Projekt életciklus: Fázisok és a legfontosabb információk, amelyeket tudnia kell

Minden projekt, függetlenül annak jellegétől, nem véletlenszerű vállalkozás. Aprólékosan felépített, hogy egy konkrét célt érjen el. Ez a strukturált megközelítés, amely a projektmenedzsment többéves gyakorlatából táplálkozik, megnyugtató kiszámíthatóságot biztosít a projekt útja során, biztosítva annak sikerét.

Melyek a projektvégrehajtás fázisai?

A legáltalánosabb és leggyakrabban előforduló projektfázisok a következők:

1. Az ötlet fázisa
2. A tervezési szakasz
3. A végrehajtási szakasz
4. A projektzárási szakasz

Természetesen számos vállalat életciklusa során a projekteket fázisokra osztja. Ha új termékfejlesztési projekteket vagy K+F projekteket vizsgálunk, a projekt életciklusának gyakran használt szakaszai a következők;

1. Koncepciófejlesztés
2. Részletes tervezés
3. Megvalósíthatósági tanulmány
4. Végrehajtás
5. Piaci bevezetés

Fontos megjegyezni, hogy a projekt életciklusa nem egy mindenre alkalmazható modell. Alkalmazható a különböző iparágak egyedi igényeihez, például építészirodák, építőipari cégek stb. számára. Ez az alkalmazkodóképesség bizalmat ébreszt a projektek széles körére való alkalmazhatóságában.

Ez a cikk a négy leggyakoribb fázis példáján keresztül vizsgálja annak jelentőségét, hogy megértsük, hogyan halad egy projekt a különböző fázisokon keresztül.

Ötletfázis

Gyakorlatilag minden projekt életciklusa a projektötlet kidolgozásával kezdődik. Természetesen sok olyan – például szabályozási jellegű – projekt van, ahol ezt az elképzelést úgymond felülről erőltetik a szervezetre, és a vállalatnak meghatározott előírásoknak kell megfelelnie. A projektötletek a vállalat stratégiájának kialakítása során merülnek fel, és a vállalat működésének optimalizálási igényéből, illetve a piaci igényekből és a versenyelemzésből erednek. Az ilyen elképzelések gyakran laza szlogenek, amelyeket ebben a szakaszban legtöbbször részletesen át kell gondolni, és ezért finomítani kell őket. Az ötlet finomhangolása a megbeszélések, belső megbeszélések stb. során merül fel. Amint egy projektötlet konkrétabbá válik, érdemes elkezdeni azt strukturáltabb módon leírni. Ez az a pont, ahol minden olyan szervezet számára, amely sok projektötletet generál, kifizetődő egy úgynevezett Ötlet Chartát készíteni. Egy ilyen Chartában az egyes területeken igyekszünk leírni, hogy milyen hatást kívánunk elérni az ötlet megvalósításával, milyen keretek között valósuljon meg egy ilyen projekt, mennyi ideig tartson, mennyibe kerüljön, és mennyi erőforrást igényel a vállalat részéről. Ilyen leírásra azért van szükség, hogy azok, akik a vállalatnál döntéseket hoznak, azokat tények alapján hozhassák meg. Találkoztam egy olyan helyzettel, amikor egy vállalat vezetőségének szüksége volt egy konkrét módszertan, egy informatikai eszköz támogatására a potenciális projektötletek értékeléséhez. A vállalat által meghatározott probléma az volt, hogy legalább több tucatnyi új projektötlete volt, de az erőforrás-potenciálja csak néhány nagy projektet tett lehetővé. A kérdés az volt, hogy ebből a széles körű ötlethalmazból kiválasszuk azt, amely a legkiválóbb értéket teremti meg a vállalat számára.

Sok szervezet szembesül ilyen típusú problémával. Az ilyen igényeket a projektmenedzsmentet támogató informatikai rendszerek egyes gyártói elégítik ki, amelyek rendszerei úgynevezett pontozási modelleket tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik az egyes ötletek vonzerejének strukturált rangsorolását és a vállalat számára legértékesebbek kiválasztását. Az egyik ilyen rendszer a FlexiProject projektmenedzsment rendszer, amely pontozási modullal rendelkezik. A projektportfólióban a projektek vonzereje szerint rangsorolt projektek példája az alábbi ábrán látható:

Ha a projekt életciklusának fázisairól beszélünk, akkor szükség van egy egyértelmű döntési kapura/döntésre, amely lehetővé teszi, hogy a projekt az aktuális fázisból a következőbe lépjen. Egy ilyen döntési kapura azért van szükség, mert többek között lehetővé teszi:

• A projekt értékelése – hogy a jelenlegi szakaszban szerzett további információk alapján a projekt még mindig ugyanolyan vonzó-e a vállalat számára, és érdemes-e folytatni,
• Változtak-e a projekt kulcsfontosságú feltételezései, például a projekt terjedelme, időtartama, a szükséges erőforrások szintje vagy a költségvetés. Ha ezek közül bármelyik megváltozott, akkor a projektcsapatnak a lehető legpontosabban le kell írnia, és be kell mutatnia a döntéshozóknak,
• a projekt aktuális kockázatainak megértése,
• annak értékelése, hogy a következő fázis jól megtervezett.

