Ciclo de vida del proyecto: Fases e información clave que debes conocer

Todo proyecto, independientemente de su naturaleza, no es un esfuerzo fortuito. Está meticulosamente estructurado para alcanzar un objetivo concreto. Este enfoque estructurado, extraído de años de práctica en gestión de proyectos, proporciona una previsibilidad tranquilizadora al recorrido del proyecto, garantizando su éxito.

¿Cuáles son las fases de ejecución de un proyecto?

Las fases del proyecto más generales y frecuentes son:

1. La fase de la idea
2. La fase de planificación
3. La fase de aplicación
4. La fase de cierre del proyecto

Por supuesto, varias empresas dividen los proyectos en fases en su ciclo de vida. Si nos fijamos en los proyectos de desarrollo de nuevos productos o proyectos de I+D, las etapas del ciclo de vida del proyecto que se suelen utilizar serían las siguientes;

1. Desarrollo del concepto
2. Diseño detallado
3. Estudio de viabilidad
4. Aplicación
5. Lanzamiento al mercado

Es importante tener en cuenta que el ciclo de vida de un proyecto no es un modelo único. Puede adaptarse a las necesidades específicas de distintos sectores, como estudios de arquitectura, empresas de construcción, etc. Esta adaptabilidad debería infundir confianza en su aplicabilidad a una amplia gama de proyectos.

Este artículo explorará la importancia de comprender cómo progresa un proyecto a través de las distintas fases, utilizando como ejemplo las cuatro fases más comunes.

Fase de ideas

El ciclo de vida de prácticamente todos los proyectos comienza con el desarrollo de una idea de proyecto. Por supuesto, hay muchos proyectos, por ejemplo, de carácter normativo, en los que esta idea se impone, por así decirlo, a la organización desde arriba, y se espera que la empresa cumpla una normativa específica. Las ideas de proyectos surgen durante la formulación de la estrategia de la empresa y se derivan de la necesidad de optimizar las operaciones de la empresa o de las necesidades del mercado y el análisis de la competencia. Tales ideas suelen ser eslóganes sueltos, que a menudo necesitan ser pensados en detalle en esta fase y, por tanto, deben ser refinados. Esta puesta a punto de la idea surge durante los debates, las reuniones internas, etc. Una vez que la idea de un proyecto se vuelve más concreta, merece la pena empezar a describirla de forma más estructurada. Aquí es donde merece la pena que cualquier organización que genere muchas ideas para proyectos disponga de la llamada Carta de Ideas. En dicha Carta, intentamos describir en los campos individuales qué efecto pretendemos conseguir mediante la realización de la idea, cuál debe ser el alcance marco de dicho proyecto, cuánto debe durar, cuánto debe costar y cuántos recursos requerirá de la empresa. Esa descripción es necesaria para que quienes toman las decisiones en la empresa puedan hacerlo basándose en unos hechos. Me encontré con una situación en la que la dirección de una empresa necesitaba el apoyo de una metodología específica, una herramienta informática para evaluar ideas de proyectos potenciales. El problema definido por esta empresa era que tenía al menos varias docenas de ideas para nuevos proyectos, pero su potencial de recursos sólo le permitía realizar unos pocos grandes proyectos. La cuestión era seleccionar de este amplio conjunto de ideas la que generara el valor más excelente para la empresa.

Muchas organizaciones se enfrentan a este tipo de problemas. Algunas empresas productoras de sistemas informáticos de apoyo a la gestión de proyectos están satisfaciendo estas necesidades, y sus sistemas incluyen los llamados modelos de puntuación que permiten clasificar el atractivo de las ideas individuales de forma estructurada y seleccionar las más valiosas para la empresa. Uno de ellos es el sistema de gestión de proyectos FlexiProject, que cuenta con un módulo de puntuación. En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de proyectos clasificados según su atractivo en una cartera de proyectos:

Si hablamos de fases en el ciclo de vida del proyecto, debe ser necesaria una puerta de decisión/decisión clara, que permita al proyecto pasar de la fase actual a la siguiente. Esta puerta de decisión es necesaria porque permitirá, entre otras cosas:

• Evaluar el proyecto: si, con la información adicional obtenida en la fase actual, el proyecto sigue siendo igual de atractivo para la empresa y merece la pena continuarlo,
• Si han cambiado los supuestos clave del proyecto, como el alcance, la duración, el nivel de recursos necesarios o el presupuesto. Si alguno de ellos ha cambiado, el equipo del proyecto debe anotarlo con la mayor precisión posible y presentarlo a los responsables de la toma de decisiones,
• Comprender los riesgos actuales del proyecto,
• una evaluación de que la siguiente fase está bien planificada.

