Lean Management na gestão de projectos: para que serve e como implementá-lo eficazmente?

O que é um LEAN?

O Lean Management deriva diretamente do Sistema de Produção Toyota (TPS), cujo criador foi Taiichi Ohno. A filosofia baseia-se num princípio simples mas revolucionário: eliminação do desperdício (Muda, Mura, Muri), melhoria contínua (Kaizen) e maximização do valor para o cliente. Embora o Lean tenha nascido como uma resposta à questão de como gerir a produção numa empresa, hoje em dia os seus princípios são implementados com sucesso a nível mundial em várias áreas de negócio, muito para além da produção propriamente dita.

Como é que o Lean Management melhora a eficiência do projeto?

A gestão Lean é uma abordagem que tem uma missão nos projectos: racionalizar o trabalho e dar ao cliente o máximo de valor possível. Como é que funciona na prática? A melhoria da eficiência começa com a identificação e eliminação de sete tipos de desperdício que desperdiçam recursos (ou seja, tempo, dinheiro, energia da equipa). A eliminação destas actividades desnecessárias traz benefícios tangíveis: conclusão mais rápida das tarefas, melhor qualidade dos produtos ou serviços e utilização optimizada dos recursos. Alcançar estes resultados é uma consequência direta de práticas adequadas de gestão de projectos.

Assim, o desperdício é tudo o que consome recursos mas não aumenta o valor final para o cliente:

• Sobreprodução: consiste em produzir algo demasiado cedo ou em excesso. Isto pode ser visto, por exemplo, na criação de funcionalidades ou relatórios não aprovados que quase imediatamente requerem alterações.
• Espera: inclui qualquer tempo de inatividade durante o qual a equipa permanece inativa. Na prática, trata-se de tempo desperdiçado à espera da aprovação de um documento, do acesso a uma ferramenta ou do feedback do cliente – tudo isto gera custos desnecessários.
• Transporte: refere-se à transferência desnecessária de informações ou documentos. Um exemplo é quando um documento tem de passar por demasiadas etapas e pessoas antes de chegar ao seu destino.
• Excesso de processamento: significa realizar um trabalho demasiado minucioso ou complexo em relação às necessidades reais do cliente.
• Inventário: é a acumulação de excesso de trabalho em curso (WIP). Este desperdício envolve a acumulação de demasiadas tarefas iniciadas mas inacabadas ou a produção de documentação que rapidamente perde o seu valor.
• Movimento: refere-se ao esforço desnecessário, tanto físico como mental. Isto inclui perder tempo à procura de ficheiros, participar em reuniões ineficazes e ter de mudar constantemente de contexto entre tarefas(multitasking).
• Defeitos: são erros e equívocos que exigem absolutamente um trabalho de correção posterior. Os erros no código ou a incompreensão dos requisitos do cliente aumentam o tempo de execução e reduzem a qualidade.

O sistema pull na gestão de projectos – trabalhar a pedido

No sistema pull, uma tarefa só é “puxada” pela equipa para execução quando essa equipa está realmente pronta e tem capacidade livre. Isto é diferente do modelo tradicional Push, em que o trabalho é “empurrado” para a frente independentemente da disponibilidade do destinatário. O modelo Push leva frequentemente a atrasos e sobrecarga de tarefas. A principal vantagem da abordagem Pull é que ajuda a evitar a sobreprodução. Evita que as coisas sejam feitas “antecipadamente” (por exemplo, documentação ou funcionalidade) antes de o cliente precisar delas. Este excesso cria um inventário desnecessário (WIP), que rapidamente se torna obsoleto e gera correcções dispendiosas.

A implementação do sistema pull melhora significativamente a previsibilidade e o fluxo de trabalho. Isto deve-se ao facto de:

• O sistema evita a acumulação de trabalho em curso (WIP), para que as fases individuais do processo não sejam sobrecarregadas com tarefas em excesso.
• Quando o trabalho pára no fluxo de valor, é imediatamente visível qual a fase que não o está a “puxar”. Este ponto torna-se um estrangulamento visível, permitindo uma intervenção rápida e a melhoria do processo.
• As equipas podem concentrar-se em menos tarefas de cada vez. Esta maior concentração reduz os erros e contribui significativamente para um resultado final de melhor qualidade.

