Efektivita a motivace

Štíhlý management v projektovém řízení: k čemu slouží a jak ho efektivně zavést?

Projekt je úspěšný, když minimalizujete úsilí a maximalizujete hodnotu. Filozofie štíhlého řízení, odvozená ze zkušeností společnosti Toyota, je přesnou strategií, která toto myšlení proměňuje ve skutečnost. Zjistěte, jak krok za krokem aplikovat štíhlý management, abyste zvýšili efektivitu svých projektů.

V tomto článku se dozvíte: Co je Lean Management a jeho projektové zaměření. Jak Lean eliminuje sedm druhů plýtvání. Výhody systému Pull v projektech. Kroky k efektivnímu zavedení štíhlého řízení. Význam neustálého zlepšování (Kaizen). Obvyklá úskalí při zavádění metody Lean v týmech. Jak Lean zlepšuje efektivitu, kvalitu a využívání zdrojů.

Co je LEAN?

Štíhlý management vychází přímo z výrobního systému Toyota (TPS), jehož tvůrcem byl Taiichi Ohno. Filozofie je založena na jednoduchém, ale revolučním principu: eliminace plýtvání (Muda, Mura, Muri), neustálé zlepšování (Kaizen) a maximalizace hodnoty pro zákazníka. Ačkoli se Lean zrodil jako odpověď na otázku, jak řídit výrobu v podniku, dnes se jeho principy úspěšně uplatňují celosvětově v různých oblastech podnikání, zdaleka nejen ve výrobě samotné.

Jak štíhlý management zlepšuje efektivitu projektů?

Štíhlý management je přístup, který má v projektech jediný úkol: zefektivnit práci a poskytnout zákazníkovi co největší hodnotu. Jak funguje v praxi? Zvyšování efektivity začíná identifikací a eliminací sedmi typů plýtvání, které plýtvají zdroji (tj. časem, penězi, energií týmu). Odstranění těchto zbytečných činností přináší hmatatelné výhody: rychlejší dokončení úkolů, lepší kvalitu výrobků nebo služeb a optimální využití zdrojů. Dosažení těchto výsledků je přímým důsledkem správné postupy řízení projektů.

Plýtváním je tedy vše, co spotřebovává zdroje, ale nezvyšuje konečnou hodnotu pro zákazníka:

• Nadprodukce: zahrnuje příliš brzkou nebo nadměrnou výrobu. To se projevuje například vytvářením neschválených funkcí nebo sestav, které si téměř okamžitě vyžádají změny.
• Čekání: zahrnuje všechny prostoje, během nichž tým zůstává nečinný. V praxi se jedná o čas promarněný čekáním na schválení dokumentu, přístup k nástroji nebo zpětnou vazbu od zákazníka – to vše vytváří zbytečné náklady.
• Přeprava: týká se zbytečného přenosu informací nebo dokumentů. Příkladem je situace, kdy dokument musí projít příliš mnoha fázemi a osobami, než se dostane na místo určení.
• Nadměrné zpracování: znamená provádění práce příliš důkladně nebo příliš složitě ve vztahu ke skutečným požadavkům zákazníka.
• Zásoby: jedná se o nahromadění přebytečné nedokončené výroby (WIP). Toto plýtvání zahrnuje hromadění příliš mnoha započatých, ale nedokončených úkolů nebo vytváření dokumentace, která rychle ztrácí svou hodnotu.
• Pohyb: znamená zbytečnou námahu, a to jak fyzickou, tak duševní. Patří sem plýtvání časem při hledání souborů, účast na neefektivních schůzkách a nutnost neustále přepínat souvislosti mezi úkoly (multitasking).
• Vady: jedná se o chyby a omyly, které bezpodmínečně vyžadují následnou opravu. Chyby v kódu nebo nepochopení požadavků zákazníka prodlužují dobu realizace a snižují kvalitu.

Systém pull v řízení projektů - práce na vyžádání

V systému pull je úkol „vytažen“ týmem k provedení, až když je tým skutečně připraven a má volnou kapacitu. Tím se liší od tradičního modelu Push, kdy je práce „tlačena“ vpřed bez ohledu na připravenost příjemce. Model Push často vede k zaostávání a přetížení úkolů. Hlavní výhodou přístupu Pull je, že pomáhá zabránit nadprodukci. Zabraňuje tomu, aby se věci (např. dokumentace nebo funkce) dělaly „předem“, ještě než je zákazník bude potřebovat. Taková nadvýroba vytváří zbytečné zásoby (WIP), které rychle zastarávají a generují nákladné opravy.

