Ciclo di vita del progetto: Fasi e informazioni chiave da conoscere

Ogni progetto, indipendentemente dalla sua natura, non è un’impresa casuale. È strutturato in modo meticoloso per raggiungere un obiettivo specifico. Questo approccio strutturato, frutto di anni di pratica di project management, fornisce una rassicurante prevedibilità al percorso del progetto, garantendone il successo.

Quali sono le fasi di esecuzione del progetto?

Le fasi del progetto più generali e comunemente riscontrate sono:

1. La fase dell’idea
2. La fase di pianificazione
3. La fase di implementazione
4. La fase di chiusura del progetto

Naturalmente, molte aziende suddividono i progetti in fasi del loro ciclo di vita. Se consideriamo i progetti di sviluppo di nuovi prodotti o di R&S, le fasi del ciclo di vita del progetto spesso utilizzate sono le seguenti;

1. Sviluppo del concetto
2. Progetto dettagliato
3. Studio di fattibilità
4. Implementazione
5. Lancio sul mercato

È importante notare che il ciclo di vita del progetto non è un modello uguale per tutti. Può essere adattato alle esigenze specifiche di diversi settori, come studi di architettura, imprese edili e altro ancora. Questa adattabilità dovrebbe infondere fiducia nella sua applicabilità a un’ampia gamma di progetti.

Questo articolo analizzerà l’importanza di capire come un progetto progredisce attraverso le varie fasi, utilizzando come esempio le quattro fasi più comuni.

Fase dell'idea

Il ciclo di vita di quasi tutti i progetti inizia con lo sviluppo di un’idea. Naturalmente, ci sono molti progetti, ad esempio di natura normativa, in cui questa idea viene, per così dire, imposta all’organizzazione dall’alto e ci si aspetta che l’azienda si conformi a normative specifiche. Le idee di progetto nascono durante la formulazione della strategia aziendale e derivano dalla necessità di ottimizzare le operazioni dell’azienda o dalle esigenze del mercato e dall’analisi della concorrenza. Queste idee sono spesso degli slogan non ben definiti, che spesso necessitano di una riflessione approfondita in questa fase e, quindi, devono essere perfezionati. Questa messa a punto dell’idea avviene durante le discussioni, le riunioni interne, ecc. Quando l’idea di un progetto diventa più concreta, vale la pena iniziare a descriverla in modo più strutturato. A questo punto, per qualsiasi organizzazione che genera molte idee di progetto, è utile avere una cosiddetta Carta delle idee. In una Carta di questo tipo, cerchiamo di descrivere nei singoli campi l’effetto che intendiamo ottenere attraverso la realizzazione dell’idea, quale dovrebbe essere l’ambito di tale progetto, quanto dovrebbe durare, quanto dovrebbe costare e quante risorse richiederà all’azienda. Una descrizione di questo tipo è necessaria affinché coloro che prendono le decisioni in azienda possano basarsi su alcuni fatti. Mi sono imbattuto in una situazione in cui la direzione di un’azienda aveva bisogno del supporto di una metodologia specifica, uno strumento informatico per la valutazione di idee per potenziali progetti. Il problema definito da questa azienda era che aveva almeno diverse decine di idee per nuovi progetti, ma il suo potenziale di risorse consentiva solo pochi grandi progetti. Il problema era selezionare da questo ampio insieme di idee quella che avrebbe creato il valore più eccellente per l’azienda.

Molte organizzazioni si trovano ad affrontare questo tipo di problema. Tali esigenze vengono soddisfatte da alcuni produttori di sistemi informatici a supporto della gestione dei progetti, i cui sistemi includono i cosiddetti modelli di punteggio che permettono di classificare l’attrattiva delle singole idee in modo strutturato e di selezionare quelle più valide per l’azienda. Uno di questi è il sistema di gestione dei progetti FlexiProject, che dispone di un modulo di valutazione. Un esempio di progetti classificati in base alla loro attrattiva in un portafoglio progetti è mostrato nell’illustrazione seguente:

Se parliamo di fasi del ciclo di vita del progetto, dovrebbe essere necessario un chiaro gate/decisione che permetta al progetto di passare dalla fase attuale a quella successiva. Questo cancello decisionale è necessario perché consentirà, tra le altre cose, di

• Valutare il progetto – se, con le ulteriori informazioni acquisite nella fase attuale, il progetto è ancora interessante per l’azienda e vale la pena continuare,
• Se le ipotesi chiave del progetto, come l’ambito, la durata, il livello di risorse necessarie o il budget, sono cambiate. Se alcuni di questi elementi sono cambiati, il team di progetto deve scriverli nel modo più preciso possibile e presentarli ai responsabili delle decisioni,
• comprendere i rischi attuali del progetto,
• una valutazione che la fase successiva sia ben pianificata.

