Multitarefas na gestão de projectos – é realmente uma estratégia produtiva?
A multitarefa é muitas vezes vista como a chave para o sucesso. Mas será que a gestão simultânea de múltiplas tarefas aumenta de facto a produtividade, ou cria apenas essa ilusão?
Principais conclusões:
- O que é realmente o multitasking e como afecta o cérebro
- A diferença entre a multitarefa humana e a multithreading informática
- Os prós e os contras da multitarefa no trabalho de projeto
- O que a investigação diz sobre multitasking e produtividade
- Que tarefas são adequadas para multitarefas e quais não são
- Como é que ferramentas de gestão de projectos como FlexiProject reduzem as multitarefas improdutivas
- Dicas práticas para minimizar as multitarefas da tua equipa
O que é o multitasking e como funciona realmente?
Por multitarefa entende-se normalmente a realização de várias actividades em simultâneo. Muitas vezes imaginamos que podemos facilmente fazer malabarismos entre fazer uma chamada telefónica, escrever um e-mail e analisar relatórios. No entanto, na prática, a multitarefa humana é em grande parte uma ilusão. Os nossos cérebros não são capazes de realizar verdadeiramente tarefas complexas em simultâneo.
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Multitasking vs multithreading – qual é a diferença?
A multitarefa é a capacidade de executar várias tarefas em simultâneo, enquanto o multithreading é uma caraterística do sistema operativo que permite a execução de várias tarefas num único processo. A multitarefa é uma habilidade humana, enquanto o multithreading é uma caraterística do sistema operativo.
| Multitarefa (ilusão de simultaneidade) | Multithreading (Verdadeira simultaneidade) | |
| O que é isso? | Tentativa de realizar várias tarefas em simultâneo | A capacidade de um processador para executar várias partes de um programa em simultâneo |
| Porque é que funciona assim? | O cérebro interrompe uma tarefa para se ocupar de outra e depois volta à primeira. | O processador gere eficazmente os recursos executando várias instruções em simultâneo ou alternadamente de forma optimizada. |
| Efeitos negativos |
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Conclui: A multitarefa humana é uma armadilha. Conduz à fadiga e a uma menor qualidade do trabalho. O multithreading informático é uma eficiência baseada num verdadeiro paralelismo.
Os prós e os contras da multitarefa no trabalho de projeto
Embora a investigação aponte para os aspectos negativos da multitarefa, há algumas situações em que pode ser útil, especialmente no trabalho de projeto:
- Ajuda a preencher os tempos “mortos”, como responder a e-mails simples enquanto espera que um ficheiro seja carregado.
- Combina tarefas de rotina.
- Reage rapidamente em situações de emergência.
No entanto, a multitarefa tem definitivamente mais desvantagens. Em primeiro lugar, provoca uma diminuição da produtividade, uma vez que saltar constantemente entre tarefas é uma perda de tempo. Quando a nossa atenção está distraída, cometemos erros muito mais facilmente. Ao trabalharmos em várias frentes, muitas vezes realizamos as tarefas de forma superficial, o que leva a um trabalho de menor qualidade. A pressão constante de estar em cima de tudo é cansativa e stressante.
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A multitarefa melhora realmente a produtividade? O que é que os estudos demonstram?
O cérebro não consegue lidar com várias tarefas complexas em simultâneo. Em vez disso, alterna rapidamente entre elas (o que se designa por mudança de contexto). Cada uma dessas mudanças custa-nos tempo e energia:
- Os estudos indicam uma redução da produtividade até 40%. Isto deve-se aos custos cognitivos associados ao facto de ter de voltar a executar uma tarefa após cada interrupção.
- As distracções e a falta de concentração total aumentam a probabilidade de cometer erros em cerca de 50%.
- A multitarefa afecta negativamente as funções mentais essenciais, como a memória, a concentração e a capacidade de pensar logicamente. Alguns estudos sugerem que o multitasking intenso pode reduzir o quociente de inteligência (QI) até 15 pontos.
- Uma sensação momentânea de produtividade é muitas vezes confundida com uma realização efectiva. Isto é o resultado da “recompensa” neurológica do cérebro por completar rapidamente pequenas porções de tarefas.
