Lean Management a projektmenedzsmentben: mire való és hogyan lehet hatékonyan alkalmazni?

Mi az a LEAN?

A Lean Management közvetlenül a Toyota termelési rendszeréből (TPS) ered, amelynek megalkotója Taiichi Ohno volt. A filozófia egy egyszerű, de forradalmi elven alapul: a pazarlás megszüntetése (Muda, Mura, Muri), a folyamatos fejlesztés (Kaizen) és az ügyfélérték maximalizálása. Bár a Lean arra a kérdésre adott válaszként született, hogy hogyan lehet egy vállalaton belül a termelést irányítani, ma már világszerte sikeresen alkalmazzák elveit az üzleti élet számos területén, messze túlmutatva magán a termelésen.

Hogyan javítja a Lean Management a projektek hatékonyságát?

A lean menedzsment egy olyan megközelítés, amelynek a projektekben egyetlen küldetése van: a munka racionalizálása és az ügyfél számára a lehető legnagyobb érték biztosítása. Hogyan működik a gyakorlatban? A hatékonyság javítása az erőforrások (azaz az idő, a pénz, a csapat energiája) pazarlását okozó hétféle pazarlás azonosításával és kiküszöbölésével kezdődik. Ezeknek a felesleges tevékenységeknek az eltávolítása kézzelfogható előnyökkel jár: gyorsabb feladatvégzés, jobb termék- vagy szolgáltatásminőség és az erőforrások optimális felhasználása. Az ilyen eredmények elérése a következők közvetlen eredménye megfelelő projektmenedzsment gyakorlatok.

Hulladék tehát minden, ami erőforrásokat emészt fel, de nem növeli a végső értéket az ügyfél számára:

• Túltermelés: valaminek a túl korai vagy túlzott mértékű előállítása. Ez például a nem jóváhagyott funkciók vagy jelentések létrehozásában nyilvánul meg, amelyek szinte azonnal változtatásokat igényelnek.
• Várakozás: magában foglal minden olyan leállási időt, amely alatt a csapat tétlen marad. A gyakorlatban ez a dokumentum jóváhagyására, az eszközhöz való hozzáférésre vagy az ügyfél visszajelzésére várakozással elvesztegetett idő, ami mind felesleges költségeket generál.
• Szállítás: az információk vagy dokumentumok szükségtelen továbbítására utal. Példa erre, ha egy dokumentumnak túl sok szakaszon és emberen kell keresztülmennie, mielőtt eléri a célállomást.
• Túltervezés: a munka túl alapos vagy túl bonyolult elvégzése a tényleges vevői igényekhez képest.
• Készlet: ez a folyamatban lévő munka (WIP) feleslegének felhalmozódása. Ez a pazarlás magában foglalja a túl sok megkezdett, de befejezetlen feladat felhalmozását, vagy olyan dokumentáció létrehozását, amely gyorsan veszít értékéből.
• Mozgás: a felesleges fizikai és szellemi erőfeszítésre utal. Ide tartozik az időpazarlás a fájlok keresésére, a hatástalan megbeszéléseken való részvétel, valamint a feladatok közötti folyamatos kontextusváltás (multitasking).
• Hibák: ezek olyan hibák és tévedések, amelyek feltétlenül utólagos korrekciós munkát igényelnek. A kódban lévő hibák vagy a vevői követelmények félreértése növeli az átfutási időt és csökkenti a minőséget.

A pull rendszer a projektmenedzsmentben – igény szerinti munka

A pull-rendszerben egy feladatot csak akkor „húzza ki” a csapat a végrehajtásra, ha az adott csapat ténylegesen készen áll és van szabad kapacitása. Ez eltér a hagyományos Push modelltől, ahol a munkát a címzett készenlététől függetlenül „tolják” előre. A Push-modell gyakran vezet a feladatok elmaradásához és túlterheltségéhez. A Pull megközelítés fő előnye, hogy segít elkerülni a túltermelést. Megakadályozza, hogy a dolgok (pl. dokumentáció vagy funkcionalitás) „előre” készüljenek el, mielőtt az ügyfélnek szüksége lenne rájuk. Az ilyen túltermelés felesleges készletet (WIP) hoz létre, amely gyorsan elavulttá válik, és költséges korrekciókat generál.

A pull rendszer bevezetése jelentősen javítja a kiszámíthatóságot és a munkafolyamatokat. Ez azért van így, mert:

• A rendszer megakadályozza a folyamatban lévő munka (WIP) felhalmozódását, így a folyamat egyes szakaszait nem terhelik túl sok felesleges feladat.
• Amikor a munka megáll az értékáramlásban, azonnal látható, hogy melyik szakasz nem „húzza” azt. Ez a pont látható szűk keresztmetszetté válik, ami lehetővé teszi a gyors beavatkozást és a folyamat javítását.
• A csapatok egyszerre kevesebb feladatra koncentrálhatnak. Ez a fokozott összpontosítás csökkenti a hibák számát, és jelentősen hozzájárul a jobb minőségű végeredményhez.

