Lean Management im Projektmanagement: Wozu dient es und wie kann man es effektiv umsetzen?

Was ist ein LEAN?

Lean Management leitet sich direkt aus dem Toyota Produktionssystem (TPS) ab, dessen Schöpfer Taiichi Ohno war. Die Philosophie basiert auf einem einfachen, aber revolutionären Prinzip: Eliminierung von Verschwendung (Muda, Mura, Muri), kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und Maximierung des Kundennutzens. Obwohl Lean als Antwort auf die Frage geboren wurde, wie man die Produktion in einem Unternehmen steuern kann, werden seine Prinzipien heute weltweit in verschiedenen Geschäftsbereichen, weit über die Produktion hinaus, erfolgreich umgesetzt.

Wie verbessert Lean Management die Projekteffizienz?

Lean Management ist ein Ansatz, der in Projekten eine Mission hat: die Arbeit zu rationalisieren und dem Kunden so viel Wert wie möglich zu bieten. Wie funktioniert das in der Praxis? Die Verbesserung der Effizienz beginnt mit der Identifizierung und Beseitigung von sieben Arten von Verschwendung, die Ressourcen verschwenden (d.h. Zeit, Geld, Teamenergie). Die Beseitigung dieser unnötigen Aktivitäten bringt greifbare Vorteile mit sich: schnellere Aufgabenerledigung, bessere Produkt- oder Servicequalität und optimale Nutzung der Ressourcen. Das Erzielen solcher Ergebnisse ist ein direktes Ergebnis von ordnungsgemäße Projektmanagement-Praktiken.

Verschwendung ist also alles, was zwar Ressourcen verbraucht, aber den Endwert für den Kunden nicht erhöht:

• Überproduktion: bedeutet, dass etwas zu früh oder im Übermaß produziert wird. Dies zeigt sich z.B. bei der Erstellung von nicht genehmigten Funktionen oder Berichten, die fast sofort geändert werden müssen.
• Warten: umfasst jede Ausfallzeit, in der das Team untätig bleibt. In der Praxis handelt es sich dabei um Zeit, die mit dem Warten auf die Genehmigung eines Dokuments, den Zugriff auf ein Tool oder das Feedback eines Kunden vergeudet wird – all das verursacht unnötige Kosten.
• Transport: bezieht sich auf die unnötige Übertragung von Informationen oder Dokumenten. Ein Beispiel ist, wenn ein Dokument zu viele Stationen und Personen durchlaufen muss, bevor es sein Ziel erreicht.
• Überbearbeitung: bedeutet, dass die Arbeit im Verhältnis zu den tatsächlichen Kundenanforderungen zu gründlich oder zu komplex ist.
• Inventar: Dies ist die Anhäufung von überschüssiger unfertiger Arbeit (WIP). Diese Verschwendung besteht darin, dass sich zu viele angefangene, aber noch nicht abgeschlossene Aufgaben anhäufen oder dass Dokumentationen erstellt werden, die schnell ihren Wert verlieren.
• Bewegung: bezieht sich auf unnötige Anstrengung, sowohl physisch als auch mental. Dazu gehören Zeitverschwendung bei der Suche nach Dateien, die Teilnahme an ineffektiven Besprechungen und der ständige Wechsel zwischen Aufgaben(Multitasking).
• Defekte: Das sind Fehler und Irrtümer, die unbedingt nachträglich korrigiert werden müssen. Fehler im Code oder Missverständnisse bei den Kundenanforderungen erhöhen die Vorlaufzeit und verringern die Qualität.

Das Pull-System im Projektmanagement – Arbeiten auf Abruf

Im Pull-System wird eine Aufgabe nur dann vom Team zur Ausführung ‚gezogen‘, wenn das Team tatsächlich bereit ist und freie Kapazitäten hat. Dies unterscheidet sich vom traditionellen Push-Modell, bei dem die Arbeit unabhängig von der Bereitschaft des Empfängers „vorwärts geschoben“ wird. Das Push-Modell führt häufig zu Aufgabenrückständen und Überlastung. Der Hauptvorteil des Pull-Ansatzes besteht darin, dass er dazu beiträgt, Überproduktionen zu vermeiden. Er verhindert, dass Dinge ‚im Voraus‘ erledigt werden (z. B. Dokumentation oder Funktionalität), bevor der Kunde sie benötigt. Ein solcher Überschuss erzeugt unnötige Bestände (WIP), die schnell veralten und kostspielige Korrekturen nach sich ziehen.

Die Einführung des Pull-Systems verbessert die Vorhersehbarkeit und den Arbeitsablauf erheblich. Der Grund dafür ist:

• Das System verhindert die Anhäufung von unfertiger Arbeit (WIP), so dass die einzelnen Prozessphasen nicht mit überflüssigen Aufgaben überfrachtet werden.
• Wenn die Arbeit im Wertstrom zum Stillstand kommt, ist sofort ersichtlich, welche Stufe sie nicht „zieht“. Dieser Punkt wird zu einem sichtbaren Engpass, der ein schnelles Eingreifen und eine Prozessverbesserung ermöglicht.
• Die Teams können sich auf weniger Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Diese stärkere Konzentration reduziert Fehler und trägt wesentlich zu einem qualitativ besseren Endergebnis bei.

