Cycle de vie d'un projet : Phases et informations clés à connaître

Chaque projet, quelle que soit sa nature, n’est pas le fruit du hasard. Il est méticuleusement structuré pour atteindre un objectif spécifique. Cette approche structurée, issue d’années de pratique de la gestion de projet, apporte une prévisibilité rassurante au parcours du projet, garantissant son succès.

Quelles sont les phases de l'exécution d'un projet ?

Les phases les plus générales et les plus courantes d’un projet sont les suivantes :

1. La phase des idées
2. La phase de planification
3. La phase de mise en œuvre
4. La phase de clôture du projet

Bien entendu, plusieurs entreprises divisent les projets en phases au cours de leur cycle de vie. Si l’on considère les projets de développement de nouveaux produits ou les projets de R&D, les étapes du cycle de vie du projet souvent utilisées sont les suivantes ;

1. Développement du concept
2. Conception détaillée
3. Étude de faisabilité
4. Mise en œuvre
5. Lancement du marché

Il est important de noter que le cycle de vie d’un projet n’est pas un modèle unique. Il peut être adapté aux besoins spécifiques de différents secteurs, tels que les cabinets d’architectes, les entreprises de construction, etc. Cette adaptabilité devrait inspirer confiance quant à son applicabilité à un large éventail de projets.

Cet article explore l’importance de comprendre comment un projet progresse à travers les différentes phases, en utilisant les quatre phases les plus courantes comme exemple.

Phase d'idéation

Le cycle de vie de pratiquement tous les projets commence par le développement d’une idée de projet. Bien entendu, il existe de nombreux projets, par exemple de nature réglementaire, où cette idée est, pour ainsi dire, imposée à l’organisation d’en haut, et où l’on attend de l’entreprise qu’elle se conforme à des réglementations spécifiques. Les idées de projet naissent lors de la formulation de la stratégie de l’entreprise et découlent de la nécessité d’optimiser les opérations de l’entreprise ou des besoins du marché et de l’analyse de la concurrence. Ces idées sont souvent des slogans vagues, qui nécessitent le plus souvent une réflexion approfondie à ce stade et doivent donc être affinées. Cette mise au point de l’idée se fait au cours de discussions, de réunions internes, etc. Lorsque l’idée d’un projet devient plus concrète, il est utile de commencer à la décrire de manière plus structurée. C’est ici qu’il est utile pour toute organisation qui génère beaucoup d’idées de projets de se doter d’une « charte des idées ». Dans une telle charte, nous essayons de décrire dans les différents domaines l’effet que nous souhaitons obtenir par la réalisation de l’idée, la portée du cadre d’un tel projet, sa durée, son coût et les ressources qu’il nécessitera de la part de l’entreprise. Une telle description est nécessaire pour que les personnes qui prennent des décisions dans l’entreprise puissent le faire sur la base de certains faits. J’ai été confronté à une situation où la direction d’une entreprise avait besoin de l’appui d’une méthodologie spécifique, un outil informatique permettant d’évaluer les idées de projets potentiels. Le problème défini par cette entreprise était qu’elle avait au moins plusieurs dizaines d’idées de nouveaux projets, mais que son potentiel de ressources ne lui permettait de réaliser que quelques grands projets. Il s’agissait de sélectionner, parmi ce large éventail d’idées, celles qui apporteraient la plus grande valeur ajoutée à l’entreprise.

De nombreuses organisations sont confrontées à ce type de problème. Certains producteurs de systèmes informatiques d’aide à la gestion de projets répondent à ces besoins en proposant des modèles de notation qui permettent de classer l’attrait des idées individuelles de manière structurée et de sélectionner les plus intéressantes pour l’entreprise. L’un de ces systèmes est le système de gestion de projet FlexiProject, qui dispose d’un module de notation. L’illustration ci-dessous présente un exemple de projets classés en fonction de leur attractivité dans un portefeuille de projets :

S’il s’agit de phases du cycle de vie du projet, une porte de décision claire doit être nécessaire pour permettre au projet de passer de la phase actuelle à la phase suivante. Un tel portail de décision est nécessaire car il permettra, entre autres, de

• Évaluer le projet – déterminer si, compte tenu des informations supplémentaires obtenues au cours de la phase actuelle, le projet est toujours aussi intéressant pour l’entreprise et s’il vaut la peine de le poursuivre,
• Si les hypothèses clés du projet, telles que la portée, la durée, le niveau des ressources nécessaires ou le budget, ont changé. Si l’un d’entre eux a changé, l’équipe de projet doit l’écrire aussi précisément que possible et le présenter aux décideurs,
• comprendre les risques actuels du projet,
• une évaluation de la bonne planification de la phase suivante.

