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Plano do projeto
Âmbito do projeto: Como o defines e geres eficazmente?
Todos os projectos, independentemente da sua dimensão e natureza, começam com uma ideia – uma visão do que queremos alcançar. No entanto, existe uma lacuna entre o conceito e a sua implementação – o âmbito do projeto. É este que determina se o projeto será um processo coerente e previsível ou se será um conjunto de actividades aleatórias e expectativas não cumpridas. Descobre como defini-lo corretamente e como geri-lo eficazmente.
Neste artigo vais aprender:
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O que é o âmbito do projeto e porque é que a sua definição precisa é crucial?
Um âmbito de projeto corretamente definido é um ponto de referência valioso para toda a equipa do projeto. Permite um planeamento preciso e, acima de tudo, garante o controlo sobre o que deve ser entregue exatamente.
Definir o âmbito do projeto com um cuidado meticuloso tem um enorme significado prático! Permite uma estimativa mais precisa do orçamento, do calendário e dos recursos necessários. Permite também uma gestão eficaz das várias expectativas que as partes interessadas no projeto têm em relação ao desenvolvimento – nenhum participante no projeto terá dúvidas sobre quais os resultados previstos e quais as actividades que ultrapassam o quadro acordado.
Esta é uma forma eficaz de reduzir o risco de conflitos, mal-entendidos e frequentes desfasamentos entre os objectivos do projeto e as expectativas do cliente. Por outras palavras, um âmbito de projeto bem definido funciona como uma linguagem comum para a equipa, o investidor e o gestor do projeto. Sem ele, mesmo o melhor plano pode revelar-se um fracasso total e o projeto pode perder rapidamente o rumo. Como definir o âmbito? É fácil!
Definição do âmbito do projeto vs. âmbito do produto
A definição do âmbito do projeto diz claramente que se trata de um conjunto de todo o trabalho necessário para criar um produto, serviço ou solução com funções e caraterísticas específicas. Na prática, inclui tarefas específicas e os resultados a serem alcançados, bem como os limites do projeto. Em termos simples, o âmbito do projeto especifica exatamente o que tem de ser feito para atingir os objectivos do projeto e em que enquadramento.
De um ponto de vista prático, o âmbito do projeto é a base sobre a qual assenta toda a estrutura do projeto. Tudo isto é feito para simplificar a comunicação e criar uma base para a avaliação subsequente do progresso e dos resultados.
No entanto, vale a pena distingui-lo do âmbito do produto, que descreve o próprio produto, as suas funcionalidades, caraterísticas, parâmetros e requisitos. A confusão entre estes dois conceitos é uma fonte frequente de mal-entendidos – expandir o âmbito do produto sem atualizar adequadamente o âmbito do projeto é uma receita para atrasos e custos acrescidos. Por isso, lembra-te que o âmbito do produto responde à pergunta “O que estamos a entregar?” e o âmbito do projeto responde “Como estamos a entregar?” Ao definir o âmbito do projeto, deves também responder a algumas perguntas simples:
- Qual é o projeto?
- Quais são os seus objectivos e resultados desejados?
- Quais são os constrangimentos?
- Quais são os pressupostos do projeto?
- Quais são os critérios de sucesso?
Este ponto de partida estabelecerá rapidamente o quadro de ação e definirá um entendimento comum do projeto, especificando o trabalho e as actividades específicas que devem ser executadas para obter o resultado acordado. Esquece os atrasos, as derrapagens orçamentais e as discrepâncias entre o que foi planeado e o que foi efetivamente entregue!
O papel do âmbito na restrição tripla: tempo, custo, qualidade
O âmbito do projeto desempenha um papel inestimável na chamada restrição tripla, que consiste em tempo, custo e qualidade. Desde que não queiras que o teu projeto acabe em desastre, estes três factores devem manter-se equilibrados.
Imagina que aumentas o âmbito do projeto – por exemplo, queres acrescentar novas funcionalidades ou expandir o produto. O que acontece então? O tempo de conclusão aumenta automaticamente, os custos sobem e, consequentemente, a qualidade pode ser afetada. Da mesma forma, se tentares reduzir o tempo ou os custos, normalmente, terás de reduzir o âmbito. Esta é uma relação natural que vale a pena ter em conta ao planear um projeto.
Esta relação é crucial para manter o equilíbrio entre as três dimensões. É por isso que o âmbito do projeto não deve ser visto apenas como uma descrição do que vai ser feito, mas também como um limite do que o projeto não abrange. Isto protege eficazmente o projeto de “sobreaquecer” a equipa, permitindo-lhe manter-se dentro das suas capacidades realistas.
