BPMN: Business Process Model and Notation na modelação de processos empresariais

O que é a BPMN e porque é que é o padrão na modelação de processos?

A BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação gráfica padrão cujo principal objetivo é mapear de forma precisa e visual os processos empresariais. Graças à sua versatilidade e precisão, a BPMN ganhou o estatuto de norma mundial, sendo 2005 um ano-chave em que o influente consórcio OMG (Object Management Group) assumiu o desenvolvimento da notação. A inovação veio com o BPMN 2.0, que não só padronizou os gráficos, mas também introduziu a capacidade de gerar diagramas automaticamente usando software. Esta inovação, combinada com a autoridade do OMG, fez da BPMN a linguagem dominante e universal para a modelação de processos empresariais em todo o mundo.

Elementos básicos da notação BPMN

Para criar eficazmente um modelo de processo de negócio, a notação BPMN baseia-se num conjunto de componentes visuais lógicos. Esses elementos se dividem em três categorias principais, que juntas formam um diagrama completo e compreensível:

• Os objectos de fluxo (tais como eventos, actividades e portas) estão no centro do processo, definindo o que acontece, quando e como.
• Os objectos de ligação (incluindo fluxos de sequência e fluxos de comunicação) são responsáveis por estabelecer a ordem das etapas e o fluxo de informação entre elementos.
• As raias, ou piscinas e pistas, organizam o diagrama atribuindo claramente tarefas a funções, departamentos ou participantes no processo específicos.

Como ler e criar diagramas BPMN?

A modelação em BPMN baseia-se em regras simples e lógicas que garantem a coerência dos diagramas. Cada processo deve ter uma direção clara – deve começar com um evento inicial, terminar com um evento final e ser lido da esquerda para a direita. Para evitar o caos, as tarefas devem ser atribuídas a funções ou unidades específicas utilizando faixas e piscinas. Também é importante ajustar o nível de detalhe ao objetivo do diagrama:

• Os mapas de processos (gerais) destinam-se aos gestores.
• Os diagramas de processos (detalhados) destinam-se aos analistas, mostrando exatamente a lógica das decisões e o fluxo.
• Os modelos executáveis (técnicos) destinam-se às equipas de TI, prontos a serem implementados.

Qualquer que seja o nível, o sucesso depende das melhores práticas: todos os elementos devem ter nomes claros, devem ser evitados cruzamentos de linhas desnecessários e as partes complexas devem ser escondidas em subprocessos. Só assim o diagrama será uma ferramenta de comunicação verdadeiramente eficaz e compreensível.

BPMN na prática – exemplos de aplicação

A BPMN prova que as ferramentas de TI mais eficazes encontram rapidamente o seu caminho para o mundo dos negócios. Apesar das suas raízes técnicas, é um padrão flexível e global que funciona com sucesso em literalmente todas as áreas. Por exemplo, no serviço de apoio ao cliente, a BPMN mapeia todo o percurso do cliente – desde a comunicação do problema inicial até ao fornecimento de uma solução satisfatória. O efeito é imediato: melhoria da qualidade do serviço e redução dos tempos de espera. Funciona de forma semelhante nas finanças e nas compras, onde o sistema impõe uma transparência completa. Cada pedido de compra é acompanhado através de um processo de aprovação obrigatório e estritamente definido (por exemplo, pelo chefe de departamento e depois pelo diretor). Esta abordagem elimina os erros e assegura a disciplina orçamental.

A BPMN é também uma ferramenta essencial na gestão de projectos, uma vez que permite a introdução de uma ordem perfeita e previsibilidade no decurso das actividades. Isto traduz-se numa melhor calendarização do projeto e na documentação do projeto torna-se transparente. A visualização de um processo de projeto típico modelado nesta notação é a seguinte:

• Início: o processo começa com a fase de análise.
• Tarefas paralelas: graças à utilização de um símbolo de porta paralela, é possível iniciar simultaneamente duas actividades independentes, como a conceção e a codificação, o que acelera significativamente a execução do projeto.
• Decisão: uma vez concluídas as duas tarefas, o fluxo chega à porta de decisão, que verifica a condição-chave: Os testes foram bem sucedidos?
• Fim ou correcções: consoante a resposta, o processo passa à fase de implementação (se “Sim”) ou é reenviado para a fase de correção (se “Não”).

