Впровадження програмного забезпечення для управління проектами та портфелями проектів FlexiProject в Smay Group

Smay Group пропонує інноваційні та комплексні рішення в галузі вентиляції та протипожежного захисту вже більше 32 років. Вона створює одні з найкращих вентиляційних рішень. Smay Group є не тільки виробником, але й експертом у сфері вентиляційних рішень. Вона зосереджена на безперервному, систематичному розвитку, що передбачає впровадження інноваційних продуктів, технологій та виробничих процесів. Компанія постійно інвестує в розвиток співробітників, власне технологічне мислення та виробничі потужності. На сьогоднішній день продуктами та послугами Smay скористалися понад 15 000 клієнтів у більш ніж 34 країнах світу. Компанія має нові виробничі та складські приміщення, розташовані в Подленжі поблизу Кракова. Він також має сучасний парк машин, який синхронізований із системою замовлень та автоматизованим обслуговуванням клієнтів.

Контекст впровадження

До прийняття рішення про впровадження професійного програмного забезпечення для управління проектами та портфелями, компанія Smay мала описані стандарти управління проектами, але працювала з розподіленими інструментами MS Office. Це спричиняло низку комунікаційних проблем і не дозволяло ефективно планувати та управляти численними проектами. Компанія ретельно проаналізувала кілька рішень, доступних на ринку, і вирішила зупинити свій вибір на FlexiProject.

Хід реалізації

Впровадження програмного забезпечення мало кілька етапів і пройшло надзвичайно гладко. Інтуїтивність і простота використання FlexiProject, незважаючи на те, що це досить складний інструмент, безумовно, допомогла подолати початковий опір співробітників до необхідності використання “іншої системи” в організації. Спочатку користувачі мали можливість ознайомитися з системою на тестовій версії, а потім, за допомогою Координатора проекту, почали вносити в систему власні проекти. Наразі FlexiProject використовується відділами: Розробка продукту, Дослідження та аналіз та Менеджмент. Компанія використовує широкий спектр функціональних можливостей, доступних в системі, а саме: статут проекту, графіки з діаграмою Ганта, бюджет, ризики проекту, результати, запити на зміну плану проекту, портфелі проектів, шляхи узгодження та інші. Смей також регулярно використовує цю функцію для створення запиту на зміну, коли змінюються припущення і план проекту потрібно пристосувати до нових реалій. Такі зміни знаходяться під повним контролем і завжди отримують схвалення керівництва компанії. За допомогою системи реалізуються проекти розвитку/модернізації, дослідницькі та інші проекти – таких проектів у Смаї з кожним роком стає все більше і більше.

Переваги впровадження системи FlexiProject

Впровадження системи FlexiProject в Smay дозволило компанії вийти на новий рівень ефективності управління проектами. Покращилася комунікація, підвищилася прозорість і доступність інформації про стан кожного проекту, можна відразу побачити, де є ризики і де потрібна реакція керівництва або ради компанії. Успіхом також є те, що співробітники охоче користуються системою і бачать її додаткову цінність для організації.