A fenti alpontok elemzése után a döntéshozók, akik döntő szerepet játszanak ebben a folyamatban, döntenek arról, hogy „átengedik-e” a projektet a következő fázisba.

Tervezési szakasz

A gyakorlat azt mutatja, hogy a szervezetekben foglalkozni kell a tervezési fázissal. Több projektcsoport, miután például a vállalat vezetése megbízást adott egy projekt végrehajtására, azonnal nekilátott annak megvalósításának. Ennek a megközelítésnek általában több probléma a következménye. Ezek közül a leggyakoribbak közé tartozik a projekt már befejezett részeinek átdolgozása, mivel meg kell felelniük a projekt tulajdonosának követelményeinek, az ütemterv, a költségvetés stb. módosításának. A terv nélküli projekt megvalósításának egyik legkritikusabb következménye a projektcsapat frusztrációja, amely a kiemelkedő elkötelezettségük ellenére sem tud kielégítő eredményt elérni, főként azért, mert azt soha nem határozták meg pontosan.

Érdemes kiváló és hatékony projekttervet készíteni az ilyen problémás helyzetek elkerülése érdekében. Egy ilyen terv általában tartalmaz egy jól kidolgozott projekt chartát, ütemtervet, költségvetést és kockázati tervet. A projektterv lényeges eleme a projektben betöltött szerepek és felelősségi körök pontos meghatározása is. Ezeknek az elemeknek a létrehozása időt vesz igénybe, de ez az idő és erőfeszítés bőven megtérül a projekt megvalósítási fázisában, ami a gördülékenyebb folyamatot jellemzi. A projektterv készítésekor érdemes kihasználni a rendszer szakmai támogatását – az alábbi ábrákon a FlexiProject rendszerből származó projektkártya és Gantt-diagramon bemutatott projekttervi diagram példája látható:

Az ötletfázishoz hasonlóan a tervezési fázisnak is olyan döntéssel kell zárulnia, amely lehetővé teszi, hogy a projekt a végrehajtási fázisba lépjen.

Végrehajtási szakasz

Ha elkészítettünk egy projekttervet, a végrehajtási fázis a tervből eredő intézkedések végrehajtásáról szól. A megvalósítási fázisban a projektcsapatnak figyelemmel kell kísérnie a tervtől való eltéréseket, azonosítania és megoldania kell a projekt problémáit, és hatékonyan kell dolgoznia a kívánt projektcél elérése érdekében. A projekt életciklusának ebben a szakaszában, akárcsak a korábbi szakaszokban, a projekt szponzorának/irányító bizottságának és/vagy a vállalatvezetésnek a valódi elkötelezettségére van szükség. Alapvető fontosságú, hogy a szükséges döntések hatékonyan szülessenek meg, és ne befolyásolják a projekt késedelmét. A vállalatnak olyan szabványokat kell kidolgoznia, amelyek szerint az egyes projektek helyzetéről jelentést kell tenni a vállalat vezetőségének/irányító bizottságainak. A Projektmenedzsment Iroda (PMO) gyakran fontos szerepet játszik ebben. A professzionális eszközök is a segítségünkre vannak. A FlexiProject rendszer például rendelkezik egy Automatizált projektértékelés funkcióval, amely lehetővé teszi a projektcsapatok számára, hogy egyértelműen kommunikáljanak a vállalatvezetéssel vagy az irányítóbizottságokkal.

A projekt lezárási szakasza

Ezt a fázist gyakran figyelmen kívül hagyják, pedig a gyakorlatban a szakszerű kivitelezés számos előnnyel jár. Ez a szakasz magában foglalja a projekttermék hivatalos elfogadását a tulajdonos által, valamint a projektcsoport előrehaladásának összegzését, amelynek aktív részvétele döntő fontosságú. Az úgynevezett Tanulságok levonása kétségtelenül hozzájárul a vállalat projektgyakorlatainak folyamatos fejlesztéséhez. Tekintettel e kérdés fontosságára, a FlexiProject rendszer egy szisztematikus projektzáró lapot kínál, amelyet az alábbiakban mutatunk be:

Minden vállalatnak meg kell alkotnia a saját projektvégrehajtási elveit. Ideális esetben ezeknek az elveknek tükrözniük kell a projekt életciklusát, és meg kell határozniuk azokat a fázisokat, amelyeken a projektnek keresztül kell haladnia. Végül, az egyik fázisból a másikba való átlépéskor érdemes egy világosan meghatározott döntéshozatali folyamatot kialakítani. Egy ilyen megközelítés előnyös a vállalat számára, és számos problémát elkerülhet.