Gerir projectos e portfólios de projectos numa empresa de produção utilizando o FlexiProject

Uma caraterística da maioria das empresas transformadoras é que, em primeiro lugar, inventam produtos que querem vender no mercado e, em seguida, estabelecem processos de produção para os fabricar.
Aqui, vale a pena acrescentar que nem todas as empresas de produção são também empresas de inovação – ou seja, nem todas as empresas inventam novos produtos, porque algumas dessas empresas produzem produtos em nome de outras empresas, que apenas se encarregam de os inventar e de os comercializar e vender.
No entanto, para este artigo, vamos assumir que estamos a falar de uma empresa de produção “clássica” com os seus produtos.

O contexto da gestão de projectos numa empresa de produção

No que diz respeito às características de uma empresa transformadora apresentadas anteriormente, podemos distinguir várias categorias de projectos:

• Projectos de investigação e desenvolvimento (I&D) – por exemplo, em empresas de cosméticos ou farmacêuticas;
• Concebe e implementa novos produtos (também extensões de linhas de produtos e melhorias em produtos já vendidos);
• Projectos de implementação de produtos;
• Projectos de marketing;
• Projectos de investimento – implementação de novas tecnologias, modernização e renovação de infra-estruturas de produção, desenvolvimento de fábricas, etc..;
• Projectos de otimização:
  • Projectos relacionados com a otimização de processos empresariais,
  • Projectos de reestruturação,
  • Projectos de TI,
  • projectos de natureza organizacional,
• Projectos legislativos – projectos cuja execução é exigida por lei.

Uma empresa de produção tem uma variedade tão grande de projectos em curso que tem de garantir uma abordagem adequada para a implementação de cada um.
É claro que os princípios gerais como, por exemplo, que cada projeto deve ter uma carta de projeto ou um plano de projeto podem ser consistentes para todas as categorias; no entanto, já haverá muitas diferenças nos detalhes, e vale a pena considerá-las.
A seguir, discutiremos alguns princípios imediatamente relevantes para uma gestão de projectos eficaz numa empresa de produção.
Estes princípios são conceitos teóricos e ferramentas práticas que podem ser aplicados aos nossos projectos em curso.

Cria carteiras de projectos para cada categoria de projeto significativa

Os portfólios de projectos ajudar-nos-ão a reunir todos os projectos com características comuns num único local.
A ilustração seguinte mostra uma lista de portfólios de projectos criados numa empresa de produção no sistema de gestão de projectos FlexiProject. As carteiras de projectos aumentam a eficiência da gestão de projectos.
Em primeiro lugar, a gestão da empresa pode ver todos os projectos de uma determinada categoria num único local e, com base em informações estruturadas, pode tomar decisões sobre a adição de outro projeto ao portfólio, a remoção do portfólio de projectos que perderam a sua atratividade, etc.
Então vamos dar uma olhada mais de perto, por exemplo, em um portfólio chamado “Desenvolvimento de Novos Produtos” para mostrar as vantagens de gerenciar através de portfólios de projetos em uma empresa de manufatura.
Um portfólio de projectos criado no sistema de gestão de projectos FlexiProject é mostrado na ilustração abaixo. O que é que o conselho de administração/gestão da empresa vê nesse ecrã e como pode tomar decisões eficazes com base nele:

• O gráfico no canto superior esquerdo do ecrã tem um duplo objetivo.
  Classifica os projectos no portfólio com base na sua atratividade para a empresa, sendo os projectos na área verde os mais atractivos.
  A atratividade diminui à medida que te aproximas do canto superior esquerdo do gráfico.
  Além disso, o gráfico também apresenta iniciativas/ideias e potenciais candidatos a projectos futuros.
  A compreensão deste gráfico é crucial para que a direção da empresa possa discutir a composição ideal da carteira de projectos de Desenvolvimento de Novos Produtos.
• Na parte inferior do ecrã, são apresentadas três linhas: os dados actuais da carteira, o plano adotado e o desvio dos valores actuais em relação ao plano.
  Assim, se uma empresa atribui, por exemplo, 10 milhões de PLN para o desenvolvimento de Novos Produtos durante um determinado período, então, observando este ecrã a qualquer momento, será possível ver até que ponto este objetivo está a ser realizado.
  Supõe que parâmetros específicos da carteira mostram desvios negativos.
  Nesse caso, o sistema permite-nos realizar determinadas simulações – por exemplo, como se comportarão os parâmetros observados se um projeto for retirado da carteira ou se for introduzida uma nova iniciativa.

Outra vantagem da carteira de projectos é a possibilidade de observar um roteiro que mostra a prioridade dos projectos ao longo do tempo e a forma como a sua execução está a progredir em relação ao plano aprovado.
Esse roteiro é mostrado na ilustração a seguir.
O plano para cada projeto é apresentado com uma barra preta fina e o estado atual do projeto é apresentado com uma barra azul larga.
Desta forma, a direção da empresa tem informação sobre o estado atual de todos os projectos do portfólio de Projectos Estratégicos a qualquer momento e de uma forma óbvia.

