A FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftver bevezetése a Smay csoportnál

A Smay Group több mint 32 éve kínál innovatív és átfogó szellőzési és tűzvédelmi megoldásokat. A legjobb szellőztetési megoldások közé tartozik. A Smay Group nemcsak gyártó, hanem a szellőztetési megoldások szakértője is. A folyamatos, szisztematikus fejlesztésre összpontosít, amely magában foglalja az innovatív termékek, technológiák és gyártási folyamatok bevezetését. Folyamatosan beruház a munkavállalók, a saját technológiai gondolkodásmód és a termelési létesítmények fejlesztésébe. A mai napig a Smay termékei és szolgáltatásai a világ több mint 34 országában több mint 15 000 ügyfelet szolgálnak. A vállalat új termelési és raktárlétesítményei a Krakkó melletti Podlężban találhatók. Modern gépparkkal is rendelkezik, amely szinkronban van a rendelési rendszerrel és az automatizált ügyfélszolgálattal.

Végrehajtási kontextus

A professzionális projekt- és portfóliómenedzsment szoftver bevezetéséről szóló döntést megelőzően a Smay rendelkezett a projektmenedzsment szabványokkal, de az MS Office elosztott eszközeivel dolgozott. Ez számos kommunikációs problémát okozott, és nem tette lehetővé több projekt hatékony tervezését és irányítását. A vállalat alaposan elemezte a piacon elérhető számos megoldást, és a FlexiProject szoftver mellett döntött.

A végrehajtás menete

A szoftver bevezetése több szakaszból állt, és rendkívül zökkenőmentesen zajlott. A FlexiProject intuitivitása és könnyű kezelhetősége – annak ellenére, hogy egy meglehetősen összetett eszközről van szó – minden bizonnyal segített leküzdeni az alkalmazottak kezdeti ellenállását azzal kapcsolatban, hogy a szervezetben „egy másik rendszert” kell használni. A felhasználók először egy tesztverzión ismerkedhettek meg a rendszerrel, majd a projektkoordinátor segítségével elkezdték saját projektjeiket bevinni a rendszerbe. Jelenleg a FlexiProjectet használják a szervezeti egységek: A projektet a következő osztályok használják: termékfejlesztés, kutatás és elemzés, valamint menedzsment. A vállalat a rendszerben rendelkezésre álló funkciók széles skáláját használja, ezek a következők: projekt charta, Gantt-diagrammal ellátott ütemtervek, költségvetés, projektkockázatok, teljesítmények, projektterv módosítási kérelmek, projektportfóliók, jóváhagyási útvonalak és mások. Smay rendszeresen használja a funkciót arra is, hogy módosítási kérelmet hozzon létre, amikor a feltételezések megváltoznak, és a projekttervet az új realitásokhoz kell igazítani. Az ilyen változtatások teljes ellenőrzés alatt állnak, és mindig megkapják a vállalat vezetőségének jóváhagyását. A rendszer segítségével fejlesztési/korszerűsítési, kutatási és egyéb projektek valósulnak meg – ezeket a projekteket évről évre egyre többen valósítják meg Smayban.

A FlexiProject rendszer bevezetésének előnyei

A FlexiProject rendszer bevezetése a Smay-nál lehetővé tette a vállalat számára, hogy a projektmenedzsment hatékonyságának új szintjét érje el. Javult a kommunikáció, javult az átláthatóság és az egyes projektek állapotára vonatkozó információkhoz való hozzáférés, és azonnal láthatóvá vált, hogy hol vannak kockázatok, és hol van szükség a vállalat vezetőségének vagy igazgatótanácsának reagálására. Az is siker, hogy a rendszert a munkavállalók szívesen használják, és látják annak hozzáadott értékét a szervezetben.