Para que o Sistema Pull funcione de forma eficiente e eficaz, é necessário utilizar ferramentas que ajudem a visualizar o fluxo de trabalho e a controlar o seu volume. Dois mecanismos funcionam bem aqui: Quadros Kanban e limites WIP. Os primeiros são utilizados para visualizar todas as tarefas do projeto e o seu estado atual no processo (por exemplo, “A fazer”, “Em curso”, “Concluído”). É esta visualização que permite à equipa “puxar” as tarefas da fase anterior assim que houver espaço disponível na coluna em que estão atualmente a trabalhar. Os limites WIP (Work In Progress), por outro lado, são limites máximos fixos para o número de tarefas que podem estar numa determinada fase do processo em qualquer altura. Estes limites impedem os empregados de “empurrar” as tarefas para as fases seguintes. Isto impõe um mecanismo de “puxar”, que ajuda efetivamente a evitar a sobreprodução.

Como implementar o Lean Management de forma eficaz numa equipa de projeto?

Implementar a Gestão Lean numa equipa de projeto é um processo que requer compromisso e uma transformação cultural focada em conseguir uma execução mais rápida, melhor qualidade e uma utilização óptima dos recursos. Esta mudança vai além de uma alteração pontual, estabelecendo uma gestão de projeto eficaz e moderna que utiliza o s técnicas de gestão estratégica de projectos.

A implementação eficaz do Lean Management numa equipa de projeto pode ser dividida em quatro etapas:

1. Em primeiro lugar, tens de uniformizar os conhecimentos. Certifica-te de que toda a equipa compreende o papel da Gestão Lean – ou seja, como eliminar o desperdício e o que realmente constitui valor para o cliente.
2. Em seguida, examina cuidadosamente como o trabalho está progredindo. Mapeia visualmente o atual fluxo de trabalho Lean. Isto vai permitir-te localizar e identificar rapidamente onde os sete tipos de desperdício ocorrem nos projectos.
3. Este passo é uma transição para um modelo de trabalho “a pedido” (Pull System). Isto significa que o trabalho é “puxado” apenas quando há espaço para ele, o que evita a sobrecarga.
4. Por último, tens de introduzir a melhoria contínua, ou Kaizen. Medir regularmente os resultados, recolher feedback e organizar sessões de revisão curtas mas frequentes ajudar-te-á a identificar e a implementar pequenas melhorias que farão uma enorme diferença a longo prazo.

Ao introduzir o conceito de Lean Management, as equipas deparam-se frequentemente com armadilhas que podem minar até os esforços mais bem planeados. A mais perigosa delas é um erro cultural – ignorar as pessoas. O Lean não deve ser tratado apenas como um conjunto de ferramentas Lean, mas sim como um foco na mudança da cultura de trabalho, promovendo o respeito pelos funcionários e a melhoria contínua. Outro erro comum é copiar cegamente exemplos de Gestão Lean de outras empresas. Em vez disso, é necessário compreender os princípios do Lean e adaptá-los às especificidades de um determinado projeto. A implementação excessiva também deve ser evitada – a Gestão Lean é um processo de pequenas e contínuas melhorias (Kaizen) que são introduzidas por fases. O último erro crítico é a falta de foco no fluxo, onde a prioridade é otimizar o fluxo de trabalho Lean ao longo do processo, em vez de maximizar a utilização dos membros individuais da equipa.

Resumo: O Lean Management como base para a execução de projectos eficientes e modernos

O Lean Management impulsiona a eficiência operacional, proporcionando uma implementação mais rápida, melhor qualidade e uma utilização óptima dos recursos. Esta é a base para uma gestão de projectos bem sucedida. Para a aplicação prática dos princípios Lean, uma ferramenta dedicada é essencial. O FlexiProject vai de encontro a esta necessidade, permitindo uma gerir projectos de produção utilizando o FlexiProject e assegura gestão eficaz dos recursos do projeto com o FlexiProject que se alinha com todos os objectivos Lean.