Cykl życia projektu: Fazy i kluczowe informacje, które należy znać

Definicja projektu mówi, że każdy projekt ma swój początek i koniec. To oznacza, że jest on powoływany dla osiągnięcia jakiegoś konkretnego celu. Wieloletnia praktyka zarządzania projektami pokazuje, że aby osiągnąć sukces projektu- warto, żeby w trakcie jego trwania zaakcentowane zostały wyraźne fazy projektu, przez które powinien on przejść.

Jakie są fazy realizacji projektu?

Najbardziej ogólne i powszechnie spotykane fazy projektu to:

1. Faza pomysłu
2. Faza planowania
3. Faza realizacji
4. Faza zamknięcia projektu

Oczywiście szereg firm korzysta z innego podziału projektów na fazy w cyklu ich trwania. Jeśli spojrzymy na projekty rozwoju nowych produktów czy też projekty R&D, to często wykorzystywane fazy cyklu życia projektu byłyby następujące;

1. Opracowanie koncepcji
2. Szczegółowe projektowanie
3. Studium wykonalności
4. Wdrożenie
5. Uruchomienie rynkowe

I idąc dalej, inne zapewne są fazy projektu w firmach architektonicznych, konstrukcyjnych itp.

Faza pomysłu

Cykl życia praktycznie każdego projektu rozpoczyna się od powstania pomysłu na projekt. Oczywiście jest wiele projektów np. o charakterze regulacyjnym, gdzie ten pomysł jest niejako narzucony organizacji z góry, a firma ma po prostu dostosować się do konkretnych regulacji. Pomysły na projekty powstają w trakcie formułowania strategii firmy, wynikają z potrzeb optymalizacji działalności operacyjnej firmy czy też z potrzeb rynkowych i analizy konkurencji. Takie pomysły to wielokrotnie luźne hasła, najczęściej na tym etapie nieprzemyślane w szczegółach i dlatego wymagają doprecyzowania. Owo doprecyzowanie pomysłu powstaje w trakcie dyskusji, wewnętrznych spotkań itp. W momencie gdy pomysł na projekt zaczyna się konkretyzować, warto wtedy zacząć w bardziej strukturalny sposób go opisywać. Tutaj opłaci się, aby każda organizacja, która generuje dość dużo pomysłów na projekty, posiadała tzw. Kartę Pomysłu. W takiej Karcie w poszczególnych polach staramy się opisywać jaki efekt zamierzamy osiągnąć poprzez realizację pomysłu, jaki ramowy zakres taki projekt powinien mieć, szacunkowo jak długo powinien trwać, ile kosztować i jak dużych zasobów będzie wymagał od firmy. Taki opis jest potrzebny, aby osoby, które podejmują decyzje w firmie mogły ją podjąć, bazując na jakichś faktach.

Spotkałem się z sytuacją, że Zarząd firmy potrzebował wsparcia określonej metodologii, narzędzia informatycznego dla oceny pomysłów na potencjalne projekty. Problem zdefiniowany przez tę firmę był taki, że posiadała ona przynajmniej kilkadziesiąt pomysłów na nowe projekty, ale jej potencjał zasobowy pozwalał na realizację tylko kilku dużych projektów. Chodziło o to, aby z tego szerokiego zbioru pomysłów wybrać te, które zbudują największą wartość dla firmy.

Z tego typu zagadnieniami spotyka się wiele organizacji. Naprzeciw takim potrzebom wychodzą niektórzy producenci systemów informatycznych wspierających zarządzanie projektami, w których systemach znajdują się tzw. modele scoringowe pozwalające w strukturalny sposób uszeregować atrakcyjność poszczególnych pomysłów i wybrać te najbardziej wartościowe dla firmy. Jednym z takich systemów jest polski system do zarządzania projektami FlexiProject, który posiada moduł scoringu. Przykład uszeregowanych projektów pod względem ich atrakcyjności w portfelu projektowym pokazuje ilustracja poniżej:

 

Jeśli mówimy o fazach w cyklu życia projektu to koniecznym wydarzeniem, pozwalającym przejść projektowi z aktualnej do kolejnej fazy, powinna być wyraźna bramka decyzyjna / decyzja. Taka bramka decyzyjna jest potrzebna, ponieważ pozwala między innymi na:

• ocenę projektu – czy posiadając kolejne informacje zdobyte w aktualnej fazie, projekt jest dalej tak samo atrakcyjny dla firmy i warto go kontynuować,
• czy nie zmieniły się główne założenia projektowe takie jak m.in.: zakres, czas trwania, poziom wymaganych zasobów czy też budżet. Jeśli któreś z nich się zmieniły, to zespół projektowy powinien je w miarę precyzyjnie zapisać i przedstawić osobom podejmującym decyzje,
• zrozumienie aktualnych ryzyk projektowych,
• ocenę, że kolejna faza jest dobrze zaplanowana.

