Die SMAY Gruppe bietet seit mehr als 32 Jahren innovative und umfassende Lüftungs- und Brandschutzlösungen an. Sie schafft einige der besten Belüftungslösungen. Die SMAY Gruppe ist nicht nur ein Hersteller, sondern auch ein Experte für Lüftungslösungen. Im Mittelpunkt steht eine kontinuierliche, systematische Entwicklung, die die Einführung innovativer Produkte, Technologien und Produktionsverfahren umfasst. Es investiert kontinuierlich in die Entwicklung der Mitarbeiter, in das eigene technologische Denken und in die Produktionsanlagen. Bis heute haben die Produkte und Dienstleistungen von SMAY mehr als 15.000 Kunden in mehr als 34 Ländern auf der ganzen Welt profitiert. Das Unternehmen verfügt über neue Produktions- und Lagereinrichtungen in Podlęż bei Krakau. Außerdem verfügt es über einen modernen Maschinenpark, der mit dem Bestellsystem und dem automatisierten Kundendienst synchronisiert ist.

Kontext der Umsetzung

Vor der Entscheidung, eine professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software einzuführen, verfügte SMAY über die beschriebenen Projektmanagement-Standards, arbeitete aber mit verteilten Tools von MS Office. Dies führte zu einer Reihe von Kommunikationsproblemen und ermöglichte keine effiziente Planung und Verwaltung mehrerer Projekte. Das Unternehmen analysierte sorgfältig mehrere auf dem Markt erhältliche Lösungen und entschied sich für die Software FlexiProject.

Verlauf der Umsetzung

Die Einführung der Software erfolgte in mehreren Phasen und verlief äußerst reibungslos. Die Intuitivität und Benutzerfreundlichkeit von FlexiProject, trotz der Tatsache, dass es sich um ein recht komplexes Werkzeug handelt, hat sicherlich dazu beigetragen, den anfänglichen Widerstand der Mitarbeiter gegen die Notwendigkeit der Verwendung eines „anderen Systems“ in der Organisation zu überwinden. Zunächst hatten die Nutzer die Möglichkeit, sich anhand einer Testversion mit dem System vertraut zu machen, und dann begannen sie mit Hilfe des Projektkoordinators, ihre eigenen Projekte in das System einzugeben. Derzeit wird FlexiProject von den Abteilungen verwendet: Produktentwicklung, Forschung und Analyse und Management. Das Unternehmen nutzt eine breite Palette von Funktionen, die im System verfügbar sind: Projektcharta, Zeitpläne mit Gantt-Diagramm, Budget, Projektrisiken, Leistungen, Änderungsanträge für den Projektplan, Projektportfolios, Genehmigungswege und andere. SMAY nutzt die Funktion auch regelmäßig, um einen Änderungsantrag zu erstellen, wenn sich Annahmen ändern und der Projektplan an die neuen Gegebenheiten angepasst werden muss. Derartige Änderungen unterliegen der vollen Kontrolle und werden stets von der Unternehmensleitung genehmigt. Mit Hilfe des Systems werden Entwicklungs-/Modernisierungs-, Forschungs- und andere Projekte durchgeführt – diese Projekte werden in SMAY jedes Jahr mehr und mehr umgesetzt.

Vorteile der Einführung des FlexiProject-Systems

Die Einführung des FlexiProject-Systems bei SMAY hat es dem Unternehmen ermöglicht, eine neue Ebene der Effektivität des Projektmanagements zu erreichen. Die Kommunikation hat sich verbessert, die Transparenz und der Zugang zu Informationen über den Stand der einzelnen Projekte haben sich verbessert, und man kann sofort erkennen, wo die Risiken liegen und wo eine Reaktion der Unternehmensleitung oder des Vorstands erforderlich ist. Es ist auch ein Erfolg, dass das System von den Mitarbeitern gerne genutzt wird und sie seinen Mehrwert für das Unternehmen erkennen.