Plán projektu

Životní cyklus projektu: Fáze a klíčové informace, které potřebujete znát

Každý projekt, bez ohledu na jeho povahu, není nahodilým počinem. Je pečlivě strukturován tak, aby bylo dosaženo konkrétního cíle. Tento strukturovaný přístup, který vychází z dlouholetých zkušeností s řízením projektů, zajišťuje předvídatelnost průběhu projektu a jeho úspěch.

Jaké jsou fáze realizace projektu?

Nejobecnější a nejčastěji se vyskytující fáze projektu jsou:

1. Fáze nápadu
2. Fáze plánování
3. Realizační fáze
4. Fáze uzavření projektu

Některé společnosti samozřejmě rozdělují projekty do jednotlivých fází jejich životního cyklu. Pokud se podíváme na projekty vývoje nových produktů nebo projekty výzkumu a vývoje, často používané fáze životního cyklu projektu jsou následující;

1. Vývoj konceptu
2. Podrobný návrh
3. Studie proveditelnosti
4. Provádění
5. Uvedení na trh

Je důležité si uvědomit, že životní cyklus projektu není univerzální model. Lze jej přizpůsobit jedinečným potřebám různých odvětví, například architektonických firem, stavebních firem a dalších. Tato přizpůsobivost by měla vzbudit důvěru v jeho použitelnost pro širokou škálu projektů.

Tento článek se zabývá významem pochopení toho, jak projekt postupuje jednotlivými fázemi, na příkladu čtyř nejběžnějších fází.

Fáze nápadu

Životní cyklus prakticky každého projektu začíná vytvořením myšlenky projektu. Samozřejmě existuje mnoho projektů, např. regulační povahy, kde je tato myšlenka organizaci takříkajíc vnucena shora a od společnosti se očekává, že bude dodržovat konkrétní předpisy. Nápady na projekty vznikají při formulování strategie společnosti a vycházejí z potřeby optimalizovat činnost společnosti nebo z potřeb trhu a analýzy konkurence. Takové myšlenky jsou často volnými hesly, která je většinou třeba v této fázi podrobně promyslet, a proto je třeba je upřesnit. Toto dolaďování myšlenky vzniká během diskusí, interních schůzek apod. Jakmile se myšlenka projektu stane konkrétnější, je vhodné ji začít strukturovaněji popisovat. Zde se vyplatí, aby organizace, která generuje velké množství projektových nápadů, měla takzvanou Chartu nápadů. V takové Chartě se snažíme v jednotlivých oblastech popsat, jakého efektu chceme realizací nápadu dosáhnout, jaký by měl být rámcový rozsah takového projektu, jak dlouho by měl trvat, kolik by měl stát a kolik zdrojů bude od firmy vyžadovat. Takový popis je nutný, aby ti, kdo ve firmě rozhodují, mohli rozhodovat na základě určitých faktů. Setkal jsem se se situací, kdy vedení společnosti potřebovalo podporu specifické metodiky, IT nástroje pro hodnocení nápadů na potenciální projekty. Problém této společnosti spočíval v tom, že měla nejméně několik desítek nápadů na nové projekty, ale její zdrojový potenciál umožňoval realizovat pouze několik velkých projektů. Šlo o to, vybrat z tohoto širokého souboru nápadů ten, který by pro společnost vytvořil tu nejlepší hodnotu.

S tímto typem problému se potýká mnoho organizací. Těmto potřebám vycházejí vstříc někteří výrobci informačních systémů na podporu projektového řízení, jejichž systémy obsahují tzv. scoringové modely, které umožňují strukturovaně hodnotit atraktivitu jednotlivých nápadů a vybírat ty nejhodnotnější pro podnik. Jedním z takových systémů je systém pro řízení projektů FlexiProject, který má modul bodování. Příklad projektů seřazených podle jejich atraktivity v portfoliu projektů je uveden na obrázku níže:

Pokud hovoříme o fázích životního cyklu projektu, měla by být nutná jasná rozhodovací brána/rozhodnutí, která umožní přechod z aktuální fáze do další. Taková rozhodovací brána je potřebná, protože mimo jiné umožní:

• Vyhodnocení projektu – zda je projekt s dalšími informacemi získanými v současné fázi pro společnost stále stejně atraktivní a zda stojí za to v něm pokračovat,
• zda se změnily klíčové předpoklady projektu, jako je rozsah, doba trvání, úroveň potřebných zdrojů nebo rozpočet. Pokud se některé z nich změnily, měl by je projektový tým co nejpřesněji zapsat a předložit je osobám s rozhodovací pravomocí,
• pochopení aktuálních rizik projektu,
• posouzení, že další fáze je dobře naplánována.