Una vez analizados los subpuntos anteriores, los responsables de la toma de decisiones, que desempeñan un papel crucial en este proceso, deciden «dejar pasar» el proyecto a la siguiente fase.

Fase de planificación

La práctica demuestra que es necesario abordar la fase de planificación en las organizaciones. Varios equipos de proyecto, tras recibir instrucciones, por ejemplo, de la dirección de la empresa para llevar a cabo un proyecto, se ponen inmediatamente a ejecutarlo. La consecuencia de este planteamiento suelen ser varios problemas. Las más comunes son la revisión de partes ya completadas de un proyecto porque tienen que cumplir los requisitos del propietario del proyecto, cambios en el calendario, el presupuesto, etc. Una de las consecuencias más críticas de realizar un proyecto sin un plan es la frustración del equipo del proyecto, que, a pesar de su extraordinario compromiso, no puede ofrecer un resultado satisfactorio, principalmente porque nunca se definió con precisión.

Crear un plan de proyecto excelente y eficaz para evitar estas situaciones problemáticas merece la pena. Un plan de este tipo suele incluir una carta de proyecto bien elaborada, un calendario, un presupuesto y un plan de riesgos. Un elemento esencial del plan del proyecto es también la definición precisa de las funciones y responsabilidades en el proyecto. Crear estos elementos lleva tiempo, pero este tiempo y esfuerzo se verán recompensados con creces en la fase de ejecución del proyecto, que se caracterizará por un flujo más fluido. Al crear un plan de proyecto, merece la pena aprovechar el apoyo profesional del sistema: las ilustraciones siguientes muestran un ejemplo de una Ficha de Proyecto del sistema y un diagrama de plan de proyecto presentado en un diagrama de Gantt del sistema FlexiProject:

Al igual que la Fase de Idea, la Fase de Planificación debe concluir con una decisión que permita al proyecto pasar a la Fase de Ejecución.

Fase de aplicación

Si hemos creado un plan de proyecto, la fase de ejecución consiste en llevar a cabo las acciones resultantes del plan. Durante la fase de ejecución, el equipo del proyecto debe controlar las desviaciones del plan, identificar y resolver los problemas del proyecto, y trabajar eficazmente para alcanzar el objetivo deseado del proyecto. En esta fase del ciclo de vida del proyecto, al igual que en las etapas anteriores, se necesita un auténtico compromiso por parte del patrocinador del proyecto/comité directivo /o dirección de la empresa. Es esencial que las decisiones necesarias se tomen con eficacia y no afecten a los retrasos del proyecto. La empresa debe desarrollar normas según las cuales se informe de los estados de los proyectos individuales a los comités de dirección/gerencia de la empresa. La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) suele desempeñar aquí un papel importante. Las herramientas profesionales también han venido al rescate. Por ejemplo, el sistema FlexiProject tiene una función de Revisiones Automatizadas de Proyectos, que permite a los equipos de proyecto comunicarse claramente con la dirección de la empresa o los comités de dirección.

Fase de cierre del proyecto

A menudo se pasa por alto esta fase, mientras que en la práctica, su ejecución profesional aporta muchos beneficios. Esta fase implica la aceptación oficial del producto del proyecto por su propietario y un resumen del progreso del equipo del proyecto, cuya participación activa es crucial. La descripción de las llamadas Lecciones Aprendidas contribuirá sin duda a la mejora continua de las prácticas de proyecto de la empresa. Dada la importancia de esta cuestión, el sistema FlexiProject ofrece una hoja sistemática de cierre de proyectos, que se presenta a continuación:

Cada empresa debe crear sus principios de entrega de proyectos. Lo ideal es que estos principios reflejen el ciclo de vida del proyecto y especifiquen las fases por las que debe pasar. Por último, merece la pena contar con un proceso de toma de decisiones claramente definido al pasar de una fase a otra. Este enfoque beneficiará a la empresa y evitará varios problemas.