Zavedení systému pull výrazně zlepšuje předvídatelnost a pracovní postupy. Je to proto, že:

• Systém zabraňuje hromadění nedokončené výroby (WIP), takže jednotlivé fáze procesu nejsou zahlceny nadbytečnými úkoly.
• Když se práce v hodnotovém toku zastaví, je okamžitě zřejmé, která fáze ji „netáhne“. Tento bod se stává viditelným úzkým místem, což umožňuje rychlý zásah a zlepšení procesu.
• Týmy se mohou soustředit na méně úkolů najednou. Toto větší soustředění snižuje počet chyb a výrazně přispívá ke kvalitnějšímu konečnému výsledku.

Aby systém Pull fungoval efektivně a účinně, je nutné používat nástroje, které pomáhají vizualizovat pracovní postup a řídit jeho objem. Zde dobře fungují dva mechanismy: Kanban tabule a limity WIP. První z nich slouží k vizualizaci všech projektových úkolů a jejich aktuálního stavu v procesu (např. „To do“, „In progress“, „Completed“). Právě tato vizualizace umožňuje týmu „vytáhnout“ úkoly z předchozí fáze, jakmile se uvolní místo ve sloupci, na kterém právě pracují. Oproti tomu limity WIP (Work In Progress) představují pevně stanovené maximální limity počtu úkolů, které mohou být v daném okamžiku v dané fázi procesu. Tyto limity zabraňují zaměstnancům „posouvat“ úkoly do dalších fází. Tím se prosazuje mechanismus „tahu“, který účinně pomáhá zabránit nadprodukci.

Jak efektivně zavést štíhlý management v projektovém týmu?

Zavedení štíhlého řízení v rámci projektového týmu je proces, který vyžaduje odhodlání a kulturní transformaci zaměřenou na dosažení rychlejšího provedení, lepší kvality a optimálního využití zdrojů. Tento posun přesahuje rámec jednorázové změny a zavádí efektivní a moderní projektové řízení, které využívá s trategické techniky řízení projektů.

Efektivní implementaci štíhlého řízení v projektovém týmu lze rozdělit do čtyř kroků:

1. Nejprve je třeba standardizovat znalosti. Ujistěte se, že celý tým chápe roli štíhlého řízení – tj. jak eliminovat plýtvání a co skutečně představuje hodnotu pro zákazníka.
2. Dále pečlivě zkontrolujte, jak práce pokračuje. Vizuálně zmapujte současný pracovní postup Lean. To vám umožní rychle lokalizovat a identifikovat místa, kde se v projektech vyskytuje sedm typů plýtvání.
3. Tento krok představuje přechod na model práce „na vyžádání“ (Pull System). To znamená, že práce je „vytahována“ pouze tehdy, když je pro ni místo, což zabraňuje přetížení.
4. Nakonec je třeba zavést neustálé zlepšování neboli Kaizen. Pravidelné měření výsledků, shromažďování zpětné vazby a pořádání krátkých, ale častých kontrolních sezení vám pomůže identifikovat a zavést malá zlepšení, která budou mít z dlouhodobého hlediska velký význam.

Při zavádění konceptu štíhlého řízení se týmy často setkávají s nástrahami, které mohou zmařit i to nejlépe naplánované úsilí. Nejnebezpečnější z nich je kulturní chyba – ignorování lidí. Ke štíhlému řízení by se nemělo přistupovat pouze jako k souboru štíhlých nástrojů, ale spíše by se mělo zaměřit na změnu pracovní kultury, podporu respektu k zaměstnancům a neustálé zlepšování. Další častou chybou je slepé kopírování příkladů štíhlého řízení z jiných společností. Místo toho je třeba pochopit principy Lean a přizpůsobit je jedinečným specifikům daného projektu. Je třeba se také vyvarovat přehnané implementace – Lean Management je proces malých, průběžných zlepšení (Kaizen), která jsou zaváděna postupně. Poslední kritickou chybou je nedostatečné zaměření na tok, kdy je prioritou optimalizace štíhlého pracovního postupu v celém procesu, nikoli maximální využití jednotlivých členů týmu.

Shrnutí: Štíhlý management jako základ pro efektivní a moderní realizaci projektů

Štíhlý management zvyšuje provozní efektivitu, přináší rychlejší realizaci, lepší kvalitu a optimální využití zdrojů. To je základem úspěšného řízení projektů. Pro praktickou aplikaci principů Lean je nezbytný specializovaný nástroj. FlexiProject tuto potřebu splňuje, protože umožňuje bezproblémové řízení výrobních projektů pomocí FlexiProject a zajištění efektivní řízení projektových zdrojů pomocí FlexiProject které je v souladu se všemi cíli Lean.