Eficiência e motivação

Multitarefas na gestão de projectos - é realmente uma estratégia produtiva?

A multitarefa é muitas vezes vista como a chave para o sucesso. Mas será que a gestão simultânea de múltiplas tarefas aumenta de facto a produtividade, ou cria apenas essa ilusão?

Neste artigo, vais aprender: O que é realmente o multitasking e como afecta o cérebro A diferença entre a multitarefa humana e a multithreading informática Os prós e os contras da multitarefa no trabalho de projeto O que a investigação diz sobre multitasking e produtividade Que tarefas são adequadas para multitarefas e quais não são Como é que ferramentas de gestão de projectos como FlexiProject reduzem as multitarefas improdutivas Dicas práticas para minimizar as multitarefas da tua equipa

O que é o multitasking e como funciona realmente?

Por multitarefa entende-se normalmente a realização de várias actividades em simultâneo. Muitas vezes imaginamos que podemos facilmente fazer malabarismos entre fazer uma chamada telefónica, escrever um e-mail e analisar relatórios. No entanto, na prática, a multitarefa humana é em grande parte uma ilusão. Os nossos cérebros não são capazes de realizar verdadeiramente tarefas complexas em simultâneo.

Multitasking vs multithreading - qual é a diferença?

A multitarefa é a capacidade de executar várias tarefas em simultâneo, enquanto o multithreading é uma caraterística do sistema operativo que permite a execução de várias tarefas num único processo. A multitarefa é uma habilidade humana, enquanto o multithreading é uma caraterística do sistema operativo.

	Multitarefa (ilusão de simultaneidade)	Multithreading (Verdadeira simultaneidade)
O que é isso?	Tentativa de realizar várias tarefas em simultâneo	A capacidade de um processador para executar várias partes de um programa em simultâneo
Porque é que funciona assim?	O cérebro interrompe uma tarefa para se ocupar de outra e depois volta à primeira.	O processador gere eficazmente os recursos executando várias instruções em simultâneo ou alternadamente de forma optimizada.
Efeitos negativos	Diminui a produtividade. A atenção distraída aumenta o risco de erros. Exaustão e stress. As tarefas são realizadas com menos cuidado.	Utiliza ao máximo o poder de computação. Sem latência, mesmo com várias aplicações abertas. Minimiza o risco de enforcamentos. Trata eficazmente operações complexas.

Conclui: A multitarefa humana é uma armadilha. Conduz à fadiga e a uma menor qualidade do trabalho. O multithreading informático é uma eficiência baseada num verdadeiro paralelismo.

Os prós e os contras da multitarefa no trabalho de projeto

Embora a investigação aponte para os aspectos negativos da multitarefa, há algumas situações em que pode ser útil, especialmente no trabalho de projeto:

• Ajuda a preencher os tempos “mortos”, como responder a e-mails simples enquanto espera que um ficheiro seja carregado.
• Combina tarefas de rotina.
• Reage rapidamente em situações de emergência.

No entanto, a multitarefa tem definitivamente mais desvantagens. Em primeiro lugar, provoca uma diminuição da produtividade, uma vez que saltar constantemente entre tarefas é uma perda de tempo. Quando a nossa atenção está distraída, cometemos erros muito mais facilmente. Ao trabalharmos em várias frentes, muitas vezes realizamos as tarefas de forma superficial, o que leva a um trabalho de menor qualidade. A pressão constante de estar em cima de tudo é cansativa e stressante.

A multitarefa melhora realmente a produtividade? O que é que os estudos demonstram?

O cérebro não consegue lidar com várias tarefas complexas em simultâneo. Em vez disso, alterna rapidamente entre elas (o que se designa por mudança de contexto). Cada uma dessas mudanças custa-nos tempo e energia:

• Os estudos indicam uma redução da produtividade até 40%. Isto deve-se aos custos cognitivos associados ao facto de ter de voltar a executar uma tarefa após cada interrupção.
• As distracções e a falta de concentração total aumentam a probabilidade de cometer erros em cerca de 50%.
• A multitarefa afecta negativamente as funções mentais essenciais, como a memória, a concentração e a capacidade de pensar logicamente. Alguns estudos sugerem que o multitasking intenso pode reduzir o quociente de inteligência (QI) até 15 pontos.
• Uma sensação momentânea de produtividade é muitas vezes confundida com uma realização efectiva. Isto é o resultado da “recompensa” neurológica do cérebro por completar rapidamente pequenas porções de tarefas.

