die Entscheidungsträger, die in diesem Prozess eine entscheidende Rolle spielen, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht.

Planungsphase

Die Praxis zeigt, dass die Planungsphase in Organisationen berücksichtigt werden muss. Mehrere Projektteams, die z.B. von der Unternehmensleitung mit der Durchführung eines Projekts beauftragt wurden, machen sich sofort an dessen Umsetzung. Die Folge dieses Ansatzes sind meist mehrere Probleme. Zu den häufigsten gehören die Überarbeitung bereits abgeschlossener Teile eines Projekts, weil sie den Anforderungen des Projekteigentümers entsprechen müssen, Änderungen des Zeitplans, des Budgets usw. Eine der kritischsten Folgen der Durchführung eines Projekts ohne Plan ist die Frustration des Projektteams, das trotz seines herausragenden Engagements kein zufriedenstellendes Ergebnis liefern kann, vor allem weil es nie genau definiert wurde.

Es lohnt sich, einen hervorragenden und effektiven Projektplan zu erstellen, um diese problematischen Situationen zu vermeiden. Ein solcher Plan umfasst in der Regel eine gut ausgearbeitete Projektcharta, einen Zeitplan, ein Budget und einen Risikoplan. Ein wesentliches Element des Projektplans ist auch die genaue Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt. Die Erstellung dieser Elemente nimmt Zeit in Anspruch, aber diese Zeit und Mühe wird sich in der Implementierungsphase des Projekts mehr als auszahlen, die einen reibungsloseren Ablauf kennzeichnen wird. Bei der Erstellung eines Projektplans lohnt es sich, die professionelle Unterstützung des Systems in Anspruch zu nehmen – die Abbildungen unten zeigen ein Beispiel für eine Projektkarte des Systems und ein Projektplandiagramm, das auf einem Gantt-Diagramm aus dem FlexiProject-System dargestellt ist:

Wie die Ideenphase sollte auch die Planungsphase mit einer Entscheidung abgeschlossen werden, die es ermöglicht, das Projekt in die Ausführungsphase zu überführen.

Phase der Implementierung

Wenn wir einen Projektplan erstellt haben, geht es in der Umsetzungsphase darum, die aus dem Plan resultierenden Maßnahmen zu ergreifen. Während der Umsetzungsphase sollte das Projektteam Abweichungen vom Plan überwachen, Projektprobleme erkennen und lösen und effektiv arbeiten, um das gewünschte Projektziel zu erreichen. In dieser Phase des Projektlebenszyklus ist, wie in den früheren Phasen, ein echtes Engagement des Projektsponsors/des Lenkungsausschusses und/oder der Unternehmensleitung erforderlich. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die erforderlichen Entscheidungen effizient getroffen werden und keine Projektverzögerungen zur Folge haben. Das Unternehmen muss Standards entwickeln, nach denen der Status der einzelnen Projekte an die Unternehmensleitung/den Lenkungsausschuss berichtet wird. Das Project Management Office (PMO) spielt hier oft eine wichtige Rolle. Auch professionelle Tools haben sich als nützlich erwiesen. Das FlexiProject System verfügt zum Beispiel über eine Funktion für automatisierte Projektbesprechungen, die es den Projektteams ermöglicht, klar mit der Unternehmensleitung oder den Lenkungsausschüssen zu kommunizieren.

Phase des Projektabschlusses

Diese Phase wird oft übersehen, obwohl ihre professionelle Durchführung in der Praxis viele Vorteile mit sich bringt. Diese Phase beinhaltet die offizielle Abnahme des Projektprodukts durch den Eigentümer und eine Zusammenfassung der Fortschritte des Projektteams, dessen aktive Teilnahme entscheidend ist. Die Beschreibung der sogenannten Lessons Learned wird zweifellos dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Projektpraktiken kontinuierlich verbessert. Angesichts der Bedeutung dieses Themas bietet das FlexiProject System einen systematischen Projektabschlussbogen, der im Folgenden vorgestellt wird:

Jedes Unternehmen sollte seine eigenen Grundsätze für die Projektabwicklung erstellen. Im Idealfall sollten diese Grundsätze den Projektlebenszyklus widerspiegeln und die Phasen festlegen, die das Projekt durchlaufen soll. Schließlich lohnt sich ein klar definierter Entscheidungsprozess, wenn Sie von einer Phase zur nächsten wechseln. Ein solcher Ansatz wird dem Unternehmen zugute kommen und mehrere Probleme vermeiden.