Como é que fazes um bom plano de projeto?

Muitas pessoas associam um plano de projeto a um calendário de projeto (diagrama de Gantt), no qual são definidas as tarefas do projeto, a responsabilidade pela sua execução, as datas de início e de fim e as ligações entre as tarefas. No entanto, esta associação é apenas parcialmente justificada, uma vez que um bom plano de projeto é um conceito mais amplo. Antes de nos debruçarmos sobre as especificidades de um plano de projeto, é fundamental compreender a sua necessidade e o seu significado. De acordo com as metodologias de gestão de projectos Prince 2, cada projeto deve ter duas fases lógicas – a fase de planeamento e a fase de execução. Na sua essência, a gestão eficaz da fase de execução é impossível sem uma base sólida – um plano de projeto.

O que é um plano de projeto?

Um bom plano de projeto é essencial porque, antes de gastarmos o primeiro dinheiro num projeto, somos obrigados a pensar no que queremos fazer. Quanto mais nos aprofundamos no processo de planeamento, mais novas informações e detalhes surgem. Se forem incluídos corretamente no plano, terão um impacto positivo no sucesso posterior do projeto. O plano ajuda a coordenar melhor e a dividir o trabalho entre os membros da equipa do projeto. O plano permite-nos comunicar melhor com as partes interessadas do projeto. Por último, o plano permite-nos determinar se vamos concluir o projeto a tempo e se vamos concluí-lo dentro dos prazos previstos, ou seja, permite-nos gerir bem a fase de execução do projeto. Muitos gestores de projectos preferem estar activos e ter a sensação de “vento nos cabelos” em vez de passarem horas e dias a fazer um planeamento enfadonho. Na gestão de projectos, há uma falsa sensação de que estamos a trabalhar de forma inteligente. Um mau plano causa vários problemas de várias naturezas durante o projeto. Com um plano inadequado, podes ter 100% de certeza que esses problemas irão ocorrer.

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Elementos e abordagem para desenvolver um bom plano de projeto

DEFINIÇÃO DO ENQUADRAMENTO DO PROJECTO

No início, devemos definir o enquadramento (esquema) do projeto:

Resultado/produto do projeto – define o que se pretende alcançar com o projeto, o produto final, as principais etapas e o âmbito. Ao determinar o âmbito do projeto, também vale a pena dizer o que não está incluído no âmbito;
A justificação comercial do projeto – Aqui, consideramos os problemas ou as oportunidades da organização a que o projeto se destina. Quais são os resultados comerciais estimados e esperados do projeto? É preciso mais do que saber exatamente o que se pretende fazer. É igualmente importante, se não mais importante, saber exatamente porque é que o queremos fazer,
indicando os objectivos estratégicos que o projeto irá apoiar;
definir um orçamento-quadro para o projeto – vale a pena pensar no intervalo em que o orçamento se deve enquadrar;
Definir os riscos mais críticos do projeto;
Definição das principais fases do projeto;
definir os recursos e as competências necessárias para a realização do projeto.

O enquadramento do projeto, tal como definido desta forma, é frequentemente reunido num documento de Carta de Projeto. O Project Charter permite que o patrocinador do projeto decida se deve iniciar a fase de planeamento do projeto.

DEFINIR OS RESULTADOS DO PROJECTO

Uma boa definição e descrição do(s) produto(s) final(is) do projeto e dos subprodutos necessários para alcançar o resultado final é uma das actividades essenciais a realizar durante o desenvolvimento do plano do projeto. Desenvolver a chamada Estrutura Analítica do Produto (EAP) e, em seguida, um Diagrama de Fluxo do Produto (DFP) é uma excelente ideia. A PBS permite-te decompor os produtos finais nos respectivos subprodutos e o PFD permite-te desenvolver uma sequência temporal para a sua criação. Cada produto deve ser descrito com a maior precisão possível, para que haja o mínimo de espaço para interpretações ambíguas por parte da equipa do projeto.

Definir e descrever os resultados do projeto é um aspeto fundamental da gestão de projectos. Envolve o planeamento de tarefas, orçamentos, recursos e riscos. No entanto, se negligenciarmos a importância da precisão nas descrições dos produtos, isso pode levar a subavaliações. Estas subavaliações podem afetar a exatidão do calendário, do orçamento e do plano de recursos. Isto porque um dos métodos mais eficazes para planear estes aspectos é o Planeamento Baseado no Produto. Quando implementada corretamente, esta metodologia assegura uma execução eficaz, alinhando o calendário, os recursos e o orçamento com os resultados do projeto.