Una volta analizzati i sottopunti di cui sopra, i responsabili delle decisioni, che svolgono un ruolo cruciale in questo processo, decidono di “far passare” il progetto alla fase successiva.

Fase di pianificazione

La pratica dimostra che la fase di pianificazione deve essere affrontata nelle organizzazioni. Diversi team di progetto, dopo essere stati incaricati, ad esempio, dalla direzione dell’azienda di realizzare un progetto, si sono subito messi all’opera per implementarlo. La conseguenza di questo approccio è solitamente rappresentata da diversi problemi. Le più comuni includono la rielaborazione di parti già completate di un progetto perché devono soddisfare i requisiti del proprietario del progetto, modifiche al calendario, al budget, ecc. Una delle conseguenze più critiche della realizzazione di un progetto senza un piano è la frustrazione del team di progetto che, nonostante il suo eccezionale impegno, non riesce a fornire un risultato soddisfacente, soprattutto perché non è mai stato definito con precisione.

Vale la pena creare un piano di progetto eccellente ed efficace per evitare queste situazioni problematiche. Un piano del genere di solito include una carta del progetto ben sviluppata, un calendario, un budget e un piano dei rischi. Un elemento essenziale del piano di progetto è anche la definizione precisa dei ruoli e delle responsabilità nel progetto. La creazione di questi elementi richiede tempo, ma questo tempo e questo sforzo saranno più che ripagati nella fase di implementazione del progetto, che caratterizzerà un flusso più fluido. Quando si crea un piano di progetto, vale la pena di sfruttare il supporto professionale del sistema: le illustrazioni seguenti mostrano un esempio di scheda di progetto del sistema e un diagramma del piano di progetto presentato su un diagramma di Gantt dal sistema FlexiProject:

Come la Fase dell’Idea, anche la Fase di Pianificazione dovrebbe concludersi con una decisione che consenta al progetto di passare alla Fase di Esecuzione.

Fase di implementazione

Se abbiamo creato un piano di progetto, la fase di implementazione consiste nell’intraprendere le azioni risultanti dal piano. Durante la fase di implementazione, il team di progetto deve monitorare le deviazioni dal piano, identificare e risolvere i problemi del progetto e lavorare efficacemente per raggiungere l’obiettivo desiderato. In questa fase del ciclo di vita del progetto, come nelle fasi precedenti, è necessario un vero impegno da parte dello sponsor del progetto, del comitato direttivo o della direzione aziendale. È fondamentale che le decisioni necessarie siano prese in modo efficiente e non incidano sui ritardi del progetto. L’azienda deve sviluppare degli standard in base ai quali lo stato di avanzamento dei singoli progetti viene comunicato alla direzione/comitati direttivi dell’azienda. L’ufficio di gestione del progetto (PMO) svolge spesso un ruolo importante in questo ambito. Anche gli strumenti professionali sono venuti in soccorso. Ad esempio, il sistema FlexiProject ha una funzione di revisione automatica dei progetti, che permette ai team di progetto di comunicare chiaramente con la direzione aziendale o con i comitati direttivi.

Fase di chiusura del progetto

Questa fase è spesso trascurata, mentre in pratica la sua esecuzione professionale porta molti vantaggi. Questa fase prevede l’accettazione ufficiale del prodotto del progetto da parte del suo proprietario e una sintesi dei progressi del team di progetto, la cui partecipazione attiva è fondamentale. La descrizione delle cosiddette Lezioni apprese contribuirà senza dubbio al miglioramento continuo delle pratiche di progetto dell’azienda. Data l’importanza di questo aspetto, il sistema FlexiProject offre un foglio di chiusura sistematica del progetto, che viene presentato di seguito:

Ogni azienda deve creare i propri principi di consegna dei progetti. Idealmente, questi principi dovrebbero riflettere il ciclo di vita del progetto e specificare le fasi attraverso le quali il progetto dovrebbe passare. Infine, nel passaggio da una fase all’altra è utile un processo decisionale chiaramente definito. Un approccio di questo tipo porterà benefici all’azienda ed eviterà diversi problemi.