Po analýze výše uvedených dílčích bodů rozhodují rozhodovací orgány, které v tomto procesu hrají klíčovou roli, o „propuštění projektu“ do další fáze.

Fáze plánování

Praxe ukazuje, že v organizacích je třeba se zabývat fází plánování. Několik projektových týmů, které dostaly například od vedení společnosti pokyn k realizaci projektu, se okamžitě pustilo do jeho realizace. Důsledkem tohoto přístupu je obvykle několik problémů. Nejčastěji se jedná o přepracování již dokončených částí projektu, protože je třeba splnit požadavky vlastníka projektu, změny harmonogramu, rozpočtu atd. Jedním z nejkritičtějších důsledků realizace projektu bez plánu je frustrace projektového týmu, který navzdory svému mimořádnému nasazení nemůže dosáhnout uspokojivého výsledku, především proto, že nebyl nikdy přesně definován.

Vytvoření dokonalého a efektivního plánu projektu, který by těmto problematickým situacím zabránil, se vyplatí. Takový plán obvykle zahrnuje dobře vypracovanou chartu projektu, harmonogram, rozpočet a plán rizik. Zásadním prvkem plánu projektu je také přesné vymezení rolí a odpovědností v projektu. Vytvoření těchto prvků vyžaduje čas, ale tento čas a úsilí se více než vyplatí ve fázi realizace projektu, která se bude vyznačovat hladším průběhem. Při tvorbě projektového plánu se vyplatí využít profesionální podporu systému – na obrázcích níže je příklad systémové Karty projektu a schéma projektového plánu prezentované na Ganttově diagramu ze systému FlexiProject:

Stejně jako fáze nápadu by měla být fáze plánování ukončena rozhodnutím, které umožní přechod projektu do fáze realizace.

Realizační fáze

Pokud jsme vytvořili plán projektu, fáze implementace spočívá v provedení opatření vyplývajících z plánu. Během realizační fáze by měl projektový tým sledovat odchylky od plánu, identifikovat a řešit problémy projektu a efektivně pracovat na dosažení požadovaného cíle projektu. V této fázi životního cyklu projektu je stejně jako v předchozích fázích zapotřebí skutečný závazek sponzora projektu/řídícího výboru/nebo vedení společnosti. Je důležité, aby byla požadovaná rozhodnutí přijímána efektivně a neměla vliv na zpoždění projektu. Společnost musí vypracovat standardy, podle nichž se bude vedení společnosti/řídícím výborům podávat zpráva o stavu jednotlivých projektů. Důležitou roli zde často hraje kancelář projektového řízení (PMO). Na pomoc přicházejí také profesionální nástroje. Systém FlexiProject například disponuje funkcí Automated Project Reviews, která umožňuje projektovým týmům přehledně komunikovat s vedením společnosti nebo řídicími výbory.

Fáze uzavření projektu

Tato fáze je často přehlížena, přitom v praxi přináší její profesionální provedení mnoho výhod. V této fázi dochází k oficiálnímu převzetí produktu projektu jeho vlastníkem a ke shrnutí postupu projektového týmu, jehož aktivní účast je klíčová. Popis takzvaných Lessons Learned nepochybně přispěje k neustálému zlepšování projektových postupů společnosti. Vzhledem k důležitosti této problematiky nabízí systém FlexiProject systematickou uzávěrku projektu, která je uvedena níže:

Každá společnost by si měla vytvořit své zásady pro realizaci projektů. V ideálním případě by tyto zásady měly odrážet životní cyklus projektu a specifikovat fáze, kterými by měl projekt projít. V neposlední řadě se při přechodu z jedné fáze do druhé vyplatí jasně definovaný rozhodovací proces. Takový přístup bude pro společnost přínosem a předejde několika problémům.