Il Lean Management nella gestione dei progetti: a cosa serve e come implementarlo efficacemente?

Che cos’è un LEAN?

Il Lean Management deriva direttamente dal Toyota Production System (TPS), il cui ideatore fu Taiichi Ohno. La filosofia si basa su un principio semplice ma rivoluzionario: eliminazione degli sprechi (Muda, Mura, Muri), miglioramento continuo (Kaizen) e massimizzazione del valore del cliente. Sebbene il Lean sia nato come risposta alla domanda su come gestire la produzione in un’azienda, oggi i suoi principi sono implementati con successo a livello globale in diverse aree aziendali, ben oltre la produzione stessa.

In che modo il Lean Management migliora l’efficienza del progetto?

Il Lean Management è un approccio che ha una sola missione nei progetti: snellire il lavoro e dare al cliente il massimo valore possibile. Come funziona in pratica? Il miglioramento dell’efficienza inizia con l’identificazione e l’eliminazione di sette tipi di rifiuti che sprecano risorse (ad esempio tempo, denaro, energia del team). Eliminando queste attività inutili si ottengono benefici tangibili: un completamento più rapido delle attività, una migliore qualità del prodotto o del servizio e un uso ottimale delle risorse. Il raggiungimento di tali risultati è un risultato diretto di pratiche corrette di gestione del progetto.

Quindi lo spreco è tutto ciò che consuma risorse ma non aumenta il valore finale per il cliente:

• Sovrapproduzione: consiste nel produrre qualcosa troppo presto o in eccesso. Ciò può verificarsi, ad esempio, nella creazione di funzionalità o report non approvati che richiedono quasi immediatamente delle modifiche.
• Attesa: comprende tutti i tempi morti durante i quali il team rimane inattivo. In pratica, si tratta di tempo sprecato in attesa dell’approvazione di un documento, dell’accesso a uno strumento o del feedback del cliente, tutte cose che generano costi inutili.
• Trasporto: si riferisce al trasferimento non necessario di informazioni o documenti. Ad esempio, quando un documento deve passare attraverso troppi passaggi e persone prima di arrivare a destinazione.
• Eccessiva lavorazione: significa eseguire un lavoro troppo approfondito o troppo complesso rispetto alle reali esigenze del cliente.
• Inventario: si tratta dell’accumulo di lavoro in corso in eccesso (WIP). Questo spreco consiste nell’accumulare un numero eccessivo di attività iniziate ma non concluse o nel generare documentazione che perde rapidamente il suo valore.
• Movimento: si riferisce allo sforzo inutile, sia fisico che mentale. Ciò include la perdita di tempo nella ricerca di file, la partecipazione a riunioni inefficaci e la necessità di passare continuamente da un contesto all’altro(multitasking).
• Difetti: si tratta di errori e sbagli che richiedono assolutamente un successivo intervento correttivo. Gli errori nel codice o l’incomprensione dei requisiti del cliente aumentano i tempi di consegna e riducono la qualità.

Il sistema pull nella gestione dei progetti – lavorare su richiesta

Nel sistema pull, un compito viene “tirato” dal team per essere eseguito solo quando il team è effettivamente pronto e ha capacità libere. Questo è diverso dal tradizionale modello Push, in cui il lavoro viene “spinto” in avanti indipendentemente dalla disponibilità del destinatario. Il modello Push porta spesso a un accumulo di lavoro e a un sovraccarico di lavoro. Il vantaggio principale dell’approccio Pull è che aiuta a evitare la sovrapproduzione. Evita che le cose vengano fatte “in anticipo” (ad esempio la documentazione o le funzionalità) prima che il cliente ne abbia bisogno. Tale eccesso crea scorte inutili (WIP), che diventano rapidamente obsolete e generano costose correzioni.

L’implementazione del sistema pull migliora significativamente la prevedibilità e il flusso di lavoro. Questo perché:

• Il sistema impedisce l’accumulo di lavoro in corso (WIP), in modo che le singole fasi del processo non vengano sommerse da attività in eccesso.
• Quando il lavoro si ferma nel flusso del valore, è immediatamente evidente quale fase non lo sta “tirando”. Questo punto diventa un collo di bottiglia visibile, che consente di intervenire rapidamente e migliorare il processo.
• I team possono concentrarsi su un minor numero di attività alla volta. Questa maggiore concentrazione riduce gli errori e contribuisce in modo significativo a un risultato finale di migliore qualità.

