Implementarea softului de management de proiecte și portofoliu FlexiProject în cadrul Grupului Smay

Grupul Smay furnizează soluții inovatoare și complete de ventilație și protecție împotriva incendiilor de peste 32 de ani. Aceasta creează unele dintre cele mai bune soluții de ventilație. Smay Group nu este doar un producător, ci și un expert în soluții de ventilație. Se concentrează pe o dezvoltare continuă și sistematică, care implică implementarea de produse, tehnologii și procese de producție inovatoare. Aceasta investește continuu în dezvoltarea angajaților, în propria gândire tehnologică și în instalațiile de producție. Până în prezent, de produsele și serviciile Smay au beneficiat peste 15.000 de clienți din peste 34 de țări din întreaga lume. Compania dispune de noi facilități de producție și de depozitare situate în Podlęż, lângă Cracovia. De asemenea, dispune de un parc de utilaje modern, care este sincronizat cu sistemul de comenzi și cu serviciul automatizat pentru clienți.

Contextul de punere în aplicare

Înainte de decizia de a implementa un software profesional de management al proiectelor și portofoliilor, Smay avea standardele de management al proiectelor descrise, dar lucra cu instrumente distribuite din MS Office. Acest lucru a cauzat o serie de probleme de comunicare și nu a permis planificarea și gestionarea eficientă a mai multor proiecte. Compania a analizat cu atenție mai multe soluții disponibile pe piață și a decis să aleagă software-ul FlexiProject.

Curs de implementare

Implementarea software-ului a avut mai multe etape și a decurs extrem de ușor. Intuitivitatea și ușurința de utilizare a FlexiProject, în ciuda faptului că este un instrument destul de complex, au ajutat cu siguranță la depășirea rezistenței inițiale a angajaților față de necesitatea de a utiliza „un alt sistem” în cadrul organizației. La început, utilizatorii au avut ocazia de a se familiariza cu sistemul pe o versiune de test, iar apoi, cu ajutorul coordonatorului de proiect, au început să introducă propriile proiecte în sistem. În prezent, departamentele utilizează FlexiProject: Dezvoltarea produselor, Cercetare și analiză și Management. Compania utilizează o gamă largă de funcționalități disponibile în sistem, printre care se numără: statutul proiectului, planificări cu diagrama Gantt, buget, riscuri de proiect, livrabile, cereri de modificare a planului de proiect, portofolii de proiecte, căi de aprobare și altele. De asemenea, Smay utilizează în mod regulat funcția pentru a crea o cerere de modificare ori de câte ori se schimbă ipotezele și planul proiectului trebuie ajustat la noile realități. Astfel de modificări sunt supuse unui control deplin și primesc întotdeauna aprobarea conducerii companiei. Cu ajutorul sistemului, sunt implementate proiecte de dezvoltare/modernizare, cercetare și alte proiecte – aceste proiecte sunt implementate în Smay din ce în ce mai mult în fiecare an.

Avantajele implementării sistemului FlexiProject

Implementarea sistemului FlexiProject la Smay a permis companiei să atingă un nou nivel de eficiență în gestionarea proiectelor. Comunicarea s-a îmbunătățit, transparența și accesibilitatea la informațiile privind stadiul fiecărui proiect s-au îmbunătățit și se poate vedea imediat unde sunt riscurile și unde este necesar un răspuns din partea conducerii sau a consiliului de administrație al companiei. De asemenea, este un succes faptul că sistemul este utilizat cu ușurință de către angajați și că aceștia văd valoarea sa adăugată în cadrul organizației.