Une fois que les sous-points ci-dessus ont été analysés, les décideurs, qui jouent un rôle crucial dans ce processus, décident de « faire passer le projet » à la phase suivante.

Phase de planification

La pratique montre que la phase de planification doit être abordée dans les organisations. Plusieurs équipes de projet, ayant été chargées, par exemple, par la direction de l’entreprise de réaliser un projet, se sont immédiatement attelées à sa mise en œuvre. Cette approche entraîne généralement plusieurs problèmes. Les plus courantes consistent à retravailler des parties déjà achevées d’un projet parce qu’elles doivent répondre aux exigences du maître d’ouvrage, aux modifications du calendrier, au budget, etc. L’une des conséquences les plus graves de la réalisation d’un projet sans plan est la frustration de l’équipe de projet qui, malgré son engagement exceptionnel, ne peut fournir un résultat satisfaisant, principalement parce qu’il n’a jamais été défini avec précision.

L’élaboration d’un plan de projet excellent et efficace pour éviter ces situations problématiques en vaut la peine. Ce plan comprend généralement une charte de projet bien élaborée, un calendrier, un budget et un plan de gestion des risques. Un élément essentiel du plan de projet est également la définition précise des rôles et des responsabilités dans le projet. La création de ces éléments prend du temps, mais ce temps et ces efforts seront largement récompensés lors de la phase de mise en œuvre du projet, qui se caractérisera par un flux plus fluide. Lors de la création d’un plan de projet, il est utile de profiter du soutien professionnel du système – les illustrations ci-dessous montrent un exemple de carte de projet du système et un diagramme de plan de projet présenté sur un diagramme de Gantt du système FlexiProject :

Tout comme la phase d’idéation, la phase de planification doit se terminer par une décision permettant au projet de passer à la phase d’exécution.

Phase de mise en œuvre

Si nous avons créé un plan de projet, la phase de mise en œuvre consiste à prendre les mesures résultant du plan. Au cours de la phase de mise en œuvre, l’équipe de projet doit surveiller les écarts par rapport au plan, identifier et résoudre les problèmes liés au projet et travailler efficacement pour atteindre l’objectif souhaité. Dans cette phase du cycle de vie du projet, comme dans les phases précédentes, un véritable engagement de la part du sponsor du projet, du comité de pilotage ou de la direction de l’entreprise est nécessaire. Il est essentiel que les décisions nécessaires soient prises de manière efficace et qu’elles n’affectent pas les délais du projet. L’entreprise doit élaborer des normes selon lesquelles l’état d’avancement des différents projets est communiqué aux comités de direction/de pilotage de l’entreprise. Le bureau de gestion de projet (PMO) joue souvent un rôle important à cet égard. Des outils professionnels sont également venus à la rescousse. Par exemple, le système FlexiProject dispose d’une fonction  » Automated Project Reviews  » qui permet aux équipes de projet de communiquer clairement avec la direction de l’entreprise ou les comités de pilotage.

Phase de clôture du projet

Cette phase est souvent négligée, alors qu’en pratique, son exécution professionnelle apporte de nombreux avantages. Cette phase comprend l’acceptation officielle du produit du projet par son propriétaire et un résumé des progrès de l’équipe du projet, dont la participation active est cruciale. La description des « leçons apprises » contribuera sans aucun doute à l’amélioration continue des pratiques de l’entreprise en matière de projets. Compte tenu de l’importance de cette question, le système FlexiProject propose une fiche de clôture de projet systématique, qui est présentée ci-dessous :

Chaque entreprise doit élaborer ses propres principes de réalisation de projets. Idéalement, ces principes devraient refléter le cycle de vie du projet et spécifier les phases par lesquelles le projet doit passer. Enfin, un processus décisionnel clairement défini est utile pour passer d’une phase à l’autre. Une telle approche sera bénéfique pour l’entreprise et permettra d’éviter plusieurs problèmes.