Ahhoz, hogy a Pull System hatékonyan és eredményesen működjön, olyan eszközökre van szükség, amelyek segítenek a munkafolyamatok vizualizálásában és mennyiségének szabályozásában. Itt két mechanizmus működik jól: Kanban táblák és WIP-korlátok. Az előbbiek az összes projektfeladat és azok aktuális státuszának vizualizálására szolgálnak a folyamatban (pl. „Elvégzendő”, „Folyamatban”, „Befejezett”). Ez a vizualizáció teszi lehetővé a csapat számára, hogy „kihúzzák” a feladatokat az előző szakaszból, amint az éppen aktuális oszlopban szabaddá válik a hely. A WIP (Work In Progress, azaz folyamatban lévő munka) korlátok viszont a folyamat egy adott szakaszában egyidejűleg elvégezhető feladatok számának rögzített felső határai. Ezek a korlátok megakadályozzák, hogy az alkalmazottak a feladatokat a következő szakaszokba „tolják”. Ez egy „pull” mechanizmust kényszerít ki, ami hatékonyan segít elkerülni a túltermelést.

Hogyan lehet hatékonyan bevezetni a Lean Managementet egy projektcsapatban?

A Lean Management bevezetése egy projektcsapaton belül olyan folyamat, amely elkötelezettséget és kulturális átalakulást igényel, amelynek középpontjában a gyorsabb végrehajtás, a jobb minőség és az optimális erőforrás-felhasználás elérése áll. Ez a váltás túlmutat az egyszeri változtatáson, hatékony és modern projektmenedzsmentet hoz létre, amely a s tratégiai projektmenedzsment technikák.

A Lean Management hatékony bevezetése egy projektcsapatban négy lépésre osztható:

1. Először is, egységesíteni kell a tudást. Győződjön meg arról, hogy az egész csapat megérti a Lean Management szerepét – azaz, hogy hogyan lehet kiküszöbölni a pazarlást, és mi jelenti valójában az értéket az ügyfél számára.
2. Ezután gondosan vizsgálja meg, hogyan halad a munka. Térképezze fel vizuálisan a jelenlegi Lean-munkafolyamatot. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja és azonosítsa, hol fordul elő a hétféle pazarlás a projektekben.
3. Ez a lépés az átmenetet jelenti az „igény szerinti” (Pull System) munkamodellre. Ez azt jelenti, hogy a munkát csak akkor „húzzák”, ha van rá hely, ami megakadályozza a túlterhelést.
4. Végül pedig be kell vezetni a folyamatos fejlesztést, a Kaizent. Az eredmények rendszeres mérése, a visszajelzések összegyűjtése és a rövid, de gyakori felülvizsgálati ülések megszervezése segíteni fogja Önt abban, hogy felismerje és végrehajtsa azokat az apró javításokat, amelyek hosszú távon óriási változást fognak eredményezni.

A Lean Management koncepció bevezetésekor a csapatok gyakran találkoznak olyan buktatókkal, amelyek még a legjobban megtervezett erőfeszítéseket is alááshatják. Ezek közül a legveszélyesebb egy kulturális hiba – az emberek figyelmen kívül hagyása. A Lean-t nem szabad kizárólag a lean eszközök összességeként kezelni, hanem inkább a munkakultúra megváltoztatására, az alkalmazottak tiszteletének előmozdítására és a folyamatos fejlesztésre kell összpontosítani. Egy másik gyakori hiba a más vállalatok Lean Management példáinak vakon történő másolása. Ehelyett meg kell érteni a Lean alapelveit, és azokat az adott projekt egyedi sajátosságaihoz kell igazítani. A túlzott bevezetést is el kell kerülni – a Lean Management a fokozatosan bevezetett apró, folyamatos fejlesztések (Kaizen) folyamata. Az utolsó kritikus hiba az áramlásra való összpontosítás hiánya, ahol a prioritás a lean munkafolyamatok optimalizálása az egész folyamat során, nem pedig az egyes csapattagok kihasználásának maximalizálása.

Összefoglaló: Lean Management mint a hatékony és modern projektvégrehajtás alapja

A Lean Management elősegíti a működési hatékonyságot, gyorsabb megvalósítást, jobb minőséget és optimális erőforrás-felhasználást biztosít. Ez a sikeres projektmenedzsment alapja. A Lean elvek gyakorlati alkalmazásához elengedhetetlen egy erre a célra kifejlesztett eszköz. A FlexiProject megfelel ennek az igénynek, lehetővé téve a zökkenőmentes termelési projektek kezelése a FlexiProject segítségével és biztosítja hatékony projekt erőforrás-menedzsment a FlexiProject segítségével amely összhangban van az összes Lean-céllal.