Affinché il Pull System funzioni in modo efficiente ed efficace, è necessario utilizzare strumenti che aiutino a visualizzare il flusso di lavoro e a controllarne il volume. Due meccanismi funzionano bene in questo caso: Le lavagne Kanban e i limiti WIP. Le prime vengono utilizzate per visualizzare tutte le attività del progetto e il loro stato attuale nel processo (ad esempio “Da fare”, “In corso”, “Completato”). Questa visualizzazione permette al team di “estrarre” le attività dalla fase precedente non appena si libera spazio nella colonna su cui stanno lavorando. I limiti WIP (Work In Progress), invece, sono limiti massimi fissi sul numero di attività che possono trovarsi in una determinata fase del processo in qualsiasi momento. Questi limiti impediscono ai dipendenti di “spingere” le attività verso le fasi successive. In questo modo si applica un meccanismo “pull”, che aiuta efficacemente a evitare la sovrapproduzione.

Come implementare efficacemente il Lean Management in un team di progetto?

L’implementazione del Lean Management all’interno di un team di progetto è un processo che richiede impegno e una trasformazione culturale incentrata sull’ottenimento di un’esecuzione più rapida, di una migliore qualità e di un uso ottimale delle risorse. Questo cambiamento va al di là di una modifica una tantum, stabilendo una gestione del progetto efficace e moderna che utilizzi i principi del Lean Management. tecniche di gestione dei progetti strategici.

L’implementazione efficace del Lean Management in un team di progetto può essere suddivisa in quattro fasi:

1. Per prima cosa, devi standardizzare le conoscenze. Assicurati che l’intero team comprenda il ruolo del Lean Management, ovvero come eliminare gli sprechi e cosa costituisce davvero il valore per il cliente.
2. Successivamente, esamina attentamente come procede il lavoro. Mappate visivamente l’attuale flusso di lavoro Lean. In questo modo potrai localizzare e identificare rapidamente i sette tipi di sprechi che si verificano nei progetti.
3. Questa fase consiste nel passaggio a un modello di lavoro “on-demand” (Pull System). Ciò significa che il lavoro viene “tirato” solo quando c’è spazio per esso, evitando così il sovraccarico.
4. Infine, devi introdurre il miglioramento continuo, o Kaizen. Misurare regolarmente i risultati, raccogliere feedback e organizzare sessioni di revisione brevi ma frequenti ti aiuterà a identificare e implementare piccoli miglioramenti che faranno una grande differenza nel lungo periodo.

Quando introducono il concetto di Lean Management, i team incontrano spesso delle insidie che possono compromettere anche gli sforzi meglio pianificati. Il più pericoloso di questi è un errore culturale: ignorare le persone. Il Lean non deve essere trattato solo come un insieme di strumenti snelli, ma piuttosto come un’attenzione al cambiamento della cultura del lavoro, alla promozione del rispetto per i dipendenti e al miglioramento continuo. Un altro errore comune è copiare ciecamente gli esempi di Lean Management di altre aziende. È invece necessario comprendere i principi del Lean e adattarli alle specificità di un determinato progetto. Bisogna anche evitare un’implementazione eccessiva: il Lean Management è un processo di piccoli miglioramenti continui (Kaizen) che vengono introdotti per gradi. L’ultimo errore critico è la mancanza di attenzione al flusso: la priorità è ottimizzare il flusso di lavoro snello in tutto il processo, piuttosto che massimizzare l’utilizzo dei singoli membri del team.

Sommario: Il Lean Management come base per un’esecuzione efficiente e moderna dei progetti

Il Lean Management promuove l’efficienza operativa, garantendo un’implementazione più rapida, una migliore qualità e un utilizzo ottimale delle risorse. Questa è la base per una gestione dei progetti di successo. Per l’applicazione pratica dei principi Lean, è essenziale uno strumento dedicato. FlexiProject risponde a questa esigenza, consentendo una gestione senza soluzione di continuità. gestire i progetti di produzione utilizzando FlexiProject e garantire un’efficace gestione delle risorse di progetto con FlexiProject che si allinea a tutti gli obiettivi Lean.