Damit das Pull-System effizient und effektiv arbeiten kann, ist es notwendig, Tools zu verwenden, die helfen, den Workflow zu visualisieren und seinen Umfang zu kontrollieren. Zwei Mechanismen funktionieren hier gut: Kanban-Tafeln und WIP-Limits. Erstere werden verwendet, um alle Projektaufgaben und ihren aktuellen Status im Prozess zu visualisieren (z.B. ‚Zu erledigen‘, ‚In Arbeit‘, ‚Abgeschlossen‘). Diese Visualisierung ermöglicht es dem Team, Aufgaben aus der vorherigen Phase zu ‚ziehen‘, sobald in der Spalte, an der sie gerade arbeiten, Platz frei wird. WIP-Limits (Work In Progress) hingegen sind feste Höchstgrenzen für die Anzahl der Aufgaben, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Phase des Prozesses befinden können. Diese Limits verhindern, dass Mitarbeiter Aufgaben in nachfolgende Phasen ‚verschieben‘. Dadurch wird ein „Pull“-Mechanismus erzwungen, der effektiv dazu beiträgt, Überproduktion zu vermeiden.

Wie kann man Lean Management in einem Projektteam effektiv umsetzen?

Die Einführung von Lean Management in einem Projektteam ist ein Prozess, der Engagement und einen kulturellen Wandel erfordert, der auf eine schnellere Ausführung, bessere Qualität und optimale Ressourcennutzung ausgerichtet ist. Dieser Wandel geht über eine einmalige Änderung hinaus und führt zu einem effektiven und modernen Projektmanagement, das s trategische Techniken des Projektmanagements.

Die effektive Umsetzung von Lean Management in einem Projektteam kann in vier Schritte unterteilt werden:

1. Zunächst müssen Sie das Wissen standardisieren. Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team die Rolle von Lean Management versteht – d.h. wie man Verschwendung beseitigt und was wirklich einen Mehrwert für den Kunden darstellt.
2. Prüfen Sie als nächstes sorgfältig, wie die Arbeit voranschreitet. Stellen Sie den aktuellen Lean-Workflow visuell dar. So können Sie schnell feststellen, wo die sieben Arten von Verschwendung in Projekten auftreten.
3. Dieser Schritt ist ein Übergang zu einem ‚On-Demand‘-Modell (Pull-System) der Arbeit. Das bedeutet, dass Arbeit nur dann ‚gezogen‘ wird, wenn Platz dafür ist, was eine Überlastung verhindert.
4. Schließlich müssen Sie die kontinuierliche Verbesserung, oder Kaizen, einführen. Regelmäßige Messungen der Ergebnisse, das Einholen von Feedback und kurze, aber häufige Überprüfungssitzungen helfen Ihnen, kleine Verbesserungen zu erkennen und umzusetzen, die auf lange Sicht einen großen Unterschied machen.

Bei der Einführung des Konzepts des Lean Management stoßen die Teams häufig auf Fallstricke, die selbst die besten Pläne untergraben können. Der gefährlichste davon ist ein kultureller Fehler – die Menschen zu ignorieren. Lean sollte nicht nur als eine Reihe von Lean-Tools behandelt werden, sondern vielmehr als eine Konzentration auf die Veränderung der Arbeitskultur, die Förderung des Respekts für die Mitarbeiter und die kontinuierliche Verbesserung. Ein weiterer häufiger Fehler ist das blinde Kopieren von Lean-Management-Beispielen aus anderen Unternehmen. Stattdessen ist es notwendig, die Prinzipien von Lean zu verstehen und sie an die Besonderheiten eines bestimmten Projekts anzupassen. Auch eine Überimplementierung sollte vermieden werden – Lean Management ist ein Prozess kleiner, kontinuierlicher Verbesserungen (Kaizen), die schrittweise eingeführt werden. Der letzte kritische Fehler ist ein mangelnder Fokus auf den Arbeitsfluss, bei dem es vorrangig darum geht, den schlanken Arbeitsablauf im gesamten Prozess zu optimieren, anstatt die Auslastung der einzelnen Teammitglieder zu maximieren.

Zusammenfassung: Lean Management als Grundlage für eine effiziente und moderne Projektdurchführung

Lean Management fördert die betriebliche Effizienz und sorgt für eine schnellere Umsetzung, bessere Qualität und optimale Ressourcennutzung. Dies ist die Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement. Für die praktische Anwendung der Lean-Prinzipien ist ein spezielles Tool unerlässlich. FlexiProject erfüllt diesen Bedarf und ermöglicht eine nahtlose Verwaltung von Produktionsprojekten mit FlexiProject und Sicherstellung effektives Projektressourcenmanagement mit FlexiProject das mit allen Lean-Zielen in Einklang steht.