Gerir a mudança no plano do projeto. Como te podes preparar para mudanças imprevisíveis?

É raro que os projectos se desenrolem exatamente de acordo com o plano inicialmente aprovado. Os acontecimentos imprevistos perturbam frequentemente o curso de um projeto, necessitando de um processo estruturado para acomodar as alterações. Embora a gestão das alterações ao plano do projeto não seja uma tarefa difícil, é crucial para qualquer organização ter um procedimento interno de gestão de projectos bem definido que descreva este processo.

Quais são as razões subjacentes que podem levar um projeto a mudar e quais são os riscos potenciais que advêm dessas mudanças?

Ao elaborar um plano de projeto, a equipa faz várias suposições com base na sua experiência e conhecimentos. Estes pressupostos resultam de uma boa compreensão do efeito que o projeto pretende ter, do seu âmbito e das expectativas das partes interessadas. Nesta fase, é criada uma carta de projeto que, na maioria das vezes, faz parte integrante do plano do projeto. Em projectos com uma natureza recorrente, o plano do projeto é frequentemente mais refinado do que em projectos que a organização está a implementar pela primeira vez. Isto deve-se, sem dúvida, à experiência anterior da organização. É claro que cada plano de projeto é um pressuposto particular de como queremos que as coisas se desenrolem. No entanto, é impossível prever tudo, e muitas vezes não é razoável tentar fazê-lo a todo o custo. Por conseguinte, vale a pena adotar princípios organizacionais que descrevam a gestão das alterações ao plano do projeto. A necessidade de alterações pode surgir por uma grande variedade de razões, bastante comuns: alterações de preços, atrasos de fornecedores, alterações das expectativas das partes interessadas que afectam o âmbito e os resultados do projeto, etc., ou competência insuficiente do gestor do projeto.

Que processos e ferramentas vale a pena implementar para tornar eficaz a gestão da mudança de projeto?

Vale a pena gerir as alterações ao plano do projeto com ferramentas práticas. Sem dúvida, devemos ser capazes de mostrar como é o plano atual do projeto, as alterações que propomos e como será após a alteração. No que diz respeito ao calendário do projeto, os diagramas de Gantt são fundamentais para mostrar claramente as versões actuais e futuras. A figura abaixo mostra o plano de projeto atual e futuro – esta funcionalidade está disponível no software de gestão de projectos FlexiProject, entre outros:

Na prática, recomenda-se que a organização tenha um pedido especial para uma alteração do plano do projeto (o chamado “Pedido de Alteração”). Quando um gestor de projeto considera razoável solicitar uma alteração ao plano do projeto – devido a circunstâncias imperiosas – vale a pena fazê-lo através de um Pedido de Alteração. Nesse pedido, o gestor descreve, por exemplo, o motivo da alteração, as alternativas consideradas e o impacto da alteração no calendário, no orçamento e nos objectivos e âmbito do projeto. Um exemplo de um pedido de modificação do plano do projeto é apresentado na ilustração abaixo:

Que medidas devem ser tomadas para te preparares para alterações imprevisíveis do projeto?

Especialmente num projeto complexo, devem ser feitos esforços para desenvolver o melhor plano de projeto possível. Na prática, isso só acontece às vezes. Muitas equipas iniciam um projeto com um mau plano. De facto, esta abordagem significa que as alterações ao plano do projeto ocorrerão muito rapidamente. Mesmo com um bom plano de projeto, vale a pena desenvolver um registo de riscos sólido. Quanto mais riscos de projeto identificarmos desde o início, mais rigorosamente elaboraremos o plano do projeto. Muitos riscos podem ser eliminados já na fase de planeamento. O plano inicial do projeto deve ser formalmente aprovado. O facto de um plano de projeto ter de ser apresentado para aprovação obriga-te a garantir a sua qualidade. De facto, só algumas coisas podem ser previstas. Por conseguinte, o calendário do projeto e as projecções orçamentais devem ter em conta todas as novas circunstâncias relevantes. Quando as previsões se desviam significativamente do plano atual, deve ser solicitada uma alteração.

Que medidas devem ser tomadas quando ocorrem alterações imprevisíveis no projeto?

Sem dúvida, nem todas as novas circunstâncias de um projeto obrigarão a uma alteração do plano do projeto. Muitas das novas circunstâncias que surgem num projeto são riscos ou os chamados problemas do projeto. Por isso, vale a pena manter um registo dos riscos do projeto, bem como um registo dos temas. Um bom software de gestão de projectos tem normalmente ambos os registos. O valor acrescentado do registo de riscos e problemas na aplicação de gestão de projectos é que todas as partes interessadas têm uma visão paralela dos mesmos. Se alguns riscos do projeto não puderem ser adequadamente atenuados, é útil adotar uma abordagem proactiva e traçar os seus efeitos no calendário e no orçamento do projeto como previsões. Isto prepara a equipa para potenciais desvios e dá-lhe uma sensação de controlo. Sem dúvida, se estas previsões se desviarem significativamente do plano atual do projeto e parecerem inevitáveis, deve ser solicitada uma alteração ao plano do projeto.

Gestão eficaz das alterações ao plano do projeto

A gestão das alterações ao plano do projeto é fundamental para a execução de qualquer projeto. Essas alterações devem ser bem justificadas no pedido e depois formalmente aprovadas. Só circunstâncias imperiosas justificam uma alteração do plano do projeto. Um bom programa de gestão de projectos deve ter um “pedido de alteração” pronto a utilizar e a capacidade de o aprovar formalmente.