Um âmbito de projeto bem definido fornece uma base sólida para estimativas realistas de custos, prazos e recursos, servindo também como ponto de referência para o controlo de qualidade. Como se isso não bastasse, um âmbito bem definido também permite a distribuição precisa das responsabilidades individuais entre os membros da equipa, facilitando assim a monitorização do progresso do trabalho.
Consequências de uma definição incorrecta do âmbito (scope creep)
“Vamos só fazer mais uma pequena alteração…” – quantas vezes já ouviste isso? É assim que começa o scope creep, ou seja, a expansão descontrolada do âmbito de um projeto. No início, parece bastante inocente, mas, de repente, o projeto assemelha-se a uma bola de neve – cresce e rola cada vez mais depressa, perdendo a sua forma original pelo caminho.
O desfasamento do âmbito ocorre principalmente quando, durante a implementação, surgem novos requisitos, funcionalidades ou alterações do projeto que não foram previamente acordados ou analisados em termos do seu impacto no tempo, orçamento ou qualidade do projeto. O desfasamento do âmbito resulta frequentemente de uma falta de precisão nos acordos iniciais, de uma comunicação insuficiente com as partes interessadas ou de uma abordagem demasiado relaxada ao complexo processo de gestão da mudança.
As consequências são fáceis de prever: derrapagens orçamentais, atrasos no calendário, diminuição da qualidade e… o pior de tudo, frustração da equipa e do cliente. Em casos extremos, o projeto pode perder completamente a sua coerência e os seus objectivos económicos. O desfasamento do âmbito é o assassino silencioso dos projectos. É por isso que a chave para o sucesso é definir claramente o âmbito no início e monitorizar consistentemente as alterações até ao fim.
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O que deve conter um âmbito de projeto bem definido?
Então, o que deve incluir um âmbito de projeto bem definido? É simples! Uma descrição completa do âmbito do projeto deve incluir vários elementos que, em conjunto, formam uma imagem coerente do projeto. Vamos começar pelo princípio.
Objectivos e resultados do projeto
Logo no início, define claramente o que queres alcançar e o que pretendes entregar. Evita fazer declarações grandiosas e concentra-te em resultados mensuráveis. Especifica os resultados a alcançar e os produtos ou serviços que serão fornecidos. Lembra-te de que os objectivos devem ser mensuráveis e estar claramente ligados aos resultados comerciais esperados.
Critérios de aceitação e requisitos de qualidade
Em seguida, concentra-te nos critérios de aceitação e nos requisitos de qualidade. Estas são as regras do jogo, por assim dizer. Pensa no que tem de acontecer para que uma determinada fase (ou todo o projeto) seja considerada completa. Afinal, sem isso, é difícil determinar se o sucesso foi alcançado ou não. A definição precisa dos critérios minimizará o risco de mal-entendidos e diferenças de interpretação entre o cliente e a equipa do projeto.
Pressupostos e restrições
Não te esqueças de que todos os projectos funcionam dentro de certos limites. Estas incluem:
- disponibilidade de recursos
- limitações tecnológicas
- requisitos legais
- prazos resultantes do calendário
Conhecê-los permite um planeamento mais realista do âmbito e evita surpresas durante a implementação. Basta escrever todos os pressupostos e restrições do projeto, preto no branco, antes do início do projeto. Isto evitará desilusões e mal-entendidos mais tarde.
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O processo de definição do âmbito do projeto, passo a passo
Definir o âmbito de um projeto é um processo que requer conhecimentos técnicos e capacidades de comunicação. Assim, começa por reunir os requisitos das partes interessadas e, em seguida, cria uma Work Breakdown Structure (WBS). O âmbito do projeto também requer um controlo constante do aumento do âmbito! Cada alteração do âmbito do projeto gerida conscientemente é uma receita para o sucesso. Vê aqui como definir o âmbito do projeto, passo a passo.
Recolha de requisitos junto das partes interessadas
Uma conversa é o começo perfeito! Faz perguntas, ouve e sonda. Muitas vezes, o que é “óbvio” para uma pessoa pode ser completamente novo para outra. Um bom gestor de projectos deve agir um pouco como um detetive – construindo uma imagem coerente a partir de informações aparentemente não relacionadas.
Como podes começar? Faz o teu melhor para compreender em pormenor as expectativas de todas as partes envolvidas no projeto. Isto pode exigir não só reuniões e workshops, mas também a análise de documentação, projectos anteriores ou o contexto geral da empresa. Uma compreensão precisa das necessidades é a chave para o sucesso quando pretendes criar um âmbito de projeto realista.