Do modelo BPMN à implementação – automatização de processos

O verdadeiro valor da BPMN torna-se evidente quando deixamos de a tratar apenas como um diagrama e começamos a vê-la como uma instrução direta para um computador. Graças ao facto de o BPMN 2.0 ser um modelo dito executável, o diagrama pode ser carregado diretamente para um software especializado, ou seja, o BPM Engine.

O motor BPM assume o papel de principal gestor de processos na organização. As suas tarefas básicas incluem não só a atribuição automática de tarefas às pessoas certas no momento certo, mas também a tomada de decisões de forma independente, efectuando escolhas ou cálculos simples, de acordo com a lógica armazenada nos símbolos de porta. A chave para a automação completa é a capacidade do Motor BPM de se comunicar com outros sistemas da empresa. Por exemplo, quando um processo chega à fase de pagamento, o Motor ordena automaticamente ao sistema ERP que poste o pagamento e, depois de encerrar o caso do cliente, actualiza imediatamente o seu estado no sistema CRM. Desta forma, as ferramentas de gestão de processos que utilizam BPMN padronizam os fluxos de trabalho repetitivos, minimizam os erros e facilitam a medição do tempo e da eficiência do trabalho.

BPMN na gestão de projectos

A utilização da norma BPMN tem um impacto significativo na eficiência operacional, uma vez que permite mapeamento de processos de todo o ciclo de vida do projeto – desde o início, passando pelas fases de planeamento e execução, até ao encerramento. Quando uma equipa trabalha com base no BPMN, o fluxo de trabalho torna-se uniforme e totalmente previsível. Em vez de se basear em acordos verbais e procedimentos vagos, todos os processos repetíveis (como a comunicação de erros, a implementação de alterações ou a verificação da qualidade) são modelados da mesma forma. Esta normalização traz benefícios mensuráveis: facilita a integração (os novos membros da equipa aprendem rapidamente as regras de trabalho), minimiza os erros (o processo é executado de forma consistente, de acordo com as melhores práticas) e facilita a medição (os passos normalizados permitem uma medição precisa do tempo e da eficiência do trabalho).

Utilizando o exemplo de um processo de Kick-off meeting em BPMN, a ação é perfeitamente clara: o processo começa com o evento “aprovação do orçamento”. Em seguida, o gestor de projeto (utilizando a pista) executa a ação “preparar a agenda”. No passo seguinte, é utilizada uma porta paralela, que atribui simultaneamente duas actividades: “marcar a data” e “enviar os convites”. Esta abordagem garante que a reunião é efetivamente planeada e comunicada a todos os participantes, eliminando o risco de erros de comunicação.

Ferramentas para criar diagramas BPMN

Embora um diagrama BPMN possa ser esboçado num pedaço de papel, o seu potencial completo só pode ser realizado com a utilização de ferramentas especializadas que suportem a normalização e a automatização. Editores BPMN dedicados, como o Camunda Modeler ou o Signavio, oferecem uma interface intuitiva, verificam a correção dos modelos (validação) e, mais importante, podem gerar código pronto para implementação em motores BPM. Vale a pena lembrar também as plataformas de gestão de projectos. O FlexiProject, um sistema de gestão de projectos, embora tenha uma tarefa principal diferente, utiliza a lógica de processos para normalizar e organizar fluxos de trabalho repetitivos de projectos no âmbito do planeamento e da gestão de tarefas.

A vantagem mais importante destas ferramentas é a integração dos mapas de processos com o calendário de tarefas. Isto significa que o modelo BPMN optimizado se torna automaticamente um modelo que gera uma lista de tarefas e dependências no calendário do projeto, eliminando assim discrepâncias entre o modelo ideal e a sua implementação real.

Resumo: BPMN como uma linguagem universal para processos de negócio

A utilização da notação BPMN traz benefícios imediatos às empresas. Graças a esta linguagem visual universal, os processos são normalizados, o que conduz diretamente a um rápido aumento da produtividade – a BPMN elimina ambiguidades e acelera todo o fluxo de trabalho. Como resultado, as organizações não só reduzem os erros nas suas operações, como também conseguem uma gestão significativamente melhor e mais eficaz de todos os seus processos. É por isso que a BPMN é um padrão comum entre os líderes de mercado. É utilizado por gigantes como a BMW e a General Electric, o que confirma claramente o seu papel estratégico na eficiência operacional.