Gestão de equipas

Gestão eficaz dos recursos do projeto com FlexiProject

Atualmente, as organizações estão a executar um número crescente de projectos todos os anos, o que consequentemente implica a afetação de mais recursos humanos e materiais a esses projectos. É também cada vez mais comum as empresas terem muitas necessidades e ideias para a implementação de projectos, mas na maioria dos casos, a limitação é a disponibilidade de recursos humanos para os realizar. Conscientes destas limitações, decidimos adicionar um novo módulo de gestão de recursos de projectos no sistema FlexiProject. Vale a pena notar que o planeamento adequado do envolvimento de recursos em projectos individuais e tarefas específicas é um processo de trabalho intensivo. No entanto, se for feito corretamente, existe uma grande probabilidade de que a eficácia da gestão de recursos do projeto na empresa aumente significativamente.

Por que razão vale a pena planear e gerir a utilização de recursos em projectos?

Ao mesmo tempo que promovemos o sistema FlexiProject no mercado, falamos todos os meses com dezenas de organizações diferentes que procuram um bom programa para gerir os recursos do projeto. As necessidades mais comuns expressas por organizações de vários sectores nesta área são as seguintes:

• Não conseguimos absorver mais projectos para implementação – O número crescente de projectos realizados nas empresas faz com que as pessoas, de certa forma, “resistam” a envolver-se noutro projeto.
• Planeamento de projectos ao longo do tempo – Sem ver o nível de envolvimento dos recursos, é difícil criar um mapa de projectos razoável.
• Utilização eficaz dos recursos de estrangulamento – Os funcionários de certos departamentos, como o de TI, são muitas vezes um estrangulamento em muitos projectos, pelo que estes recursos têm de ser especialmente planeados.
• Gestão dos custos do projeto – Em muitas empresas, é necessário monitorizar e planear a utilização dos recursos em termos do seu impacto nos custos do projeto.

Gerir os recursos do projeto no programa FlexiProject

Compreendendo as necessidades das organizações em termos de planeamento e monitorização da utilização de recursos, FlexiProject decidiu construir um módulo dedicado que oferece uma série de possibilidades. A ilustração seguinte mostra o nível de carga de trabalho dos recursos num mês específico. Destaca claramente os recursos aos quais foram atribuídas mais horas para projectos do que a sua disponibilidade, bem como aqueles que podem assumir tarefas adicionais. No programa FlexiProject, é possível modificar facilmente a escala de tempo para observar a carga de trabalho dos recursos na empresa. Também é fácil visualizar o volume de trabalho dos recursos para, por exemplo, os próximos seis meses. Com esta informação à mão, as empresas podem planear estrategicamente a utilização de recursos mesmo num horizonte de um ano.

Como é que os trabalhadores individuais estão sobrecarregados?

Quando lançamos um novo projeto e pretendemos criar uma equipa de projeto, é importante saber como cada potencial membro da equipa está atualmente sobrecarregado com tarefas de outros projectos. Esta informação está facilmente disponível no sistema FlexiProject, como mostra a ilustração abaixo. Tal como a nível global, também podemos observar a carga de trabalho planeada para cada colaborador em diferentes horizontes temporais.

Para que o sistema mostre também a sobrecarga de recursos, deve oferecer a possibilidade de introduzir a disponibilidade dos empregados para o trabalho em projectos, as suas licenças, férias, etc.

Como planear o volume de trabalho dos recursos num projeto específico?

Ao planear os recursos de um projeto, aparece uma coluna chamada “atribuição”. Quando adiciona uma nova tarefa ao projeto, pode estimar imediatamente o número de horas que pretende atribuir para concluir essa tarefa. Nesta fase, não é necessário especificar quem a vai realizar, mas já temos uma estimativa do tempo necessário.

Apenas quando atribuímos executantes específicos à tarefa e especificamos as datas de início e fim, o sistema distribui a carga de trabalho estimada uniformemente pelos indivíduos atribuídos. Naturalmente, o gestor do projeto pode ajustar manualmente o que o sistema calcula automaticamente, oferecendo uma grande flexibilidade na utilização dos recursos.

Uma caraterística muito valiosa do sistema FlexiProject é a capacidade de alterar dinamicamente o nível de carga de trabalho dos recursos ao longo do tempo quando o projeto e os prazos das tarefas mudam. Na prática, é frequente os projectos não decorrerem exatamente como planeado. Por conseguinte, o sistema deve refletir a distribuição actualizada da carga de trabalho dos recursos do projeto ao longo do tempo. Essa funcionalidade é mostrada na ilustração abaixo, em que na parte superior da tela há um diagrama de Gantt para o projeto e, abaixo dele, a carga de trabalho dos membros da equipe do projeto:

Simplificar a gestão dos recursos do projeto com FlexiProject para melhorar a eficiência e a satisfação dos empregados