Po przeanalizowaniu powyższych podpunktów osoby decyzyjne podejmują decyzję o „przepuszczeniu” projektu do kolejnej fazy.

Faza planowania

Praktyka pokazuje, że faza planowania jest często zaniedbywana w organizacjach. Szereg zespołów projektowych po otrzymaniu np. polecenia od zarządu firmy o konieczności realizacji jakiegoś projektu, od razu przystępuje do jego realizacji. Konsekwencją takiego podejścia najczęściej jest szereg problemów. Do najczęstszych z nich należą przeróbki już zrealizowanych części projektu ponieważ nie spełniają wymagań właściciela projektu, zmiany harmonogramu, budżetu itp. Jedną z najważniejszych konsekwencji realizacji projektu bez planu jest frustracja zespołu projektowego, który pomimo dużego zaangażowania nie jest w stanie dostarczyć satysfakcjonującego efektu gównie z tego względu, że nie był on nigdy precyzyjnie określony.

Aby uniknąć tych wszystkich problematycznych sytuacji, warto stworzyć dobry i efektywny plan projektu. Taki plan najczęściej składa się z: dobrze opracowanej karty projektu, harmonogramu, budżetu jak również planu ryzyk.

Ważnym elementem planu projektu jest także precyzyjne określenie ról i odpowiedzialności w projekcie. Stworzenie tych elementów zajmuje sporo czasu, ale z nawiązką ten czas i wysiłek zwróci się w fazie realizacji projektu, która będzie się charakteryzować bardziej „gładkim przebiegiem”. Tworząc plan projektu, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia systemu- na poniższych ilustracjach pokazano przykład systemowej Karty Projektu oraz wykres planu projektu przedstawiony na wykresie Gantta pochodzące z systemu FlexiProject:

Podobnie jak Faza Pomysłu tak samo Faza Planowania powinna być zakończona decyzją, która pozwoli projektowi przejść do Fazy Realizacji.

Faza realizacji

Jeśli stworzyliśmy plan projektu, to faza realizacji polega na podejmowaniu działań wynikających z planu. W trakcie fazy realizacji zespół projektowy powinien monitorować odchylenia od planu, identyfikować zagadnienia projektowe i je rozwiązywać a przede wszystkim pracować efektywnie, aby osiągnąć zamierzony cel projektu. W tej fazie cyklu życia projektu, podobnie zresztą jak w fazach wcześniejszych, potrzebne jest autentyczne zaangażowania sponsora projektu / komitetu sterującego / albo zarządu firmy. Ważne jest, aby wymagane decyzje były podejmowane sprawnie i nie wpływały na opóźnienia projektowe. Istotne jest w tym aspekcie to, aby firma wypracowała sobie standardy, według których statusy realizacji poszczególnych projektów są raportowane do zarządu firmy /komitetów sterujących. Tutaj ważną rolę pełni często Biuro Zarządzania Projektami (PMO). I tutaj także z pomocą przychodzą profesjonalne narzędzia – dla przykładu system FlexiProject posiada funkcjonalność Automatycznych Przeglądów Projektowych, która w czytelny sposób pozwala komunikować się zespołom projektowym z zarządem firmy czy też z komitetami sterującymi.

Faza zamknięcia projektu

Faza ta jest często pomijana, a w praktyce jej profesjonalne przeprowadzenie przynosi wiele korzyści. Wspomniana faza polega na oficjalnym odbiorze produktu projektu przez jego właściciela, oraz na podsumowaniu przebiegu projektu przez zespół projektowy. Opisanie tzw. Lessons Learned, czyli wniosków projektowych z pewnością przyczyni się do ciągłego doskonalenia praktyk projektowych w firmie. Mając na uwadze ważność tego zagadnienia, system FlexiProject oferuje systemową kartę zamknięcia projektu, która została zaprezentowana poniżej:

Warto, aby każda firma stworzyła własne zasady realizacji projektów. Najlepiej, aby w tych zasadach odzwierciedlony był cykl życia projektu oraz wyszczególnione fazy przez które projekt powinien przechodzić. Warto wreszcie, aby był czytelnie zdefiniowany proces podejmowania decyzji przy przejściu pomiędzy kolejnymi fazami. Takie podejście przyniesie firmie wiele korzyści i pozwoli na uniknięcie szeregu problemów.