Criação de um Work Breakdown Structure (WBS)
Quando souberes o que tens de entregar, divide-o em partes mais pequenas e mais fáceis de gerir. Uma estrutura de decomposição do trabalho (EAP) permite-te identificar todas as tarefas necessárias para atingir os teus objectivos e atribuir responsabilidades pela sua conclusão.
A documentação do âmbito utilizando a EAP não é mais do que uma “árvore de tarefas” que mostra claramente em que elementos consiste todo o projeto e quem é responsável por quê. Graças a isto, nada é esquecido e a equipa pode ver claramente como o seu trabalho se enquadra no todo. Esta ferramenta prática ajuda a manter o controlo sobre o âmbito durante todo o ciclo de vida do projeto.
Gerir as alterações do âmbito - como controlar o desfasamento do âmbito?
Nenhum projeto pode ser realizado do princípio ao fim sem alterações mínimas. Felizmente, uma alteração num projeto não tem de significar um desastre – desde que seja gerida conscientemente. Cada modificação deve ser controlada e aprovada de acordo com um processo estabelecido, e cada proposta deve ser avaliada em termos do seu impacto no orçamento, no tempo e na qualidade.
Depois disso, é fundamental aprová-lo ou rejeitá-lo formalmente. As revisões regulares do projeto e a comunicação transparente são as formas mais eficazes de detetar potenciais desvios numa fase inicial e manter o projeto no bom caminho, nomeadamente dentro dos pressupostos originais. Para que isto seja possível, cada nova proposta deve passar por um processo formal que consiste em três passos simples.
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Como é que o FlexiProject apoia a gestão do âmbito do projeto?
O controlo completo do âmbito de um projeto – desde o planeamento à implementação – não é fácil. É aqui que as ferramentas de gestão de projectos como o FlexiProject são úteis, apoiando a gestão do âmbito em cada passo do caminho!
Definição do âmbito na carta do projeto
Começa por definir o âmbito. Para isso, precisas de uma carta de projeto, onde podes facilmente incluir objectivos, resultados, indicadores-chave de desempenho e limites das actividades. Este é o teu “centro de comando”, que é transparente e de valor inestimável para todas as partes interessadas. Não só dá a todos acesso a uma versão consistente da documentação, como também facilita a consulta dos pressupostos originais do projeto.
PEP e decomposição de tarefas no calendário
Com o módulo WBS integrado no FlexiProject, podes facilmente dividir os projectos em componentes mais pequenos e atribuir responsabilidades para a sua implementação. O calendário do projeto mostra claramente à equipa como o seu trabalho se encaixa no todo, e o gráfico de Gantt visual permite-lhes ver as dependências, prazos e prioridades num relance. Isto permite ao gestor do projeto monitorizar o progresso e as dependências entre tarefas individuais numa base contínua.
Acompanhamento de alterações e controlo do âmbito em tempo real
Acompanhar as alterações e controlar o âmbito em tempo real é outra caraterística inestimável do FlexiProject, que lhe permite identificar instantaneamente os desvios do plano e avaliar o seu impacto noutros parâmetros do projeto, como o calendário ou o orçamento.
Este sistema de gestão de projectos funciona como um guardião pessoal do âmbito, vigiando o teu projeto 24 horas por dia, 7 dias por semana! Esta solução útil suporta o processo formal de aprovação de alterações para que cada modificação possa ser documentada e acordada com os intervenientes.
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Erros comuns na definição do âmbito e como evitá-los
Definir o âmbito de um projeto é o momento em que as ambições encontram a realidade e as boas intenções encontram… limitações. Embora tudo possa parecer uma brincadeira de crianças no papel, na prática pode revelar-se uma fonte de problemas graves que afectam todo o processo – desde o calendário, passando pelos custos, até à qualidade final.
Vale a pena recordar a diferença entre o âmbito do produto e o âmbito do projeto. O primeiro define exatamente o que deve ser entregue e o segundo define o trabalho que tem de ser feito para criar o produto. Misturá-los leva a mal-entendidos desde o início.
Um dos erros mais comuns é redigir uma descrição do âmbito demasiado geral. “Preparar uma campanha de marketing” ou “lançar um sítio Web” são frases que podem parecer suficientes à primeira vista. No entanto, quanto mais avançares, mais depressa se torna evidente que cada um as entende de forma completamente diferente e, sem detalhes, é muito difícil planear realisticamente o orçamento ou o tempo de trabalho da equipa.
