Implantación del software de gestión de proyectos y carteras de proyectos FlexiProject en el Grupo SMAY

El Grupo SMAY lleva más de 32 años ofreciendo soluciones innovadoras y completas de ventilación y protección contra incendios. Crea algunas de las mejores soluciones de ventilación. El Grupo SMAY no es sólo un fabricante, sino también un experto en soluciones de ventilación. Se centra en el desarrollo continuo y sistemático, que implica la aplicación de productos, tecnologías y procesos de producción innovadores. Invierte continuamente en el desarrollo de sus empleados, su propio pensamiento tecnológico y sus instalaciones de producción. Hasta la fecha, los productos y servicios de SMAY han beneficiado a más de 15.000 clientes en más de 34 países de todo el mundo. La empresa cuenta con nuevas instalaciones de producción y almacenamiento situadas en Podlęż, cerca de Cracovia. También dispone de un moderno parque de maquinaria, sincronizado con el sistema de pedidos y el servicio automatizado de atención al cliente.

Contexto de aplicación

Antes de tomar la decisión de implantar un software profesional de gestión de proyectos y carteras, SMAY tenía descritos los estándares de gestión de proyectos, pero trabajaba con herramientas distribuidas de MS Office. Esto causó una serie de problemas de comunicación y no permitió una planificación y gestión eficaces de múltiples proyectos. La empresa analizó detenidamente varias soluciones disponibles en el mercado y se decidió por el software FlexiProject.

Desarrollo de la aplicación

La implantación del programa tuvo varias fases y transcurrió sin contratiempos. La intuitividad y facilidad de uso de FlexiProject, a pesar de ser una herramienta bastante compleja, ayudó sin duda a superar la resistencia inicial de los empleados a la necesidad de utilizar «otro sistema» en la organización. Al principio, los usuarios tuvieron la oportunidad de familiarizarse con el sistema en una versión de prueba y luego, con la ayuda del Coordinador de Proyectos, empezaron a introducir sus propios proyectos en el sistema. Actualmente, FlexiProject es utilizado por los departamentos de: Desarrollo de Productos, Investigación y Análisis y Gestión. La empresa utiliza una amplia gama de funcionalidades disponibles en el sistema, a saber: carta del proyecto, calendarios con diagrama de Gantt, presupuesto, riesgos del proyecto, entregables, solicitudes de cambio del plan del proyecto, carteras de proyectos, vías de aprobación y otras. SMAY también utiliza regularmente la función para crear una solicitud de cambio cada vez que cambian los supuestos y es necesario ajustar el plan del proyecto a las nuevas realidades. Dichos cambios están totalmente controlados y siempre cuentan con la aprobación de la dirección de la empresa. Con la ayuda del sistema, se llevan a cabo proyectos de desarrollo / modernización, investigación y otros – estos proyectos se llevan a cabo en SMAY cada año más.

Ventajas de implantar el sistema FlexiProject

La implantación del sistema FlexiProject en SMAY ha permitido a la empresa alcanzar un nuevo nivel de eficacia en la gestión de proyectos. Ha mejorado la comunicación, la transparencia y la accesibilidad a la información sobre el estado de cada proyecto, y se puede ver inmediatamente dónde están los riesgos y dónde se necesita una respuesta de la dirección o el consejo de administración de la empresa. También es un éxito que los empleados utilicen fácilmente el sistema y vean su valor añadido en la organización.