Apenas cerca de 2,5% das pessoas conseguem realizar multitarefas de forma eficaz, sem que o seu desempenho diminua. Para a maioria de nós, a multitarefa é uma armadilha. No entanto, existem algumas excepções. As tarefas simples e rotineiras, ou aquelas que não requerem um pensamento intensivo, podem por vezes ser combinadas sem uma queda significativa no desempenho.
Tipos de tarefas vs adequação de multitarefas
| Tipo de tarefa | Exemplos | Multitarefas | Motivo |
| Complexas, requerem concentração | Elaboração de relatórios, codificação, planeamento de estratégias, análise de dados | Não | Exige empenho total, a mudança reduz a qualidade e aumenta o tempo |
| Criativo | Brainstorming | Não | Exige um fluxo livre de pensamento e concentração |
| Rotina, mecânica | Organiza pastas, transcreve dados, responde a e-mails simples | Sim | Pode ser combinado com outras actividades de baixa intensidade |
| Comunicação de baixa prioridade | Responde a mensagens simples, marca compromissos | Sim | Pode ser realizada em pequenos intervalos entre as tarefas principais |
Como é que o FlexiProject te ajuda a combater o multitasking improdutivo?
Agora que sabemos que a multitarefa é uma armadilha, precisamos de boas ferramentas de gestão de projectos. Do tipo que nos ajuda a concentrarmo-nos no que é realmente importante. É por isso que FlexiProject, uma
O sistema de gestão de resíduos, que é um sistema de gestão de resíduos, tem caraterísticas que promovem a concentração e o funcionamento eficiente:
- Todas as tarefas do projeto são reunidas num único local. Isto permite uma atribuição fácil de prioridades e uma verificação rápida das actividades mais importantes.
- Cada tarefa tem um proprietário claramente definido.
- O o diagrama de Gant eficaz e a apresentação das dependências de tarefas nos diagramas de Gantt facilitam o planeamento preciso do tempo e a organização do trabalho.
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Utiliza técnicas inteligentes como Pomodoro e listas de tarefas
Vale a pena introduzir métodos de trabalho comprovados que te ajudem a concentrar numa única tarefa. Um desses métodos é a Técnica Pomodoro, uma estratégia simples mas eficaz para trabalhares em blocos curtos e intensos. Envolve períodos de 25 minutos de concentração total, chamados “pomodoro”, seguidos de uma pausa de cinco minutos. Após quatro desses ciclos, recomenda uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Criar listas de afazeres (isto é, listas de tarefas) é igualmente útil. Estas ajudam-te a saber o que é mais importante num determinado momento, permitindo-te concentrar conscientemente numa tarefa em vez de pensares em “tudo ao mesmo tempo”. Estas técnicas, combinadas com ferramentas como o Gráfico de Ganttque facilita a programação precisa e aumenta a pontualidade das actividades.
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Como reduzir a multitarefa na tua equipa? Conselhos práticos
O multitasking prejudica não só os indivíduos, mas toda a equipa. Leva à diminuição da produtividade e à frustração. Então, como podes reduzir eficazmente a multitarefa na tua equipa?
- Começa pela educação. Explica à equipa o que é realmente a multitarefa.
- Incentiva a trabalhar numa tarefa prioritária num determinado bloco de tempo. Introduz a regra “uma tarefa, um objetivo” e estabelece “horas de silêncio” para trabalhar sem interrupções.
- Comunica regularmente o que é mais importante para que todos compreendam objectivos inteligentes.
- Limita as distracções. Desliga os alertas desnecessários de e-mails ou mensagens instantâneas, especialmente durante o trabalho profundo.
- Atribui tarefas de forma clara.
- Introduzir pausas regulares. Incentiva pausas curtas ou utiliza a técnica Pomodoro.
Gerir o tempo e as prioridades é muito mais fácil com ferramentas valiosas como FlexiProject, que ajudam a combater o caos. Reduzir a multitarefa exige tempo e esforço, mas os resultados – melhoria da qualidade do trabalho, satisfação da equipa e projectos mais eficientes – valem bem a pena.