O segundo erro, igualmente comum, é a falta de consulta com as partes interessadas ou a sua realização de forma pouco convicta. Por vezes, o gestor de projectos baseia-se apenas nas suas próprias suposições ou nas informações fornecidas por uma pessoa, ignorando o facto de os projectos terem muitos destinatários e, consequentemente, cada um destes grupos poder ter necessidades diferentes. O resultado? Cria-se um projeto que se enquadra formalmente nos pressupostos, mas que não corresponde às expectativas reais da organização.
Outra fonte de problemas é a falta de um processo formal de gestão da mudança. Introduzir modificações informalmente, sem avaliar o seu impacto no calendário ou nos custos, é uma receita eficaz para o projeto… perder estabilidade. Afinal, cada item adicional acrescentado à lista de tarefas faz com que o projeto sobrecarregue a equipa e saia do plano original.
Critérios de aceitação pouco claros para os resultados do trabalho são também o último prego no caixão de qualquer projeto. A equipa não faz ideia de quando uma determinada tarefa está pronta. Consequentemente, o risco de correcções e conflitos aumenta e os resultados podem não corresponder às expectativas do utilizador final.
Ignorar os pressupostos e as limitações também é importante. O plano é ambicioso? O problema começa quando o plano se revela inviável. Nesta situação, a equipa tem de trabalhar sob pressão. Esta é uma forma segura de causar atrasos ou uma queda na qualidade. Como podes evitar isso? Consulta a nossa tabela!
| Erro na definição do âmbito | Porque é que isto é um problema? | Como podes evitá-lo? |
| Descrição demasiado geral do âmbito | Todos interpretam o âmbito de forma diferente.
É difícil planear o orçamento e o calendário. É fácil expandir o âmbito de forma incontrolável. |
Divide o âmbito em produtos específicos.
Especifica as funcionalidades e os parâmetros. Certifica-te de que a descrição é mensurável e inequívoca. |
| Falta de consulta das principais partes interessadas | Surgem requisitos ocultos.
O projeto implementa as prioridades erradas. O número de correcções aumenta. |
Realiza reuniões e entrevistas.
Confirma os acordos com um resumo claro. |
| Falta de um processo formal de gestão da mudança | As alterações introduzidas clandestinamente durante o trabalho desestabilizam o projeto.
Os custos e o tempo de trabalho aumentam. A equipa perde o controlo sobre o âmbito do projeto. |
Submete um pedido de mudança.
Avalia o impacto das mudanças no tempo, no orçamento e nos recursos. Aprova as mudanças em reuniões regulares de tomada de decisão. |
| Critérios de aceitação pouco claros | Não é claro quando uma tarefa está realmente concluída.
Surgem correcções e disputas sobre a qualidade. |
Define critérios de aceitação mensuráveis para todos os resultados, incluindo parâmetros de qualidade, requisitos mínimos e o método de aceitação.
Depois de chegar a acordo com o cliente, inclui os critérios na documentação. |
| Omissão de pressupostos e restrições | O âmbito do projeto torna-se irrealista.
Ocorrem atrasos e sobrecarga da equipa. São necessárias várias alterações ao calendário e ao orçamento. |
Anota todas as restrições e pressupostos e confirma-os com as partes interessadas.
Revê regularmente os pressupostos durante a execução do projeto. |
Como podes ver, um âmbito bem definido na carta do projeto não é apenas uma lista de tarefas a realizar, mas acima de tudo, limites que mantêm o projeto no caminho certo. Ao eliminar estes erros comuns, transformarás o âmbito numa ferramenta de controlo eficaz, em vez de um campo minado em que a equipa do projeto navega “por sentir”.
Resumo: Âmbito bem definido = sucesso do projeto
O âmbito do projeto é simplesmente a base para uma gestão de projectos eficaz! Define a direção do trabalho, organiza as actividades e permite uma avaliação mensurável e objetiva do progresso. Um âmbito bem definido mantém um equilíbrio entre tempo, custo e qualidade, assegurando ao mesmo tempo um entendimento comum dos objectivos entre todos os participantes no projeto.
O que é que isto significa na prática? Uma previsibilidade significativamente maior, menor risco de fracasso, melhor gestão das expectativas das partes interessadas e maior satisfação para toda a equipa. Não é de surpreender que um projeto com um âmbito claramente definido tenha muito mais hipóteses de sucesso do que um projeto que tenta determinar para onde vai ao longo do caminho.
AUTOR
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