Apenas cerca de 2,5% das pessoas conseguem realizar multitarefas de forma eficaz, sem que o seu desempenho diminua. Para a maioria de nós, a multitarefa é uma armadilha. No entanto, existem algumas excepções. As tarefas simples e rotineiras, ou aquelas que não requerem um pensamento intensivo, podem por vezes ser combinadas sem uma queda significativa no desempenho.

Tipos de tarefas vs adequação de multitarefas

Tipo de tarefa	Exemplos	Multitarefas	Motivo
Complexas, requerem concentração	Elaboração de relatórios, codificação, planeamento de estratégias, análise de dados	Não	Exige empenho total, a mudança reduz a qualidade e aumenta o tempo
Criativo	Brainstorming	Não	Exige um fluxo livre de pensamento e concentração
Rotina, mecânica	Organiza pastas, transcreve dados, responde a e-mails simples	Sim	Pode ser combinado com outras actividades de baixa intensidade
Comunicação de baixa prioridade	Responde a mensagens simples, marca compromissos	Sim	Pode ser realizada em pequenos intervalos entre as tarefas principais

Como é que o FlexiProject te ajuda a combater o multitasking improdutivo?

Agora que sabemos que a multitarefa é uma armadilha, precisamos de boas ferramentas de gestão de projectos. Do tipo que nos ajuda a concentrarmo-nos no que é realmente importante. É por isso que FlexiProject, uma sistema de gestão de projectosO sistema de gestão de projectos, tem caraterísticas que promovem a concentração e o funcionamento eficiente:

• Todas as tarefas do projeto são reunidas num único local. Isto permite uma atribuição fácil de prioridades e uma verificação rápida das actividades mais importantes.
• Cada tarefa tem um proprietário claramente definido.
• O o diagrama de Gant eficaz e a apresentação das dependências de tarefas nos diagramas de Gantt facilitam o planeamento preciso do tempo e a organização do trabalho.

Utiliza técnicas inteligentes como Pomodoro e listas de tarefas

Vale a pena introduzir métodos de trabalho comprovados que te ajudem a concentrar numa única tarefa. Um desses métodos é a Técnica Pomodoro, uma estratégia simples mas eficaz para trabalhares em blocos curtos e intensos. Envolve períodos de 25 minutos de concentração total, chamados “pomodoro”, seguidos de uma pausa de cinco minutos. Após quatro desses ciclos, recomenda uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Criar listas de afazeres (isto é, listas de tarefas) é igualmente útil. Estas ajudam-te a saber o que é mais importante num determinado momento, permitindo-te concentrar conscientemente numa tarefa em vez de pensares em “tudo ao mesmo tempo”. Estas técnicas, combinadas com ferramentas como o Gráfico de Ganttque facilita a programação precisa e aumenta a pontualidade das actividades.

Como reduzir a multitarefa na tua equipa? Conselhos práticos

O multitasking prejudica não só os indivíduos, mas toda a equipa. Leva à diminuição da produtividade e à frustração. Então, como podes reduzir eficazmente a multitarefa na tua equipa?

• Começa pela educação. Explica à equipa o que é realmente a multitarefa.
• Incentiva a trabalhar numa tarefa prioritária num determinado bloco de tempo. Introduz a regra “uma tarefa, um objetivo” e estabelece “horas de silêncio” para trabalhar sem interrupções.
• Comunica regularmente o que é mais importante para que todos compreendam objectivos inteligentes.
• Limita as distracções. Desliga os alertas desnecessários de e-mails ou mensagens instantâneas, especialmente durante o trabalho profundo.
• Atribui tarefas de forma clara.
• Introduzir pausas regulares. Incentiva pausas curtas ou utiliza a técnica Pomodoro.

Gerir o tempo e as prioridades é muito mais fácil com ferramentas valiosas como FlexiProject, que ajudam a combater o caos. Reduzir a multitarefa exige tempo e esforço, mas os resultados – melhoria da qualidade do trabalho, satisfação da equipa e projectos mais eficientes – valem bem a pena.