Cria normas de gestão para projectos de natureza repetitiva

Uma empresa de produção leva a cabo dezenas de projectos anuais para desenvolver e lançar novos produtos ou projectos de investimento.
Muitas vezes, esses projectos são semelhantes entre si e, além disso, várias empresas de produção pretendem implementar normas razoáveis para a boa execução desses projectos.
Para este fim, por exemplo, para os projectos de desenvolvimento de novos produtos, pode ser desenvolvido o chamado processo principal ou objetivo ideal, e vale a pena criar o mesmo para os projectos de investimento (claro que tais modelos podem ser feitos para projectos de marketing, RH ou TI).
Esse modelo é frequentemente um modelo de projeto principal para a estrutura do calendário e do orçamento, uma sugestão com uma lista de riscos potenciais e uma descrição dos produtos esperados nesse projeto.
Como parte da definição dos produtos, vale a pena incluir nessas normas, por exemplo, os modelos de documentos necessários e as chamadas melhores práticas, ou seja, exemplos de como, da melhor forma, determinados produtos devem ser – podem ser exemplos de projectos anteriores muito bem implementados.

Planifica corretamente todos os projectos e controla os desvios durante a sua execução

Considerando que muitos projectos de diferentes naturezas são realizados simultaneamente nas empresas de produção, o seu planeamento adequado é de grande utilidade.
Os projectos envolvem muitos recursos humanos e financeiros; por esta razão, as empresas de produção devem assegurar uma elevada eficiência na execução dos projectos para maximizar os lucros.
Diz-se que a ausência de um plano é o melhor plano para o fracasso de um projeto – há, sem dúvida, algo neste ditado.
Quando uma equipa de projeto começa a executar um projeto sem um plano, não sabe se vai conseguir chegar a tempo, se está a executar a coisa certa, etc., e simplesmente avança.
A falta de um plano resulta muitas vezes no caos e na desmotivação da equipa que o segue.
O conselho de administração da empresa, ou a direção em geral, precisa de um ponto de referência para controlar se os projectos estão a ser executados de forma eficaz.
O primeiro passo para criar um plano de projeto deve ser a elaboração de uma boa carta de projeto. A Carta de Projeto, como exemplificado na ilustração abaixo e extraída do sistema de gestão de projectos FlexiProject, é uma ferramenta poderosa para desenvolver e comunicar um conceito de projeto a todas as partes interessadas.
Assegura que todos estão na mesma página, e quaisquer discrepâncias de entendimento podem ser rectificadas desde o início, promovendo uma cultura de comunicação clara e conhecimento partilhado. Para além da Carta de Projeto, gostaria de salientar que a construção do calendário do projeto e a sua distribuição ao longo do tempo são apresentadas num gráfico de Gantt.
O calendário do projeto mostra as fases do projeto, as suas etapas, tarefas e marcos.
Permite-te também determinar os prazos e as responsabilidades de cada tarefa.
Trabalhar no calendário dá-te a oportunidade de pensar cuidadosamente sobre o que tem de ser feito e como fazê-lo da melhor forma.

A gestão e a direção de uma empresa transformadora devem acompanhar regularmente a evolução dos projectos em curso

Toda a gente conhece o ditado que diz que “o olho do Senhor engorda o cavalo”.
O mesmo se passa com os projectos – se saírem do radar do interesse da gestão sénior, começam a “andar para sempre”, o que todas as empresas devem evitar.
Pelo menos uma vez por mês, os principais projectos em curso na empresa devem ser revistos e analisados pelo Conselho de Administração.
Trabalhei uma vez numa grande empresa transformadora, onde se fazia uma vez por mês a chamada Revisão Estratégica de Projectos.
O Conselho de Administração e os principais gestores da empresa reuniam-se e ouviam os relatórios dos gestores de projectos responsáveis pelos projectos estratégicos.
Isto permitia, por um lado, que as decisões necessárias fossem tomadas a tempo e, por outro lado, motivava as equipas de projeto a trabalhar bem.
Neste sentido, o módulo de Revisão Automatizada de Projectos do sistema FlexiProject ajudará significativamente a gestão das empresas de produção.

Se não tiveres um, cria um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO)

A variedade de projectos realizados numa empresa industrial, a necessidade de implementar standards e a necessidade de fornecer informação adequada sobre a situação dos projectos da empresa à gestão justificam a existência de um Gabinete de Gestão de Projectos na organização.
Hoje em dia, fala-se muito que deve ser um PMO dito Digital, ou seja, equipado com ferramentas informáticas adequadas e utilizando-as de forma competente, bem como promovendo a utilização de tecnologias na organização para apoio à gestão de projectos.

Otimizar a gestão de projectos nas empresas industriais

As empresas industriais realizam um grande número de projectos de natureza diversa.
Estes projectos envolvem recursos humanos e financeiros significativos, pelo que as empresas devem gradualmente envidar os maiores esforços para alcançar a excelência na gestão de projectos.