Implementazione del software di gestione dei progetti e del portafoglio progetti FlexiProject nel Gruppo SMAY

Il Gruppo SMAY fornisce soluzioni innovative e complete per la ventilazione e la protezione antincendio da oltre 32 anni. Crea alcune delle migliori soluzioni di ventilazione. Il Gruppo SMAY non è solo un produttore, ma anche un esperto di soluzioni di ventilazione. Si concentra su uno sviluppo continuo e sistematico, che prevede l’implementazione di prodotti, tecnologie e processi produttivi innovativi. L’azienda investe continuamente nello sviluppo dei dipendenti, del proprio pensiero tecnologico e degli impianti di produzione. Ad oggi, i prodotti e i servizi di SMAY sono andati a beneficio di oltre 15.000 clienti in più di 34 Paesi del mondo. L’azienda dispone di nuovi impianti di produzione e magazzino a Podlęż, vicino a Cracovia. Dispone inoltre di un moderno parco macchine, sincronizzato con il sistema di ordinazione e il servizio clienti automatizzato.

Contesto di implementazione

Prima di decidere di implementare un software professionale per la gestione dei progetti e del portafoglio, SMAY aveva descritto gli standard di gestione dei progetti, ma lavorava con strumenti distribuiti di MS Office. Ciò ha causato una serie di problemi di comunicazione e non ha permesso una pianificazione e una gestione efficace di più progetti. L’azienda ha analizzato attentamente diverse soluzioni disponibili sul mercato e ha deciso di scegliere il software FlexiProject.

Corso di attuazione

L’implementazione del software è avvenuta in più fasi e si è svolta in modo estremamente fluido. L’intuitività e la facilità d’uso di FlexiProject, nonostante si tratti di uno strumento piuttosto complesso, hanno certamente contribuito a superare le resistenze iniziali dei dipendenti alla necessità di utilizzare “un altro sistema” nell’organizzazione. In un primo momento, gli utenti hanno avuto la possibilità di familiarizzare con il sistema su una versione di prova e poi, con l’aiuto del Coordinatore del progetto, hanno iniziato a inserire i propri progetti nel sistema. Attualmente, FlexiProject è utilizzato dai dipartimenti: Sviluppo prodotti, Ricerca e analisi e Gestione. L’azienda utilizza un’ampia gamma di funzionalità disponibili nel sistema, tra cui: carta del progetto, piani con diagramma di Gantt, budget, rischi del progetto, deliverable, richieste di modifica del piano di progetto, portafogli di progetto, percorsi di approvazione e altro. SMAY utilizza regolarmente la funzione per creare una richiesta di modifica ogni volta che le ipotesi cambiano e il piano di progetto deve essere adattato alle nuove realtà. Tali modifiche sono sotto pieno controllo e ricevono sempre l’approvazione della direzione aziendale. Con l’aiuto del sistema, si realizzano progetti di sviluppo/modernizzazione, di ricerca e di altro tipo, che ogni anno vengono implementati in SMAY in misura sempre maggiore.

Vantaggi dell’implementazione del sistema FlexiProject

L’implementazione del sistema FlexiProject in SMAY ha permesso all’azienda di raggiungere un nuovo livello di efficacia nella gestione dei progetti. La comunicazione è migliorata, la trasparenza e l’accessibilità alle informazioni sullo stato di ogni progetto sono migliorate e si può vedere immediatamente dove sono i rischi e dove è necessaria una risposta da parte della direzione o del consiglio di amministrazione dell’azienda. È un successo anche il fatto che il sistema sia prontamente utilizzato dai dipendenti, che ne vedono il valore aggiunto nell’organizzazione.