PLANEAMENTO BASEADO NO PRODUTO, CRIAÇÃO DE UM CALENDÁRIO DE PROJECTO

Com os produtos e o âmbito do projeto bem descritos, sabemos o que queremos fazer. É, portanto, altura de definir como o queremos realizar. É uma boa ideia começar o cronograma construindo a chamada Work Breakdown Structure (WBS), que é uma lista adequadamente organizada de tarefas que precisam ser feitas para desenvolver os resultados definidos do projeto. Dentro desta lista, é uma boa ideia incluir os marcos do projeto. Só depois de te certificares que tens uma boa lista de todas as tarefas e que estas estão completas é que vale a pena passar à determinação da responsabilidade pela sua realização. Em seguida, define as datas de início e fim de cada tarefa e cria interdependências entre elas. Desta forma, criarás o chamado diagrama de Gantt para o projeto.

DESENVOLVER UM ORÇAMENTO DE PROJECTO

Analisando cada tarefa visível no calendário de Gantt, consideramos as despesas incorridas para concluir o projeto. Desta forma, compilamos todas as rubricas orçamentais necessárias e estimamos os montantes (existem vários métodos para estimar quantidades, mas a sua descrição está para além do âmbito deste artigo). Por vezes, basta fornecer os montantes totais de cada rubrica orçamental; outras vezes, as empresas exigem que sejam discriminados por cada mês do projeto.

DESENVOLVIMENTO DE UM PLANO DE RECURSOS

No calendário de Gantt, atribuímos a responsabilidade pela execução das tarefas; em certa medida, listámos os recursos humanos necessários para concluir o projeto. Esta lista deve ser completada com todos os membros da equipa do projeto, e depois, para cada pessoa, deve ser determinado o grau de envolvimento no projeto. Podemos definir o grau de participação no projeto em %/dias/horas – tudo depende das necessidades e da metodologia adoptada. Ao analisar o plano de recursos, vale a pena perguntar a ti mesmo se os recursos dedicados são suficientes e têm as competências certas para executar bem o projeto – a experiência diz-nos que, em muitos casos, isto é diferente. Se o projeto necessitar de outros recursos que não os humanos para a sua implementação, planeamo-los de forma semelhante aos recursos humanos.

DESENVOLVE UM PLANO DE RISCO

Nesta fase, vale a pena identificar todos os riscos do projeto. Em seguida, é necessário determinar a sua probabilidade de ocorrência e o seu impacto potencial no projeto e atribuir a responsabilidade pelo seu acompanhamento.

DESENVOLVER UM PLANO DE COMUNICAÇÃO

Um plano de comunicação requer a definição de todos os intervenientes relevantes no projeto, a identificação das suas necessidades de informação e, em seguida, o desenvolvimento de um plano de ação para lhes dar resposta. Em conjunto, todos os elementos acima descritos constituem o plano do projeto. O promotor do projeto deve aprovar o plano antes de o projeto passar à fase de implementação.

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Como é que um sistema de informação pode apoiar a criação de um bom plano de projeto?

Muitas empresas planeiam projectos utilizando soluções desenvolvidas em MS Excel. O Excel permite-te criar um bom plano de projeto que inclui todos os seus elementos. No entanto, existem no mercado vários programas definidos explicitamente para este fim, como o software de gestão de projectos FlexiProject, entre outros, que suportam o planeamento de projectos e contêm todas as funcionalidades necessárias para a criação de um plano de projeto:

uma Carta de Projeto extensa e já pronta, ou a chamada Carta de Projeto,
o software está adaptado para dividir o projeto em qualquer número de fases, ou seja, pode facilmente separar a fase de planeamento da fase de execução; após a aprovação adequada do patrocinador do projeto pelo sistema, o plano do projeto pode ser guardado e a implementação pode ser acompanhada com base nele,
módulos avançados para a gestão dos recursos e riscos do projeto – FlexiProject permite-te planear e acompanhar a execução,
o gestor do projeto preenche um documento de “pedido de alteração do plano” (o chamado “pedido de alteração”) se existirem circunstâncias razoáveis para alterar o plano do projeto. As alterações do projeto têm de passar por uma via de aprovação definida no sistema, o que significa que ocorrem sob controlo total.